專 案 管 理 輕 鬆 學

提到專案管理工具，許多人想到第一套專案工具軟體可能是Microsoft Project

然而，許多人總會覺得這套工具軟體上手上有些困難

加上手邊的專案也不一定如實進行，或許應該說，因為工作被不斷臨時插單

所以…計畫比不上變化，變化比不上一通電話！

總而言之，面對不斷變更，敏捷專案管理手法反而更加適用！

而在敏捷管理手法中，同樣也有一套十分適合用於好用的專案工具，那便是Trello ！

我喜歡用Trello 來管理我手邊所有需要進行的待辦工作，甚至突發的創意與想法，我會把每一個想法、工作都視為一張卡片，並且放到Trello 的清單中進行管理。

Dropbox Power-Up可讓你將檔案和資料夾附加到卡片上，卡片上的文件內容也會即時更新。

依然記得在前幾次的介紹文章，我們曾經提到，可以將看版軟體應用在生活中的許多實例狀況中，尤其當團隊協同合作，而團隊成員又不在同一時間地點工作時，若是透過看版軟體的導入輔助，則可達到事半功倍的效果；另外如遇到像是非定期定量的非週期性工作或短時間暴增的工作，這時候利用看版軟體來進行工作管理，即可使狀況變得更為清晰明瞭許多。

再次來到我們介紹看版軟體應用的時候了，這一回我們又要利用看版軟體工具做什麼樣的發揮，來解決我們身邊遇到的問題呢？還記得從前一個打工經歷，恰巧是筆者遇到的狀況可以跟大家作分享。

是否曾聽很多Trello玩家分享過？當他們第一次登入Trello時，面對過於空蕩蕩的版面，卻不知如何開始下手。這樣的心聲，不知您也曾否遭遇過呢？別擔心，相信您不會是僅有的那一個，因為我們大多時候已經習慣系統提供給我們明顯固定的操作路徑，所以當面對像Trello如此彈性的工具時，難免便會顯得不知所措。

這一回，我們就要帶大家瞭解，如何快速Trello上手免緊張。首先，我們必須先認識Trello的層級組成。我們知道，它除了是提供個人單獨使用的工具之外，若能搭配團隊協同工作，更可以大大地發揮其價值效益；因此，在一個註冊的帳號空間內，我們建議可以先選擇建立不同的團隊或組別，分別依照其成員的組成不同，再把不同成員帳號一起加進來。例如像是我們常在同時間會跨團隊有不同專案正在運行，那麼我們就可以依團隊不同，先打造各團隊的工作空間。

在一個團體群組內，可允許包含多個討論版(Board)，而在使用習慣上，我們通常建議，可依專案工作別，來開啟各個討論版。例如就我們這個部門或團隊，所經手處理的各專案，依照這些專案，逐一為它們各自開啟討論版，如此便可以清楚區隔各專案的工作事項，方便掌握各專案的進度時程。於是，經過上述步驟後，就如同我們下圖所見，金融事業團隊曾經手提款系統串接案、網路銀行開發案，又或流通百貨部門處理過報表系統擴增案、收銀系統維護案，而個人自己無論公私項目，則可在My Boards區塊進行，如此我們便已完成初步清晰明瞭的工作架構了。

而在每一個討論版內，提供一串串的清單列(List)，它是設計協助讓我們為每一個工作項目(Work Item)，作歸類整理專用。但曾接觸過很多Trello的新玩家，在剛開始如何去訂定分類清單列，著實讓他們最是傷透腦筋。在這裡我們可以提供幾種常用的模式建議：

1. 1.按時間軸分類

將清單列以未完成、進行中、已完成、待處理…等狀態分類，按工作項目的處理狀態分列呈現。

優點：因清單列分類即已有時間先後順序的關係存在，因此對於整體專案的進度狀況能較清楚掌握。

1. 2.按工作性質分類

例如以軟體開發為例，將工作項目按階段分類為訪談階段、開發階段、測試階段、上線階段，再各自包含如最初訪談階段會有需求蒐集、初模製作；測試階段需歷經單元測試、整合測試；到了上線階段則須環境建置、資料轉移……等工作項目。

優點：將各工作項目按不同類型分類，能較有助於工作拆解；對於專案各階段或各組合區塊，可有效地拆分指派。

3.按成員分類

即以團隊成員為清單列的分類依據，如張三、李四、王五、待指派等條目。

優點：若有工作包點數機制，則方便加總統計；另外每個成員對團隊的貢獻透明清楚，對於激勵團隊士氣有正面助益。

於最初的工作環境建置，確為最麻煩但卻也是最重要的環節，只要我們能夠依專案的需求、在團隊的共識之下，共同打造出每一個討論版，如此之後對我們在專案運行上的管理工作便能展現發揮其助益。現在，我們已經完成架構的建立，接下來，筆者下一次再帶大家針對工作項目(Work Item)有更多的認識吧！

作者：詹仁傑 Jeff

各位讀者，是否依然記得上一回，我們跟各位介紹如何利用Trello，巧妙地與日常生活中的旅遊規劃作結合？在這一次的文章中，我們一樣打算不談公事，就讓我們跳脫辦公室會遭遇到的專案範例，來看看還有哪些有趣又有用範例吧！

許多讀者絕大部分都聽過專案管理工具、看板管理等工具，但相信無論針對有無使用經驗的讀者而言，其中有好些人都會直覺認為，這是工作上才會接觸到的東西，所以第一印象往往不甚想要多認識它，亦或保有一定的距離感。可是其實我們也都知道，專案的概念是充斥在生活中、無所不在的，既然如此，這一回筆者就打算，用比較貼近日常生活的案例，套用到我們的Trello看板軟體，讓大家重新用過往熟悉愉快的經驗，輕鬆地重新認識專案管理工具。

先前筆者為各位讀者針對Trello介紹一系列的擴充支援軟體，讓我們在Trello上的操作應用，能更加廣泛多元而得心應手。這一回筆者一樣要介紹可以幫Trello加分的小工具，但是卻非額外的擴充系統，而是平時隱藏在Trello中的小地方。今天要幫助大家把它們找出來，不知道細心的您，在使用時曾否發現過它們的蹤跡呢？