專 案 管 理 輕 鬆 學

他時常需要與各部門進行跨單位的溝通，像是：與業務同仁們討論客戶對產品的期望，或是與製造部同仁們討論生產狀況
同時，還需要與市場部同仁們溝通市場現況與未來的需求，總而言之，光雄發現他的工作有80%的時間都花費在溝通上。

用對溝通方法

 雖然溝通十分重要，但回到公司的角色，他應該聚焦於研發的工作

只是他發覺每回公司有訂單需要進行時，運作的狀況總發覺不是那麼順暢，舉例而言：

當業務部告知某客戶有開發新產品的需求，同時還有截止日期的要求時，由於業務並沒有同步支會研發，這導致研發在當下無法立即清楚。同時，由於截止日期的限制有時還會造成研發單位無法順利在截止時間內開發出新配方的問題。此外，有時當研發單位把配方開發完畢後，製造部又接著發生無法立即生產的問題，為何會這樣呢？

主要原因可能是因為採購單位並不一定立即知道有這個訂單的需求，同時，由於進貨需要時間，甚至還需要貨比三家。
這些都需要花費一些時間來進行，由於原料還沒有準備好，製造單位的生產流程與進度勢必造成延誤

 一關卡一關，最後便造成公司整體的損失了！

經他仔細分析後，他發覺由於工作間依存著相依性，每個工作間也不是一個單位可以完全搞定，總之，角色與責任的問題以及時間控管的嚴謹度最終都造成公司的損失，事事求好的他，也開始思考有什麼方式可以更有效的解決這些問題，有什麼方法可以讓大家站在置高點早一點發覺各工作需要何時準備開始以及需要控制在何時完成。

這天，光雄參加了一場講座並發覺原來答案就在：專案管理＋Microsoft Project ，簡單的說：專案管理的知識就好比“內功”
只是，如果我們想要以“沙盤推演”的方式模擬與規劃每個任務最多可以花費的時間以及每個任務應該由何單位或是何人來負責時，則可以透過Microsoft Project 這套專案工具軟體來將規劃以數字化的方式來呈現。

簡而言之，專案工具軟體就好比是“外功”
以光雄所提到的問題，透過Microsoft Project 我們除了可以清楚的掌握每個任務最多可准許的時間，任務最早需何時開始、需控制在何時結束等資訊更重要的是，我們還可以清楚每個任務由哪個單位或是哪個人來負責。
由於資訊被清楚的以數據化的方式來呈現，因此，便不會發生各單位準備時間不足的問題以及單位間權責畫分不一的問題。

光雄還發現當企業如果有Microsoft Office 365 或是Microsoft Project Online，還可以將Microsoft Project 規劃好的成果同步資訊到雲端平台中

(將Microsoft Project 與SharePoint 工作清單同步)

如此一來，所有部門的負責人都可以輕易的到相同的雲端平台掌握整個專案的運作情形，更棒的是，個人的電腦無需安裝用戶端軟體，只需透過瀏覽器便可以輕易掌握專案資訊，不僅如此，還可以透過手機或是平板電腦即時掌握專案資訊哦！

(當我們把專案資料同步到雲端，用戶端只需透過瀏覽器便可以掌握完整的專案資訊)

光雄深深的發覺，只要用對方法，原來溝通也可以這麼容易！

推薦課程：

企業專案經理菁英班

作者：游振昌
 ●專案管理顧問有限公司 執行長
 ●中華國際專案經理人協會 理事長 
 ●Project Club 發起人暨資深顧問