很多學員不太了解影響地圖的概念

我帶入自身的故事,讓你身歷其境的理解影響地圖的價值!

曾經輔導一間公司,一開始聆聽客戶需求後,原來:該公司因專案進度落後,導致高階主管非常不滿意,內部討論後,覺得應加強專案管理能力,由於時間很趕,客戶希望早日進行這場培訓。

客戶同時提出,由於員工工作很忙,培訓希望控制在兩個小時之內完成!

我們提醒客戶:『培訓時間如果太短,效果將十分有限,很難達到你們預期想要的結果。』

然而,客戶淡定的回答:『公司同仁們都十分優秀,平常便從事專案管理的工作,因此,只要講師不要花時間說明太多管理理論,把時間花實際案例上,相信便可以解決同仁們遇到的問題。』

由於客戶的堅持,只能照著客戶要求請講師進行培訓…

培訓完畢後,培訓的同仁回饋給窗口:『講師雖然有點出部份專案運作的問題,但這些問題必非自己有辦法決定,同時,由於時間太短,並沒有完全解決他們遇到的問題。』

由於回饋意見讓窗口有些尷尬,為了避免上頭怪罪,他們統一口徑一致認為:『這次培訓之所以沒達到預期結果,主要原因還是因為講師對於該公司的行業別知識不足,導致無法解決他們真正遇到的問題,因此,下次培訓時,他們會更嚴格的審核講師經歷,並了解是否講師具備該行業別的經驗!』

培訓專案就在大家的抱怨聲中結束了,然而,問題解決了嗎?當然是沒有!

其實,類似的狀況在企業中時常發生,當專案形成,開始啟動,專案便偏離目標,於是,越做越遠,最終導致專案只有一個結果:『消化預算!』

當客戶培訓目的都不清楚,最終導致消化預算是很常見的事!

 

協助專案成功的邏輯思考工具 - 影響地圖(Impact Mapping)

如何避免這樣的問題發生?影響地圖(Impact Mapping)便是一套可用於協助專案成功的工具。

影響地圖其實是一套邏輯思考的工具,工具由4個構面來思考協助專案更容易成功,分別為:Why(專案為何而戰?)、Who(有哪些利害關係人會影響專案?)、How(這些人如何影響專案?)、What(可以做哪些事讓利害關係人協助我們成功或避免失敗)

 

impact mapping

這套邏輯思考模式,也可以心智圖來進行呈現,專案成員更可以以視覺化的方式掌握專案運作時該考慮的面向,成果如下圖所示:

 mind map

 

 

請注意:當專案越大,影響專案的人越多,思考廣度一定越加複雜,相對的,參與的人也要越多。

 

別忘了!專案80%都在溝通

特別是跨部門的專案,甚至與不同公司協同合作的專案,不同公司或部門的人一定要一起參與影響地圖(Impact Mapping)的展開會議,才有辦法邀請大家集思廣益,擦出更多火花並在會議後取得共識,如此一來才能確保專案的成功。

例如:當業務部接到客戶的開發案,如果想要發揮影響地圖最大功效,負責開發的技術同仁就要與業務人員一起工作。實際上,『由誰製作,影響地圖就會長成那個樣子。』業務人員與客戶可能是一開始影響地圖的製作者,之後接手的專案經理則成為負責持續維護或修改的主要人員,至於開發人員則適當地提供了各個里程碑的解決方案。

總而言之,影響地圖(Impact Mapping)是一套以“視覺化方式”溝通專案如何成功,並協助以最短路徑“到達目標”!

 

應用影響地圖提昇個人150%工作績效

接下來,我舉一個比較簡單的案例來說明如何應用影響地圖(Impact Mapping)進行全方面的思考:

例如:個人想要提昇150%工作績效,目的當然便是讓自己的工作表現更好,不僅工作更輕鬆,最終更有機會加薪喔!

接下來,思考哪些人會影響該專案,我列出除了自己外,同仁以及主管都會影響我的工作績效。

怎麼說呢?同仁如果沒事找我哈啦便會打斷我的工作,或者主管臨時插單或是事情都沒想清楚便把工作交辦給我。

而我自己則可能因為想到哪做到哪,或是常分心,專注力不集中或是給自己太多拖延的理由,總之都會造成工作績效低落。

最後,根據這些狀況,思考如何一一擊破,我把這些問題以心智圖的方式呈現如下圖,如此一來,只要照著這些手法來運作,提昇150% 甚至200% 的工作績效都不是問題了!

 impact mind map

 

延伸課程

150%工作績效管理術

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讓企業敏捷起來的影響地圖

impact mapping 307x150

 

 

 

 

gibson001

作者:游振昌
 ●專案管理顧問有限公司 執行長
 ●中華國際專案經理人協會 理事長 
 ●Project Club 發起人暨資深顧問

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