專 案 管 理 輕 鬆 學

記得，之前在滿三個月試用期的那個會談中，我最上面的主管拋出了一個很重要的問題，「妳現在花多久時間在吸收新知上？吸收知識和做事情的比例分配大概是多少？」

在專案管理上，時常會遇到人員要記錄手邊的事務性工作、待辦工作以及專案的工作，時常會要提供將不同的人員分配到任務中。有時只是用口頭分配，當下用腦袋記起來，時間一過，可能就被淡忘了。因此，為有效管理每個人手邊的工作以及進行中或已完成的工作。讓專案小組成員能夠更有效的管理，因此產生了看板管理工具。KanbanFlow就這樣子誕生了。

在專案管理上，時常會遇到人員要記錄手邊的事務性工作、待辦工作以及專案的工作，時常會要提供將不同的人員分配到任務中。有時只是用口頭分配，當下用腦袋記起來，時間一過，可能就被淡忘了。因此，為有效管理每個人手邊的工作以及進行中或已完成的工作。讓專案小組成員能夠更有效的管理，因此產生了看板管理工具。KanbanFlow就這樣子誕生了。

上禮拜，年輕同事小丘因為在工作上有些迷惘，希望能跟我聊聊，我們在公司旁的咖啡店，

買了兩杯咖啡坐下來開始閒聊，不外乎談談最近做了些什麼，哪些地方有阻礙

在說明什麼是把事做好前？讓我們先來談談『專案管理』這個名詞吧！

你可以想像一下當你接觸到一個不常做的案子，要完成這個案子你需要做許多工作細項，每個工作細項還被要求在特定時間、有限成本與人力資源的條件下完成，你清楚如何把這件事做好嗎？

一場不如預期/規劃的短講，可能是一場災難，而之所以稱災難也是因為你根本不知道你損失了什麼機會，一個創投或是可能的合作夥伴其實並不會走到你面前跟你說「我對你的主題有興趣，但是我們有點聽不懂，我們可以再談談嗎？」，因為往往還有其他吸引他的主題可以讓他可以進入下一步的合作討論，而到最後你真的不知道你損失了什麼，你只覺得你已經安穩走下了舞台，在心中默默地說著「過關了！」這三個字。

開始推廣敏捷式專案管理以來，不但搭上全球PMI-ACP認證的首班車，也透過在理論和實務的整合，在台灣輔導出將近9成的PMI-ACP。來和我結緣的同學，最快紀錄是課程結束後隔天，就考過PMI-ACP，而我在每堂課上，最常被問到的問題，就是「敏捷要看什麼書？」、「怎麼快速考過PMI-ACP？」以及「怎麼把敏捷用在實務上？」，我就以念佛人常說的「一門深入」和「無量法門」兩個概念，和大家分享經驗

敏捷專案管理就是「應用精實管理原則，帶領敏捷開發團隊，駕馭充滿變數的專案」。
敏捷開發法是從軟體產業衍生出來的團隊工作方式，對敏捷專案管理的重要性不言可喻。
本文先就敏捷開發法的來龍去脈，做一番介紹：

決勝21點描述一名麻省理工學院內向的天才學生坎貝爾(Ben Campbell，吉姆·史特格斯飾)，畢業前考取了哈佛大學醫學院，但無法支付三十萬美元的龐大學費，某日非線性代數教授米基·羅沙（Mickey Rosa，凱文·史貝西飾）私邀他加入21點（又稱黑傑克）社團「黑傑社」。每到週末，羅沙帶領社員們搭機由麻省波士頓前往拉斯維加斯賭21點，他們藉由心算、記憶力與團隊合作，在賭場無往不利，雖然這樣的手法並不算「詐賭」，但是賭城的所有賭場都明令禁止。坎貝爾承諾自己「賺到了學費三十萬美金，就立刻收手」，但隨著每週的豪賭，佳人在懷，紙醉金迷，忘記他「賺學費」的初衷，一賭再賭。後來坎貝爾一次因為情緒波動而失手，羅沙宣佈社團解散，並要求他們回波士頓。坎貝爾說服了所有成員繼續賭城大戰。但心胸狹隘的羅沙隨即開始報復，不但引來賭場保全員柯爾·威廉斯（Cole Williams，勞倫斯·費許朋飾）將坎貝爾逮捕並且痛毆一頓，又設法讓坎貝爾留級，甚至到坎貝爾家裏竊取他的畢生積蓄。坎貝爾都忍了下來，設法擊潰羅沙，贏回本來屬於自己的人生....

