專 案 管 理 輕 鬆 學

最近，約翰又聽到一些在PM工作崗位上的朋友或同事們離職的消息，是不是PMP證照沒有用？還是沒有去考PMP所以做不好專案管理？經過適度訪談及了解，有感而發的歸納出一些「PM書上沒有教的事」，給專案經理們或專案組織當成執行專案的參考… Part3

最近，約翰又聽到一些在PM工作崗位上的朋友或同事們離職的消息，是不是PMP證照沒有用？還是沒有去考PMP所以做不好專案管理？經過適度訪談及了解，有感而發的歸納出一些「PM書上沒有教的事」，給專案經理們或專案組織當成執行專案的參考… Part2

最近，約翰又聽到一些在PM工作崗位上的朋友或同事們離職的消息，是不是PMP證照沒有用？還是沒有去考PMP所以做不好專案管理？經過適度訪談及了解，有感而發的歸納出一些「PM書上沒有教的事」，給專案經理們或專案組織當成執行專案的參考…

小丑出神入化的企劃能力與執行力，成功將蝙蝠俠打入黑暗深淵，從此沉寂了八年。這八年來，高譚市成為一個和平的城市，人們甚至忘了蝙蝠俠的存在，而身為這個暗黑專案的利害關係人之一，我們似乎也忘了督促PM維持他該有的責任與道德觀(註1)。

你的記憶中，有沒有一個專案令你拍案叫絕，由衷佩服PM過人的智慧及企劃能力? 現實生活中，我們受限於工作年資與經驗，不一定有幸能親身參與那樣的專案，但在電影中，卻能找到這樣的元素。今天不談英雄，主角是個小丑，「黑暗騎士」中的大反派，Joker。小丑有什麼功績值得我們歌頌? 如果我們仔細檢視小丑所執行的專案，便可發現它滿足了專案管理九大知識(註1)中的六項，幾乎是個完美的企劃者。

管理專案是件很繁瑣的事情，創意，絕對是不可或缺的一項軟技巧。

無奈，隨著外界日積月累的各項教育、禮儀、習俗貫注於身，以至於人們與身俱來的創意也逐漸在消失中。近日，無意間發現 glassdoor 網站在去年(2013年)由面試人分享的成千上萬面談問題之中，整理出來25題年度最讓人瘋掉的面試問題。裡面有各知名公司在各種職缺中曾經問過的問題。也許，這可以當作一個練習，看看我們的創意倒底還剩多少？

你的溝通能力有多好呢?希望你是一個善於溝通的，因為身為一個專案經理這是一項必須具備能力，你可以透過一些方式來增強自己的表達能力，在職場上，你可能需要學習如何撰寫一個企劃案，如何編列預算……等等，好的溝通技巧也是需要花時間訓練培養的，你覺得不重要嗎?這裡有五個理由讓你明白它的重要性。

專案是指暫時性、有目的性的工作，計畫(program)則是多個專案的組合。在嚴謹的組織裡，計畫辦公室或計畫經理負責管理與掌控各個專案及計畫的推動，在此講推動而非執行，是因為主要目的在於評估專案是否可行，是否符合公司的發展目標。

將以下的方法付諸行動，你會更明白且清楚的了解專案任務的優先排序，幫助你做專案更加的順利！

什麼是專案管理?用老闆的角度來說明，是高績效的報酬，用員工的角度，是不要讓我過勞死的奢求。用討人厭的學理來說明，專案管理包含了整合、範疇、時程、成本、品質、人資、溝通、風險、採購九大知識領域，是用來管理專案的執行，使專案能夠順利完成的技能。

成本管理是一門複雜的學問(至少對我來說是如此)，卻是專案經理想要和老闆溝通不得不練就的功力。假設績效(產值)是眾老闆們最關心的重點，那麼成本絕對是排名第二的項目，好的專案非但能開源，還能節流，替公司省下大筆預算。成本管理的第一課，是要了解實獲值管理(Earned Value Management，簡稱EVM)的概念，簡單來說，就是透過計算預計成本、預計進度、實際成本、實際進度之間的關係，來釐清專案現況，並進而預測未來還需花費的時間及資源。

專案的成敗來自於哪裡? 文章內圖是根據國際專案管理學會(PMI)出版的PM Network於2012年五月份所做的調查結果(引用自專案管理雜誌2012冬季號)，有37%的人認為是專案膨脹與不停變更需求所造成，這和我自己的經驗相符，專案時間或資源不夠，有很多方法可以解決(至少加班就是一種方式)，但如果專案的需求不斷改變，時程、工作量也會更著變動，如果運氣不好，平常老闆的作風就是如此，那麼帶來的影響將是源源不絕的惡夢。

我曾發生過一件事，我才打開軟體大概三分鐘左右，它就跳出「不可預知的錯誤訊息」的對話框。其他使用者也像我一樣，剛打開幾分鐘程式就沒有回應，而且他還會要求你重新開啟瀏覽器，否則就沒有辦法使用。其他使用者都發現這宣稱經「簡單化」的使用介面難以操作，所以我不禁想「這到底是怎麼搞的！」。我最近又再次體驗到這令人厭煩的感覺，這就是為什麼我需要發洩。客戶最近提出了他們對於軟體的要求，如果我們能顧及他們的需求，那麼他們將只使用我們公司的軟體。我們以為這軟體已經夠完善了，但後來卻發現這軟體並沒有辦法運行的很好。

