專 案 管 理 輕 鬆 學

Microsoft Project 也可以輕易的把Project專案檔案與 Microsoft Visio 或是 Microsoft Excel 整合為視覺化報表！這對於有財務背景的雪莉來說實在太重要了！因為她需要把Project 中的成本資訊進行更多的計算與分析，有了[視覺報表]的功能，她便可以很容易的把Project 欄位匯出到Excel，並進行更多的分析與計算。

不僅如此，她知道Microsoft Visio 除了可以用來繪製流程圖外，更可以以視覺化的方式來進行圖表分析，因此，她也很想把Project檔案中每個人目前的工作完成百分比匯出到Visio中，並以視覺化圖表的方式來掌握這些資訊，有了Microsoft Project 她都可以都容易的完成這些需求，到底怎麼做？很簡單：

馬上專案會議的時間便要到了！剛剛規劃好一個新專案的雪莉也需要上台向主管們報告專案的狀況，她需要整理與撰寫許多報表以便讓主管們可以輕鬆掌握，正因如此，現在的她，每天都在忙著整理與撰寫各種專案報告，所幸有了Microsoft Project 所提供的?報表?功能，藉由現成的報表範本，她可以很快的套用在她的專案中，包含了：哪些是要徑任務、重要里程碑的時間、哪些是已經完成的任務、哪些是進度落後的任務、專案預算與現金流量、盈餘分析與超過預算的任務、每個人在專案中做哪些任務、任務以及資源的使用狀況…等等高達２９種！同時，如有需要，我們還可以建立更多報表，這當然便大大降低了雪莉準備專案報告的時間，到底她是如何做到的，很簡單：

規劃好的專案甘特圖除了可以列印成文件與其他人分享外，我們也可以儲存為PDF或是XPS的檔案與其他人分享，特別是有了Microsoft Project要進行這項工作更是容易，到底怎麼做？很簡單：

Microsoft Project所規劃完的專案甘特圖我們當然也可以輕易的列印出來，其中配合全新Microsoft Project所提供的 BackStage View (後台瀏覽)的功能更可以讓我們設定完紙張尺寸後直接預覽列印出來的結果，到底怎麼做？簡單：

好不容易規劃好的專案甘特圖，我們可能會希望將這份時程表附在合約中成為裡面的一份重要附件，或是在簡報時加入成為一張投影片！如何將Project 製作好的各種時程表，像是：甘特圖、網路圖、資源行事曆等等與Office 文件整合呢？只要有了Microsoft Project利用複製就可以快速完成哦！到底怎麼做？簡單：

 當我們有２份類似的Project檔案，如果我們想要掌控到底這２份有什麼差別，相信絕不會是印出來慢慢查看！因為只要任務一多相信一定很難用分辨，所幸為了方便專案經理們可以很快的比較兩份Project文件的差別，我們可以透過Microsoft Project所提供的[比較專案]快速達到這個目的，到底如何做？很簡單：

大家或許曾經聽過一句話：計劃比不上變化，變化比不上一通電話！正因專案有許多不確定因素，因此，在實際運作上專案進度或成本發生變化是再所難免的。然而，好的專案經理會把原先的規劃儲存為基準，也就是將原先每個階段計劃需要完成的進度百分比與花費情形紀錄下來，並隨著實際運作與計劃相比較，如果有差異則加以修正與改進，以便讓專案可以如期完成！

透過Microsoft Project我們可以很容易的把規劃好的專案儲存為比較基準，並可以隨時檢查專案執行時是否有照著進度來運作，到底怎麼做呢？很簡單：

丹尼爾所處的外商公司每幾天都會有許多專案要啟動與執行，正因如此，公司希望有一套完整的控管與溝通平台，經過評估後，他們導入了Microsoft Project Server，這套企業級的專案管理系統。

經過一些時間評估後，雪莉所服務的公司也導入了SharePoint，現在團隊成員們都可以一同用網站來進行協同合作，不僅如此，雪莉還希望把每個專案任務的時程都發佈到SharePoint 網站中，藉此，團隊成員們不僅可以在SharePoint 工作清單中進行任務回報，還可以把完成的文件或是需要討論的議題、風險等等都一併發佈到網站中，有了Microsoft Project專業版，她可以很容易的滿足這個需求，輕鬆的將專案任務與SharePoint 的工作清單(以條列式來顯示任務)或是專案清單(以甘特圖來顯示任務)整合，同時，當小組成員們回報進度時她也可以藉由同步更新後馬上掌握，到底如何做到呢？很簡單：

製作好的時間表，丹尼爾當然希望可以很容易的E-Mail 給他的老板或是團隊成員們，同時也希望可以將時間表套用在簡報中進行報告，有了Microsoft Project他當然可以很容易的實現，到底如何做到？很簡單：

馬上就要到一年一度的Kick-Off 大會了！丹尼爾也忙著準備各種專案簡報，其中，他需要在會議中向全體員工們分享目前他所負責的專案以及進度狀況，只是一些同仁以及主管們不一定都看得懂專案甘特圖，他希望可以用另外一種更簡單的圖表：時間表，來顯示專案中的重要時間點(里程碑)以及各階段的活動期間(摘要任務)，如此一來，每個人都可以清楚的掌握專案中的重要資訊，有了全新的Microsoft Project他可以很容易的實現這個需求，時間表的功能也是Project 強化的一個重點，到底如何做到？很簡單：