專 案 管 理 輕 鬆 學

近來市面上的專案管理工具百家齊放，各有其不同的設計模式，令人目不暇給、眼花撩亂，同時也不禁讓人產生困擾，究竟我該選擇哪一種專案管理工具較合適呢？一般反應想當然爾，當然是要選擇種類齊全，富含各式功能的強大工具，才能大碗擱滿意，又能盡展我們的專業，各位看官們你說是吧！我們實際上面臨到的真實狀況，通常選擇功能種類齊全的龐大工具，總難免太難學習操作，尤其若讓團隊成員大半都感到隔閡，難以上手，則其終將不免淪為華麗的堆倉貨，徒呼嘆息！

阿緯是一個初出茅廬的專案經理，透過在職進修努力考上了PMP，公司也開始將專案交由他負責，短期內即將負責三到五個大小不一的專案，面對不同團隊成員、不同時間與進度的專案，阿緯該怎麼辦呢?

Wrike 是一套雲端版的專案管理工具軟體，這套工具軟體提供了工作管理、專案管理、時間管理、訊息通知、對話式的討論看板、上傳檔案，並同時管理多個專案的能力。

TeamGantt定位為一套簡單版的專案管理軟體，但個人認為TeamGantt 比較是工作管理軟體的進化版，該軟體的最大特點便是好看，同時可以掌握每個人手邊有哪些工作正在做！

Tom’s planner為一套雲端版的專案管理工具軟體，其中個人版提供免費使用，專業版以及無限制版本則採月租的方式收費，彼此版本間的差別在於是否可以列印以及處理多個專案等差別。

 Milestones Professional是KIDASA 公司所出品的專案管理軟體，該軟體著重於可以繪製出美觀的里程碑，從網站所提供的範例來看，的確看起來十分專業且美觀。

WBS Schedule Pro是一套可用來繪製 WBS圖(工作分​​解結構)、網路圖(Network Chart)以及檢視專案任務的專案管理軟體，由於提供了多樣化的顯示模式，用戶可以根據需求自行選擇想要產生的報表。

在看版管理工具當中，這款工具的介面走便利貼的風格，作為看板管理工具來看，Leankit以白板的概念來做組織流程，此工具類似於敏捷式開發，而每張便利貼圖卡代表一份工作項目，每個人在隨時隨地都能一眼看出工作中正在發生的一切。

看板管理工具林林種種，每家的特色都不盡相同，也因此大家都不斷推陳出新，看板管理工具在專案的運作上，可以說是一大助手，不管是大專案、小專案都能使用，專案經理透過資源分派將小組成員分配到不同的專案中，並從中掌握其進度。此看板管理工具不同於其他，有分析圖表、專案小組的訊息欄，分析圖表除了線上觀看以外也能輸出成報表，以利報告的呈現，還能將報表輸出為Excel，並隨著大小專案的不同，制定一個範本，以利未來有類似的專案可以進行套用。

在每次的專案進行當中，就少不了看板工具，也因此訪間有許許多多的看板工作軟體，一般人比較習慣用現有的紙張或腦袋來紀錄主管或同事的待辦事項，往往因為時間一長，原本較重要的工作也有可能被忽略，因此看板工具不僅能提供小組成員了解本身正在進行哪些事項又或者提醒自己及同事可以在專案進行當中掌控專案。此看板工具能夠讓民眾透過網頁的方式，檢視手邊進行或未來的交辦事項，也能將專案小組成員組織成一個群組。依據專案經理指派任務給小組成員，更能夠將工作必須在哪天完成以日曆的方式顯示出來，以及附加可能需要的文件檔案等，另外，比起以往這款看板工具多了一項訊息傳遞的功能並且可以夾帶檔案指定給收信者。

為你介紹一套看板管理工具，以Web介面呈現， 在許多看板工作中，這一套工作結合便利貼方式，呈現不同的顏色區分出工作的重要性及優先性，能大大提升事情完成的效率，提醒人們在專案之前須完成哪些工作，並且能夠藉由文件的集中上傳，限制那些小組成員能瀏覽專案，值得一提是能夠利用分析圖表，剖析專案在進行當中，有哪些工作是被分類成重要性或優先性較高，必須加速完成，如此一來，主管們也能透過圖表檢視目前組員的專案工作進行的情況如何。