如何將重覆的投影片集中為分享的資訊

自強是公司的售前產品業務，由於工作的需要，
他時常需要針對公司每一個產品分別製作所需的投影片，由於公司的名氣不算太大，
不免俗的他都會在簡報最前面簡單的介紹自己公司背景以及公司重要的組織架構，
然而，由於公司最近擴張的速度很快，
因此，無論是公司組織架構甚至是產品的資訊都持續的變化，
這使得他需要面臨一個很大的挑戰，例如：當他到客戶端進行簡報時，
卻發覺公司組織架構忘了更新，這個或許還好；公司產品規格忘了更新，
這可會讓他感到有一點窘況，但最糟的是，如果簡報中的產品報價沒有做即時的更新，
這可能會造成客戶在採購時的誤會，甚至導致他的工作因此而不保了！

自強發覺會遇到同樣問題的業務代表不僅只有他一人，
其他的同事同樣也會困惱如此的問題…
為了有效的解決，公司希望業務助理小蘭統一製作這些投影片，但問題依舊沒有解決，
因為很多業務們忘了更新資料或是小蘭忘了通知他們有新的資料可以更新…
所幸，在公司導入Microsoft SharePoint 2010 之後，藉由所提供的投影片庫，
小蘭可以先把標準的投影片放置到投影片庫中，其他售前業務們，
只要選擇插入這些投影片，便會啟動自動更新的功能，
未來，只要業務們只需開啟簡報，
Microsoft PowerPoint 便會自動與SharePoint 網站中的投影片進行同步，
當有新版的投影片時，業務們便可以馬上清楚，並由業務們決定是否要更新！
到底是怎麼做呢？很簡單：

1. 首先，由功能區中選擇[網站動作]中的[其他選項]，
接著再選擇[投影片庫]，並按下[建立]

2. 接著輸入投影片庫的名稱，並按下[建立]

3. 現在我們可以將想要分享的簡報資料發佈到此投影片庫，只需選擇[檔案]，
接著選擇[儲存並傳送]最後選擇[發佈投影片]

4. 接著，我們可以選擇要將簡報中哪些投影片發佈到投影片庫中，
勾選之後再選擇要發佈的SharePoint 網站位置，最後按下[發佈]即可

5. 完畢之後，我們也可以在此投影片庫中看到我們所發佈的投影片縮圖

6. 如何重覆使用這些投影片呢？很簡單，當我們下回製作新的簡報時，
只需在功能區中選擇[常用]再選擇[新增投影片]，最後選擇[重覆使用投影片]

7. 接著，輸入投影片庫網址，便可以選擇要將哪些投影片插入到此新的簡報中

8. 其中，如果我們勾選[此投影片變更時通知我]，
則當放置在SharePoint網頁中的投影片更新時，
我們只要一打開此簡報檔便可以立即掌握哦！

9. 實際上，下回當我們開啟投影片時會自動彈出一個?檢查投影片更新?的對話方塊

10. 如果按下[檢查]則會自動連結到SharePoint 的投影片庫網頁中進行檢查，
如果有更新的資料，又會彈出另外一個對話方塊
詢問我們是否要進行更新或是附加等等訊息

11. 如果一來，我們便可以隨時將投影片中的資料保持在最新的狀況了！