曾經聽過有人這樣說道，每天進辦公室，最忙碌的重要事就是收發E-mail和開會，諸如早餐會報、工作會報、部門週會、籌備會議、檢討會議…等各式各樣的大小會，三天一小會，五天一大會，讓我們不會也得會。雖然這是玩笑話，但相信你我都不免會有這樣的感覺吧！投身專案工作的我們，在團隊合作上總難免需溝通協調，所以如何提升會議的效率、發揮其最大效益就顯得很重要囉！
我們公司的各部門分散於不同大樓的各樓層辦公室，甚至有北中南等分公司，除跨部門會議之外，也可能需與合作廠商、客戶等多方開會，常常召集大夥兒在一起就是件大工程，其中一方就需要「遷徙跋涉」，常常幾個小時的會議，但卻得花費半天一天的時間；另外常常還得預約搶訂會議室，否則協尋不到合適的「聚點」，也著實令人傷透腦筋。
筆者自己的辦公室團隊，大家很常用的一套線上會議系統－「Zoom」，它是一套免費的線上輔助工具。對於平時例行性的，或非極正式重要的會議，我們利用它所提供的媒介平台，就不必再來往奔波或為召集大家齊聚一堂而費盡心力，只要透過手邊的網路讓我們相會在空中，就可以立即性溝通與處理，大幅縮短會議的成本。
今天只要進入之後，輕鬆一鍵就可開啟一個獨立的會議空間，可由主持人主動邀請與會者，或只要透過邀請網址傳遞，無論上司、下屬、同儕、夥伴或客戶，就可以輕輕鬆鬆地，通通一起拉進來囉！
有時候我們若僅是列席會議的身分時，除了可以在自己位置之上參與外，更可切換其顯示模式，便可以同步進行自己的手邊作業，達到多工的效益。而會議進行中，與會者可透過其共享螢幕、群聊視窗、電子白板等功能，充分達到資訊溝通交換的目的。另外，俗話說凡走過必留下痕跡，針對每一次的會議，我們更能直接錄影存查，將會議的全程內容保留下來。
最後筆者覺得最為方便之處，最喜歡的功能在於，除了每次當下的會議召集之外，Zoom更貼心地幫助我們可以預約安排未來的會議行程，並可以直接結合Google行事曆且直接發送邀請給與會者，把會議安排邀約變得又快又簡便，讓我們再也不會漏失任何一場重要的會議囉！這麼好用的工具，趕緊來試試吧！連結網址：https://zoomnow.tw/。
作者：
詹仁傑 Jeff
