前陣子我到某間企業中進行內訓訪談,老闆親自來向我諮詢他困擾不已的問題:「現在公司中所有專案都是我在管,下屬的執行、學習意願都不高,該怎麼有效的導入專案管理?是不是該強制指派員工去學呢?但我又擔心這樣會造成反效果……」

老闆的擔心不無道理,很多人在面臨團隊意願不高時都感到束手無策,但其實要讓新系統自然地在公司成為潮流、讓所有成員都自發去學習不難,但你要找到「關鍵跟隨者」!

先開小花,遍地開花

在正式為這位老闆解答以前,我先與他分享了一段知名的Ted演講──「如何發起群眾運動

老闆看完後似懂非懂,問說:「所以,我要想辦法讓他成為潮流,讓大家自發跟隨是嗎?」

我回答:「對,我一個個步驟分析給你聽!」

 

一、領導者要勇於站出來

第一步當然是需要老闆要先以身作則

在演講之中,講者以一場盛大的群眾運動為例子──從只有一個人獨自跳舞,到最後所有坐在地上的人都跳起來跟著手舞足蹈。

若想要在公司中建立起專案管理的制度,老闆或管理職人員要先自己去受訓、上課,徹底了解專案管理的理論、手法與應用,並且要能接受嘲笑。

很多老闆都是指派底下的主管去受訓,而主管又往下指派底下的員工,這樣就算該員工受訓回來,他個人不可能推動改變整個公司的文化。

 

二、找出關鍵跟隨者──正向利害關係人

接下來的步驟是最為重要的

需要有一個認同老闆理念、作法的成員,也去跟進,這個人就是所謂的關鍵追隨者,也是專案管理中所謂的「正向利害關係人」,更會成為整場運動中真正的領袖,後面的人都會是模仿追隨者,而不是老闆!

 

如果沒有關鍵追隨者的出現,員工可能認為:

「因為你是老闆所以才要去學,我只是個員工而已,不需要想這麼多。」但有跟隨者的出現,就可以破除這個想法。

這個步驟還有一個重點,就是老闆需要方便讓人跟隨。例如有成員也想要學習專案管理手法?沒問題,老闆聘請專業講師到公司授課,成員只要去參加就好。

這樣才能降低其他人跟隨的成本,更能推動關鍵跟隨者的產生。

 

三、有度量、能寬容,才能夠成就大業

讓這件事變成「我們的活動」

當關鍵跟隨者出現後,老闆也要以平等的態度對待他,而不是擺出一副「上對下」的姿態。

要大家自願配合專案管理制度的導入,就要讓這件事變成「我們的活動」,才能保持團隊的高度意願,而不是「上司交辦、不得不做的任務」。

 

四、公開透明,塑造出群體話題

一旦除了老闆、關鍵跟隨者外的第三個人出現模仿跟隨者,就會開始成為一個群體,而群體本身就是話題

為了讓群體話題受到大家的持續關注,要讓群體的一舉一動都是公開的、大家都可以看到的,例如公開分享老闆與跟隨者等人前去上專案管理課程後的心得等,讓話題維持熱度。

其中每個跟隨者都很重要,因為一個群體的經營,需要成員們相互扶持。

 

五、利用團體壓力,讓袖手旁觀者不得不參加

隨著第四個、第五個模仿者的加入,群體也慢慢壯大。

選擇加入群體、模仿跟隨者的人越多,新成員參加的風險就越低,一直到某日,人數會多到引爆「群眾運動」。

到了此時,那些本來坐在地上、袖手旁觀的人會開始坐立難安,因為此時會被嘲笑的,反而是這些沒有跟隨的人。

當整間辦公室一半的同事都已經上完公司內訓、準備好接受新的專案管理制度了,剩下的人無論基於何種原因,都只能盡快行動起來了!

 

結論

很多老闆想要導入如專案管理等新制度,都是選擇某個下屬自己去外面上課,再回來教其他員工,自己不願意身體力行、領導帶頭走在群眾前面。

這樣,無論是被指派的下屬,或被這位下屬教導的其他員工,反而會有一種「被懲罰感」,讓團隊對此更加排斥,也不會自動自發地去配合。

 

群眾運動也不是領導者一個人唱獨角戲

若沒有「關鍵跟隨者」的出現,向大家展示如何跟隨,也無法促成後續的發展。

因此,若你是領導者,一定要發掘出這位最事關重大的跟隨者;而若你不是領導者,那當下次發現公司正要導入專案管理,不妨大膽站出來,成為這位關鍵人物吧!

 

 

 

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作者:游振昌

●專案管理顧問有限公司 執行長
●中華國際專案經理人協會 理事長 
●Project Club 發起人暨資深顧問

 

Project Club 責任編輯:詹家瑄

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