車流崩潰(breakdown)意思是在沒有交流道、道路縮減及其他影響的情況下，單純因為車輛過多、變換車道，或部分車輛怠速所造成的塞車現象。在沒有任何瓶頸下，高速公路的車輛密度大約在80台車/公里，前後車距約12.5公尺，此為臨界密度，當超過臨界密度後，因車輛彼此距離太近，前方車輛做出一些反應時(如煞車)，後方車會比前方車反應還大，並一輛一輛往後傳(註1)，這個現象在大家平常等紅綠燈時就可以明顯感受到，當前方車輛煞車再加速時(例如從紅燈轉為綠燈)，後方的車通常在前方車已經確定往前後才會開始加速，因此越後面的車會發現綠燈已經亮了一段時間，自己卻還沒辦法前進。

好的教練能夠整合團隊，讓球隊發揮最佳的戰力，但不可否認的是，最終我們(或sponsor)還是以是否取得冠軍(或季後賽)這個績效指標來評量一個總教練的成敗。能夠獲得冠軍殊榮的球隊，通常個別戰力不至於太差，只是缺乏某些關鍵因素，例如主力球員大牌難以駕馭、傷兵多、戰術配合度不夠等等，但，一個戰力不均等的球隊，若缺乏資源(例如球隊投入交易球員的資金)挹注，我們還會記得誰曾經帶領他們前進了幾個名次?

在小公司，或正處於小主管位階的而言，由於本身工作型態的關係，常常必須處理性質完全不同的工作，例如剛晉升的技術主管，除了一半的時間得投入coding，還要掌控團隊進度，甚至規劃、設計流程，並對上司報告，提供策略。

在「如果高校棒球隊女子經理讀了彼得．杜拉克」一書中，以名不見經傳的某高中棒球隊的故事來闡述管理大師杜拉克的理念，球隊女子經理運用管理知識帶領球隊改善體質，進而取得甲子園大賽資格。雖然小說內容是杜撰出來的，但以棒球作為管理教材的確是個很好的主題，因為棒球屬於團隊運動，組織中有明確分工，而每個成員也都有影響團隊成敗的關鍵行為。

能在一家大公司工作的人，想必都必須擁有優秀的的應對能力，才能處理大小的突發事件，不過現在方便的通訊軟體似乎改變了面對面開會的型態，也帶來了一些衝擊。有些人進了公司後，從來沒有離開過他們著辦公桌，我曾經與一位女士一起工作，早上八點半打開一次辦公室的門，中間可能去個洗手間一兩次，午餐也是在辦公桌上就解決，她利用電話、即時訊息或是電子郵件來處理一切公務，然後下午五點的時候打開最後一次門，因為要準備下班回家休息。

想要彈好琴，需要大量的練習，很少人能夠不花時間研究基礎理論，就能直接在有88個黑白交錯的鍵盤前彈出動人的音樂。但凡事總有例外：小孩能夠爬上鋼琴椅並彈出巴哈、貝多芬或是其他音樂家的曲目前奏。這些例子是少之又少的，世界上這麼多人之中，只有少數幾個才會成為天才演奏家，大多數的人必須投入許多時間來練習。歸根究底就是，不論你想要在哪方面表現優異，音樂、運動或是廚藝，你都必須投注很多的時間練習。

某公司內部迅速發展同一時間增加許多專案等著被解決，公司裡沒有專案經理，所以也就沒有專案管理辦公室，所以公司就雇用了幾個專案經理：阿成、阿合、阿興、阿明，進入公司之後他們都很興奮。四人各自有不同做事風格，阿成他注重公司裡的營業額、投資利潤以及每份專案所帶來的價值，阿合的口頭禪是＂夥伴開始奮鬥了！＂但卻未能有策略去行事，阿興會直接點出無法使專案繼續進行的原因。

我的同事有一天給我看了他的專案計劃表，裡頭有工作清單表，標了一些重要日期，但有些沒有，我就在想說，這樣的計劃表應該對他日後幫助不大。

於是我幫他加上一些細節，他很開心我能幫他，在這過程裡，我有幾度問他有些地方是否漏了些訊息，他確實遺漏一些事沒有記錄在裡面，但是他記在腦袋裡，所以以下是六項重要元素應該放進你的專案計劃表裡頭的。

在專案規畫階段，即使大部分專案管理的文書作業都忽略不看，WBS或甘特圖通常還是很重要的一項，因為有了初階的工作計畫，PM才有辦法進行後續的追蹤。既然WBS是規劃的產出，那麼勢必要有參考或估算的基準，也因為估算難免與實際狀況會有些許落差，因此才需要不斷進行監控與改善。我們常說WBS是將專案工作拆解到足以掌控的大小(例如以80小時工作量為一個工作包之單位)，但如何拆解成工作包又是一門學問。

東方人，普遍來說，缺乏創意。現代大學生，你問他，畢業後準備做甚麼？你有什麼目標？有沒有什麼夢想？十個有九個，你會得到以下答案：不知道、如期畢業、考研究所、當兵、結婚、找工作、開網路商店、環遊世界、出國念書。從小就養成習慣，好像路只有一條，久了，也就不會想了!怎辦？