專 案 管 理 輕 鬆 學

針對時常外出拜訪客戶的業務代表，公司希望可以有效的追蹤
每個業務人員的拜訪狀況，也因此，主管會要求業務代表們在出差後一定要填寫客戶拜訪紀錄，

為了讓公司的管理制度更具體的實施，企業當然會要求員工們在請假、
出差甚至是進行活動時需要填寫一些商務表單，
以便有效的管理與分析員工的工作績效，

如果我們把Microsoft SharePoint Server中的網頁清單想像為一些積木元件，
只要我們有足夠的創意就可以在SharePoint 網站中建構無限的可能，
正因如此，業務助理小蘭被主管要求在SharePoint 網站中產生一個
[客戶來電紀錄系統]供所有電話業務同仁們填寫，
透過SharePoint所提供的自訂清單功能，小蘭可以輕易的完成這項功能，
到底如何辦到？很簡單：
 

小黃已經成功的利用Microsoft SharePoint Server的[FAST Search]
搜尋功能找到許多別人成功的專案文件，這些資料大大提昇他專案運作的效率，
但在實際運作上，他發覺有不少專案工作需要具備特殊技能的專案團隊成員才能運作，
例如：他需要至少一位懂日文的團隊成員以及一位具備有甲級勞工安全管理員執照的人，
這該怎麼辦，所幸FAST Search搜尋功能可以輕易的將人與人進行連結，
 

剛剛升為專案經理的小黃最近被公司要求進行一項專案，
由於以往沒有帶過專案的經驗，他正苦於不知如何開始運作，
所幸，很多資深專案經理都懂得把專案的經驗放置在電腦中，
這些貴重的資產如果好好善加利用，一定可以幫助他更有效的規劃與管理專案，
透過Microsoft SharePoint Server 所提供的[FAST Search]搜尋功能，
讓他可以輕易的由資料的搜尋到人員、專業知識、應用程式、資料庫，
也讓他可以在最短時間內收集到他人的專案經驗，到底怎麼做呢？很簡單：

身為業務主管的麗莎，平常在工作時便會花不少心血在分析銷售數據上，
不僅如此，為了能夠更快更直覺的掌握市場變化，
她懂得善用Excel 的顏色管理來掌握數字的變化，然而，除了這些作法外，
她還希望還能夠以視覺化的方式來呈現報表，例如：她主要負責台灣的業務，
因此，如果可以在台灣地圖上直接顯示各地點目前的銷售數據該有多好，
正因如此，她輕易的利用Microsoft Visio 將銷售資料與地圖結合，
 

在公司副總的要求下，業務部同仁們都需要學會善用Microsoft Excel
來進行樞紐分析的工作，然而，讓業務主任麗莎感到困惱的是，
他需要的分析報表來至許多分散的資料庫，例如：她想分析每個產品的潛在機會，
但構成這個資料需要由產品檔、客戶檔以及銷售檔共同匯總後才能分析出來，
不僅如此每個資料檔的檔案都很大，全部匯整到Excel 中時常導致她的電腦無法負荷，
所幸透過Microsoft PowerPivot 麗莎可以很快的把分散的資料庫檔案匯整在一起，
同時，超高的效率讓她可以快速匯總上百萬筆資料，檔案大小再也不是問題！
更棒的是，操作的平台就在Excel 之中，熟悉的使用介面也讓麗莎感到十分親切，
但最重要的是，她的主管要求每個員工把分析好的報表發佈到SharePoint 環境中，
麗莎不僅也可以順利完成，同時還能夠以動態超炫的Silverlight效果來展現分析數據，
這可讓她在老板的面前受到偌大的獎賞，到底她是如何做到呢？很簡單： 

以往如果我們想要讓團隊成員達成共識，投票是最有效的方式，
然而，如果我們以傳統的投票方式來進行不僅耗時又費力，
例如：我們需要先確認所有人都可以配合參加投票的時間，
同時在投票後還得花費一些人力成本來進行統計的工作，
這對十分重視效率的專案經理丹尼爾來說，當然不能接受，
所幸丹尼爾可以輕鬆的在SharePoint網站中建構一個?問卷?的網頁
藉此可以快速收集大家的想法並讓團隊達成共識，更棒的是，
統計的工作都可以交由系統自動完成，如何做到呢？很簡單：

身為專案經理的丹尼爾清楚的了解有效的廣納團隊成員們的意見
可以讓專案運作得更加順暢，因此，他時常會利用私下相處的機會
與成員們交換彼此的意見，然而，對於駐派到外點的團隊成員，
在溝通上可能便沒辦法這麼直接了，為了可以有效的收集大家的意見，
他希望可以在他的SharePoint網站中建立一個討論看板，
以便可以讓成員們把意見反應給大家，有了Microsoft SharePoint，
他可以很容易的達到這個目的，怎麼做呢？很簡單： 

在專案運作的過程免不了會有許多變數與不確定性，
正因如此，好的專案經理會將這些已發生的狀況(又稱之為議題)
加以紀錄並隨時追蹤是否該問題已經解決了，身為專案經理的丹尼爾當然也會這麼做，
同時為了讓所有專案成員們都可以掌握專案運作過程所發生的問題，
他決定建置一個網頁好讓所有專案的參與者可以在專案出現問題時第一時間內隨時回報，
透過SharePoint網站中的[議題追蹤]，他可以很容易的達到這個目的，
並有效的追蹤與管理專案，怎麼做呢？很簡單：

1. 首先，由功能區中選擇[網站動作]中的[其他選項]，
接著再選擇[議題追蹤]，輸入此清單的名稱，並按下[建立] 


2. 現在，我們可以將專案中的已發生的議題(問題)輸入到此清單中，
只需選擇[新增項目]即可 


3. 其中如果我們需要加入額外的欄位，或是修改其中的[類別1]欄位的內容，
則可以在[清單工具]中選擇[清單設定]  


4. 接著便可以在[建立欄]為此清單加入更多的欄位，
或是針對 類別１ 的欄位進行修改 


5. 例如：我們把類別１變成為 影響程度，並針對裡面的細項再區分為高、中、低，
設定完成之後按下[確定]即可  


6. 現在，我們便可以以更完整的方式來輸入資料了！

7. 此外，為了更好的分析議題的現況，
我們還可以把這些資料匯出到Microsoft Visio 中成為分析報表，
只需在[清單工具]中選擇[清單]再選擇[建立Visio 圖表] 


8. 如此一來，我們便可以在Microsoft Visio 中以視覺化的方式分析議題的狀況、
每個人的工作量分佈以及進行中的議題了！