專 案 管 理 輕 鬆 學

當我們將專案啟動時的架構規劃完畢時，接著便可以著手進行工作的規劃了！現在我們舉一個例子來說明如何以組織化的方式來運作：假設我們需要撰寫一本書，第一個步驟您會怎麼做？想書名？想序？當然都不是！我們會先把要撰寫書籍的大綱列出來，就像筆者在撰寫這份Project 手冊時也是一樣，都是先規劃大綱，接著，把每個大綱要撰寫的章節名稱再一一的列出，這２個步驟其實相反，差別在於規劃的方式要用由下而上還是由上而下，但最終的結果都是一樣的。

當我們開始規劃一個新的專案時，首先，我們需要先判斷專案完成這項專案時可以為企業帶來哪些變化，例如：組織策略改變？產生更多利潤？或是解決了哪些問題等等…，接著，我們也需收集關鍵的利害關係人的需求與期望，並在執行專案時隨時檢查是否有滿足他們的需求，完成這些分析與評估後，接著專案經理便可以著手進行專案的啟動。

有了幾次實際規劃的經驗後，雪莉已經由一位完全不懂Microsoft Project 的使用者蛻變為懂得善用Project來進行規劃的高手，同時她晉升成資深的企劃人員！身為小主管的她，深深的體會到當初跌跌撞撞的窘狀，為了讓之後的新進員工更快上手，也為了提昇員工的競爭力，她想要把這些年的專案經驗傳承下來透過Microsoft Project 她可以很容易的將專案規劃儲存為範本，並讓其他人
可以很快套用與上手，到底如何做到？很簡單： 

丹尼爾是一家外商公司的專案經理，身為專案經理的他，時常面對各種溝通的挑戰，以往，大家總是習慣以電子郵件或開會來進行溝通與交流，但丹尼爾希望有另一種更好的溝通方式，新的方式不僅要做到有效的集中分散的溝通資訊，更希望大家可以很容易的分享知識。

許多人最常使用的專案規劃工具就是Microsoft Excel 了，身為企劃人員的雪莉也是！只是現在她更清楚知道應該要用Microsoft Project 來規劃專案才正確，然而，過去曾經完成的Excel 資料如果可以不要再重新輸入該有多好！
沒問題，Microsoft Project 可以很容易的匯入Microsoft Excel 資料，到底如何做到？很簡單：

雪莉是一家公司的企劃人員，由於工作的關係，她時常需要幫公司規劃各種活動，以往，當她遇到新的專案工作時，不是問有經驗的同事或是邊執行專案邊修正規劃的方式，也因為這樣，她的工作效率似乎不是很理想，不是忘了考慮某一項需要進行的任務，就是專案工作的順序根本混亂無章，更嚴重的是圖勞花費了公司許多金錢與時間為了可以更有效的組織與管理自己的工作，她很想好好的善用專案管理的精神，並以專案工具快速完成手邊的工作,怎麼做