專 案 管 理 輕 鬆 學

相信在前幾回，筆者已經陸續介紹了不少好用的專案管理的線上輔助工具，各套工具皆有其長處，青菜蘿蔔自然都有人喜好。各式各樣的工具更是不斷推陳出新，當然，好用的工具永遠不嫌多，而這次筆者又要向大家介紹，最近自身剛接觸到且也甚為喜歡，但其已在市面上好一段時間，並亦頗獲好評的工具－「Todolist」。

最近筆者無論在公私事上，都有許多專案或待辦事項清單需要處理。於是近來又開始習慣一想到相關事項，就動手將其記錄下來，但除了以往利用列表清單登載外，筆者近來更是喜歡利用心智圖去做展延的動作。

一開始為了便利性，單純先從手機App搜尋找起，後來意外發現到這套工具，因其具備許多不錯的功能，令我愈是愛不釋手，後來在電腦上的工作展開作業也逐漸倚重它，今天要跟各位介紹的這項工具就是「Mindmeister」。

想必很多讀者應該都會跟我一樣，當我們在專案運行的過程中，難免會面臨不少會議。在會議進行中，藉由大家齊聚一堂地討論；但有時候若非涉及太多人，又或只是臨時性的些許項目需待解決，特地開會似乎又太過於大費周章了。所以通常這時候，我們許多人無論遠近就常會依賴網路通訊了吧！今天特別要跟各位讀者介紹的，是一套電子白板工具－「Conceptboard」，藉由他的幫助，讓我們在簡單的線上會議，除了傳統文字通訊或視訊會議外，還能有更多的發揮應用。

相信聽到看板管理工具，大多數人第一反應都會聯想到Trello吧！但其實市面上還是不乏許多類似的相關工具，今天筆者就要跟各位介紹，另一套同樣是看板管理工具的「Any.Do」。因應目前使用者的使用狀況，這套工具也提供了行動裝置App、網頁版、單機桌面型等多種支援模式供我們挑選，大幅提升了使用上的便利性。

平日投身專案工作中，我們都在不斷地找尋更適合的工具，能夠協同輔助專案團隊的運行，提升工作效率。而在我們團隊大家平時不斷地交流互享下，近日筆者又接觸到了一套個人很喜歡的專案管理工具－「Teambox」介紹給大家。

曾經聽過有人這樣說道，每天進辦公室，最忙碌的重要事就是收發E-mail和開會，諸如早餐會報、工作會報、部門週會、籌備會議、檢討會議…等各式各樣的大小會，三天一小會，五天一大會，讓我們不會也得會。雖然這是玩笑話，但相信你我都不免會有這樣的感覺吧！投身專案工作的我們，在團隊合作上總難免需溝通協調，所以如何提升會議的效率、發揮其最大效益就顯得很重要囉！

今天想必無論我們擔任什麼樣的工作，或多或少難免都有需要發表或報告的場合吧。從以前開始，我們已經非常習慣，當需要製作簡報時，都會想到微軟的Power Point。似乎這一切都是再正常也不過的事情了，筆者自然也不例外，直到有一回，筆者在大學的通識課程中看到他組同學令人驚豔的簡報後，從此便轉投這項新工具的懷抱了。

想必有過專案經驗的各位讀者都有過如此的經歷，自從收到需求成案之後，團隊成員便要聚集開會集思廣益，甚至著手繪製心智圖，進而展開WBS工作拆解的浩瀚工程了吧！相信各位專案前輩們對這樣的流程也都再也熟悉不過了。

各位讀者不知曾有否辦過活動的經驗呢？諸如產品發表會、教育訊驗講座等。為什麼突然提到這個呢？因為前陣子公司籌辦了幾場產品發表講座，相信身為主辦單位的我們，當然希望能夠吸引越多人潮前來參加越好，於是報名機制的完善建立就顯得很重要了。有別於以往使用傳統紙本報名表，現在我們已經懂得善用網路上的許多工具，例如隨手可得的Google表單，最後再配合Excel進行後續統計，想必這不脫大家都曾歷經過的體驗吧？而我們公司在此次經驗中自然也不例外。

最近似乎越來少聽到有人用USB隨身碟來跟周遭友人傳輸檔案了吧！尤其當網路上出現越來越多免費的雲端儲存空間，檔案存取和傳遞似乎不再是件麻煩事，而各式各樣的網路硬碟也皆有其特色。

現今面臨凡事講求快速效率的時代，各行各業幾乎都離不開「專案」的概念。而如何有效地利用資源，在愈節省人力時間的狀況下完成任務，成了大家追求較勁的目標，而因此專案管理似乎也愈顯重要，逐漸成了一門顯學。市面上各式各樣的專案輔助管理工具也應運而生，如雨後春筍般愈見發展的趨勢。