上個月在某天的晚餐，還在念小學的侄子跟我說他們班上選班長的情況，

他說：

我們班上都是男生跟女生各自一國，班上男生比較少，女生比較多，所以後來班長就是女生當了，男生只能當副班長。

在社會上打滾我相信你絕對聽過，人脈比能力重要；也應該聽過現在工作要求的是有獨當一面能力，更需要有團隊作戰能力，

這些用詞都是很空泛，你可能對它所代表的意義不是那麼的了解，

下面我就來提提我個人經驗中對Team work的體悟吧。 

近日來國內受到餿水油事件，人心惶惶，而檢調單位正全力偵查頂新用油是否為高層指示，無獨有偶，全聯福利中心也受到離職員工投訴，將過期商品重新包裝上架，而檢視過去重大食安、工安事件(如高雄李長榮化工氣爆案)，常引發的一個話題就是，到底企業內由誰授權? 誰聽命辦事?

PM：「Jenny，對了！電子商務那個專案上週開會說要完成產品的更新記錄，你做完了沒有？」

Jenny：「報告PM，上週開會是說這個星期嗎？好像是下週吧？我有點忘了，我翻一翻會議記錄，看是那一天！」

客戶：「Chris你好，你們上個月說要去機房幫我們的設備安裝上滑軌，怎麼到現在還沒有弄好？」

Chris：「對吼！我忘了這件事情，你們可不可以再給我們一兩天時間，我趕快請同事幫忙！」

總經理：「Jason，明天要報告第三次BigData產品研發案，你應該準備得差不多了吧？」

「報… … 報告總經理，嗯！我們快… … 準備好了！明天向您報告。」Jason抓抓頭皮，知道自己忘了這個天大的事情。

其實，這是一本書的書名，會用這當本文的title是因為這篇文章的內容是我在看這本書時自己心中的體悟。

「沒有古早心，怎麼煮出古早味」這是電影中憨人師告訴小婉的一席話，以職場的角度來說，做一件專案，如果內心不認同或沒有那份心境，是無法做出真正高品質產品的。很多時候，我們抱怨工作只是為了滿足老闆或主管的喜好，毫無市場價值，原因可能來自於老闆或主管本身，也可能來自於我們自己無法有效解讀被賦予的任務，體會不出「古早心」。

米雪兒為一家企業的人資經理，因應市場需要，她時常需要幫公司招募各式各樣的人才，雖然米雪兒已經在這家公司工作一段時間，只是每次需要招募人才時，各部門主管提供給米雪兒的時間總是那麼緊急，主管們的理由很簡單：因應市場高度競爭的壓力，公司需要立即因應並成立相對應的專案，這些專案當然也需要有相對應的人才來運作。

面對每天繁忙的工作，費力傷神的人際關係，不斷堆疊上去的工作量，就算你是超人，一定也有感到倦怠的一天。

若你放任這個狀態持續下去，你可能會在某天清晨醒來時告訴自己：

近日大家身受餿水油毒害，連帶導致GMP這個所謂優良食品的認證標章被打上一個大問號，究竟消費者還能相信誰? GMP全名為Good Manufacturing Practice，中文為「良好作業規範」，目的是給予合乎「良好作業規範」的廠商一紙證明，讓消費者選擇商品時有所依據。

光雄是一家傳統製造業的研發經理，事事求好的個性以及熱心幫助別人的性格，導致當他看到需要協助或是不合理的情況發生時，他會想要願意伸出手來協助大家做更多的事，但因為這樣，在工作上，他總是顯得特別的忙…

「為什麼只是企業的內訓課程，你要花那麼多時間準備？」
這個問題我大概被問了不下10次，每一次我主講一個課程，我都要求自己：

某一次跟一個朋友聊到下班接公司電話這件事情，

他問我下班後會不會接公司或老闆的電話，我回答說我要看狀況，看心情。

什麼是社會化你的構想？

「社會化」，在字典裡的意思是「去社交，讓自已融入社會當中。」你必須做些改變使你自己能夠與他人共同相處。而專案也是如此，專案需要許多人來共同完成並達到目標。有很多事情會阻礙專案的進行，而這些阻礙則是來自於「改變」。例如，企業方針、贊助或是技術操作的改變。身為專案管理人，你必須確保這些改變不會對其他人產生影響，且確保這些改變能夠適合於所有人。

小偉是一家公司的專案經理，他的工作除了需要協調與溝通專案團隊間的工作事項外，也需要隨時在專案會議上回報目前專案的進度，以往他會用Microsoft Excel 做為報告專案進度的工具軟體，因為這是他與大家都熟悉且常用的軟體。