MS SharePoint 學習中心

Microsoft SharePoint 為微軟的提供給企業的網站伺服器,主要提供以下功能:

  • 網站規劃
  • 協同合作
  • 文件管理
  • 企業搜尋
  • 商業智慧
  • 流程管理

本單元所提供的文章主要為針對知識工作者,說明如何善用MS SharePoint 來提供工作的生產力

在專案運作的過程免不了會有許多變數與不確定性,
正因如此,好的專案經理會將這些已發生的狀況(又稱之為議題)
加以紀錄並隨時追蹤是否該問題已經解決了,身為專案經理的丹尼爾當然也會這麼做,
同時為了讓所有專案成員們都可以掌握專案運作過程所發生的問題,
他決定建置一個網頁好讓所有專案的參與者可以在專案出現問題時第一時間內隨時回報,
透過SharePoint網站中的[議題追蹤],他可以很容易的達到這個目的,
並有效的追蹤與管理專案,怎麼做呢?很簡單:

1. 首先,由功能區中選擇[網站動作]中的[其他選項],
接著再選擇[議題追蹤],輸入此清單的名稱,並按下[建立] 


2. 現在,我們可以將專案中的已發生的議題(問題)輸入到此清單中,
只需選擇[新增項目]即可 


3. 其中如果我們需要加入額外的欄位,或是修改其中的[類別1]欄位的內容,
則可以在[清單工具]中選擇[清單設定]  


4. 接著便可以在[建立欄]為此清單加入更多的欄位,
或是針對 類別1 的欄位進行修改 


5. 例如:我們把類別1變成為 影響程度,並針對裡面的細項再區分為高、中、低,
設定完成之後按下[確定]即可  


6. 現在,我們便可以以更完整的方式來輸入資料了!

7. 此外,為了更好的分析議題的現況,
我們還可以把這些資料匯出到Microsoft Visio 中成為分析報表,
只需在[清單工具]中選擇[清單]再選擇[建立Visio 圖表] 


8. 如此一來,我們便可以在Microsoft Visio 中以視覺化的方式分析議題的狀況、
每個人的工作量分佈以及進行中的議題了! 

專案當然是由一群人以及許多工作所構成,而每個人所負責的工作彼此之間
也可能會有前後的順序,為了有效的讓所有參與此專案的人
清楚的掌握專案中的所有工作以及每個人應該負責的職責,
丹尼爾決定建構一個SharePoint網站中的[專案工作]網頁,
藉由此網頁,他可以很快的把專案中的所有工作繪製成甘特圖,
如此一來,參與專案的每一個人不僅可以由網站中掌握專案工作的資訊,
更可以清楚的知道可能會影響他工作的前後關係,怎麼做呢?很簡單:

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老李是公司的資深主管,在他的帶領下每個部屬都有很好的績效表現,
正因如此,他相信公司中的每個同仁都對公司有一份熱誠,
並樂於把不錯的經驗或想法與大家分享,
因此,他希望可以在公司內建置一套Wiki維基學習網系統,
以便讓每個員工們可以把使用公司產品的心得或是電腦操作的小技巧,
甚至哪些好吃、好玩等的地點通分享給所有員工們,
總之,藉由Wiki協同創作的概念,讓所有人輕易的造訪網站
並可以輕鬆的加入、刪除、編輯所有的內容,以便透過團隊的力量讓知識於逐步完善!
所幸有了Microsoft SharePoint 2010,他可以很快的建構一個[Wiki 頁面庫],
達到他所想要的目的,怎麼做呢?很簡單: 

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為了鼓勵同仁們對知識分享的熱情,公司最近訂出一個新規則,
凡是熱於分享自己工作心得或是經驗者、甚至生活中的樂趣或是小道消息,
都將成為未來個人升遷或是加薪考核上一個重要的基準。
有了如此的激勵,員工們當然不會錯過,
然而,如何把自己的心得或經驗與大家分享呢?
所幸有了Microsoft SharePoint,大家可以很快的建構一個[部落格],
同時只需使用Microsoft Word,便可以輕易編輯文章並把自己的想法發佈到網站中,
到底如何做到呢?很簡單:

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自強是公司的售前產品業務,由於工作的需要,
他時常需要針對公司每一個產品分別製作所需的投影片,由於公司的名氣不算太大,
不免俗的他都會在簡報最前面簡單的介紹自己公司背景以及公司重要的組織架構,
然而,由於公司最近擴張的速度很快,
因此,無論是公司組織架構甚至是產品的資訊都持續的變化,
這使得他需要面臨一個很大的挑戰,例如:當他到客戶端進行簡報時,
卻發覺公司組織架構忘了更新,這個或許還好;公司產品規格忘了更新,
這可會讓他感到有一點窘況,但最糟的是,如果簡報中的產品報價沒有做即時的更新,
這可能會造成客戶在採購時的誤會,甚至導致他的工作因此而不保了!

