曾經聽過有人這樣說道,每天進辦公室,最忙碌的重要事就是收發E-mail和開會,諸如早餐會報、工作會報、部門週會、籌備會議、檢討會議…等各式各樣的大小會,三天一小會,五天一大會,讓我們不會也得會。雖然這是玩笑話,但相信你我都不免會有這樣的感覺吧!投身專案工作的我們,在團隊合作上總難免需溝通協調,所以如何提升會議的效率、發揮其最大效益就顯得很重要囉!

 

我們公司的各部門分散於不同大樓的各樓層辦公室,甚至有北中南等分公司,除跨部門會議之外,也可能需與合作廠商、客戶等多方開會,常常召集大夥兒在一起就是件大工程,其中一方就需要「遷徙跋涉」,常常幾個小時的會議,但卻得花費半天一天的時間;另外常常還得預約搶訂會議室,否則協尋不到合適的「聚點」,也著實令人傷透腦筋。

 

筆者自己的辦公室團隊,大家很常用的一套線上會議系統-「Zoom」,它是一套免費的線上輔助工具。對於平時例行性的,或非極正式重要的會議,我們利用它所提供的媒介平台,就不必再來往奔波或為召集大家齊聚一堂而費盡心力,只要透過手邊的網路讓我們相會在空中,就可以立即性溝通與處理,大幅縮短會議的成本。

 

 

今天只要進入之後,輕鬆一鍵就可開啟一個獨立的會議空間,可由主持人主動邀請與會者,或只要透過邀請網址傳遞,無論上司、下屬、同儕、夥伴或客戶,就可以輕輕鬆鬆地,通通一起拉進來囉!

 


有時候我們若僅是列席會議的身分時,除了可以在自己位置之上參與外,更可切換其顯示模式,便可以同步進行自己的手邊作業,達到多工的效益。而會議進行中,與會者可透過其共享螢幕、群聊視窗、電子白板等功能,充分達到資訊溝通交換的目的。另外,俗話說凡走過必留下痕跡,針對每一次的會議,我們更能直接錄影存查,將會議的全程內容保留下來。

 

 

最後筆者覺得最為方便之處,最喜歡的功能在於,除了每次當下的會議召集之外,Zoom更貼心地幫助我們可以預約安排未來的會議行程,並可以直接結合Google行事曆且直接發送邀請給與會者,把會議安排邀約變得又快又簡便,讓我們再也不會漏失任何一場重要的會議囉!這麼好用的工具,趕緊來試試吧!連結網址:https://zoomnow.tw/

 

作者:

詹仁傑 Jeff

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