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瑪莉是人事部經理,在他的工作職責中如何有效的
提昇每個員工的競爭力是他的首要任務之一,也因此,當公司預算准許下,
他會盡可能的舉辦一些教育訓練,然而,對於派駐到外點或是出差的員工來說,
時常無法享受到這些訓練的福利,為此,瑪莉希望可以建置一套E-Learning 學習平台,
同時可以讓所有同仁們,甚至是新進員工都可以隨時隨地的瀏覽學習平台的資料,
所幸有了Microsoft SharePoint,她很快的建構了一個[影片庫]網頁,
藉由影片庫的功能可以有效的把所有影片集中在一起,更棒的是,
同仁在外點瀏覽時還可以以串流的方式快速觀看,有了如此的系統,
讓員工們的競爭力大幅提昇,怎麼做呢?很簡單:

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阿強是公司派駐到外點的管理人員,為了有效的控管外點的狀況,
公司會要求他每週除了需要回報工作狀況外也需要把工地的現場狀況拍照寄回公司中,
讓他困惱的是:利用數位相機拍照好的照片時常因為檔案太大而造成寄送失敗,
同時,縱使成功寄送了,他的主管也困惱無法有效的
把這些分散在電子郵件中的工地現場照片有效的集中管理,
所幸有了Microsoft SharePoint,他們建構了一個?圖片庫?網頁,
並有效的集中與管理所有的外點施工照片,怎麼做呢?很簡單: 

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以往如果我們想要把檔案與他人分享,
我們可能會先考慮對方的電腦是否也安裝著與我們一樣相對應的軟體,
例如:當我們想要把Microsoft Word 2007的檔案給客戶時一定會先考量
對方的電腦是否同樣也有安裝Word以及為哪一個版本。
然而就丹尼爾的需求中,他希望分享應該要做到完全的開放,
才能讓大家隨時隨地存取文件並進行協同合作,
這意味著,不管對方使用哪一種瀏覽器: Internet Explorer、Firefox或是Safari ,
或者不管對方的電腦有沒有安裝額外的軟體,都需要可以輕易的開啟檔案並進行存取!
所幸了Microsoft SharePoint 2010提供了Microsoft Office Web Apps的功能
讓任何人只要透過任何一種瀏覽器,便可以隨時隨地瀏覽文件並進行協作,
到底如何讓SharePoint網站做到呢?很簡單:

1. 首先,我們需要確認SharePoint 網站有下載Microsoft Office Web Apps,
如果沒有可以到下列網址中下載
http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=27d81b1c-18ae-4983-8e1c-224bb747eb99&displaylang=en

2. 完成之後,前端的瀏覽器縱使沒有Microsoft Office ,
無論是Word、Excel 或是PowerPoint都可以自在的在瀏覽器中瀏覽或是簡單的編輯

3. 只需選擇該文件,再選擇[在瀏覽器中檢視]即可 



一般人常用電子郵件來進行溝通,但許多問題也可能會隨之而來,
像是公司中的重要機密就有可能在溝通的過程中讓人轉寄出去,
為了避免如此的問題發生,丹尼爾在執行專案時便會抱持著謹慎的態度,
所幸Microsoft SharePoint就是一套完整的內容管理解決方案,

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電子郵件是許多人最常用的溝通方式,但溝通時往往會遇到一些問題,
例如:檔案太大無法成功的寄送給對方,或是縱使寄送成功了,
大家來回的溝通也會導致文件有過多的版本散佈到各地,為了解決這些問題,
丹尼爾決定在SharePoint網站中建構一個[文件庫]網頁的功能,
藉由文件庫不僅可以有效的把專案運作中的文件集中管理,
更解決了以往因為檔案太大而無法利用電子郵件寄送的困惱!
如何做到呢?很簡單: 

 

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