專 案 管 理 輕 鬆 學

前陣子網路上轉載著一篇"26樓會議室的燈"，內容是一名美國工程師 Robot Joe把自己擔任工程師所碰到的種種荒謬軼聞，改編而成的有趣文章，結果受到廣大迴響，因為這篇文章可說是講到了工程師的心坎裡去了。雖然不是科班出生，但我在工作初期也當做好幾年的工程師，因此對這篇文章也是很有感觸，於是試圖抽絲剝繭，來探討其中潛藏的幾個大家常遇到的真實問題。

「風險」是生活當中不可避免的一部份，但如果你夠聰明的話，你會盡你所能地去降低風險帶來的傷害。執行專案也是如此，身為專案經理人，你的職責就是要想辦法將風險減至最低，並確保專案能夠及時交付。

台灣每年總會爭論一次颱風假是否放得恰當，正、反兩方的意見各有其道理，本篇文章想探討的是，單純從風險管理的角度來看颱風假這件事，而不談論假放得合不合理。

良好的專案溝通、縝密的時程安排、豐富的資源是使專案能如期完成的重要因素；但你不能因此鬆懈，任何一個專案都有面臨失敗的可能！當你的專案逐漸出現失敗的徵兆時，你要如何解決呢？你除了了解問題的原因之外，你還得知道要如何將脫軌的專案拉回原位。

話說星際大戰7就要在年底上映了，許多星戰迷應該會很雀躍，我雖然不是星迷，但1~6集也都沒缺席。星際大戰系列最早在1977~1983年間上映，那時候西方電影的武打還沒受到東方武術的影響，所以是走蠻力派，如果以現代的角度來看，會覺得貴為天行者為什麼會用有笨拙的打鬥技巧...

地球人壞壞是描述外星人柯奇前往地球執行任務，被邪惡的壞蛋總司令擄走，他的哥哥蓋瑞前往營救所發生的一些趣事。柯奇與蓋瑞一個主外一個主內，行事衝動的柯奇在任務中總是扮演衝鋒陷陣的角色，而蓋瑞負責在太空船內監控動靜，下達指揮命令。由於兩人的個性差異極大，作風保守但絕頂聰明的蓋瑞總是被嘲笑膽小怕事，很多事情只想不做，甚至連自己的兒子都以此為恥。

領導力，頻繁出現在我們生活當中，不論你是否處於高階職務，你都可能用到它。沒有人一開始就知道如何領導，通常都是透過觀察以及不斷的練習來增進領導力。一個專案會有許多人員牽涉其中，你要如何領導他們呢？以下提供幾個技巧，幫助你更有效的領導。

1.當個追隨者

領導的真理就是「跟從」，你必須隨侍在側你的小組，在他們需要你幫助時給予幫助，幫他們也幫你，讓你能成功完成專案。

2.問問題

當你的組員一臉茫然地看著你就表示他們不知道該怎麼做，他們在等待你的指示，也就是需要你的領導。在你下達指示時你可以先問，「你覺得ＯＯＯ如何呢？」，「對ＯＯＯ有什麼看法呢？」透過這種形式的問題能使你獲得更多資訊。

3.建立團隊合作

你必須使你的團隊一起合作，但當你的組員沒有安全感時，要他們互相信賴合作是很困難的。

要打破這個窘境你就得不斷的堅持，堅持讓他們一起合作。每個人有不同的個性、來自不同的文化背景；有些人喜歡清楚明白的指示且對於提供自己的意見感到不自在。但為了使團隊合作發揮效用，你必須讓所有組員參與合作，分享意見、看法！

4.多加付出

在做任何事時你都應該付出的比別人更多！

5.讓工作與生活之間達到平衡

上一點提到的付出並不是指你需要付出健康或安寧的生活為代價。領導人常常會認為加班熬夜能展現出你對專案有多麼盡心盡力、多麼的重視專案；但你這種舉動通常會讓組員感到罪惡、愧疚，使他們不得不跟著你一起熬夜加班，破壞了工作與生活之間的平衡。

6.組員提升自我能力

了解他們想要提升自己哪些能力、了解他們的目標，並適時地替他們提供機會來提升專業能力。

7.不斷的充實自己

多參加一些專業課程或講座能讓你掌握產業發展的最新資訊，並勇於接納新事物。這不單只是工作上的需求，充實自己也能讓你感到滿足。

8.讓組員像你一樣可依靠

不只是你，你的組員也應像你一樣對工作有責任感，能完成你交辦的任務。你也必須讓他能在沒有你的幫忙之下自己完成任務，如果少了你的幫助就無法完成交付任務，那麼你就要考慮減少組員的任務或是直接將他從小組中剔除。

9.誠實地對待小組

就如牛糞很臭是事實，你總不能昧著你的良心說「牛糞聞起來真香」吧！誠實地對待你的小組，不管你所接收到的專案消息或是回應是好是壞，你都得如實的告知他們事實而不要有所隱瞞。

10.做個有血有淚的領導人

當領導人不代表你得像超級英雄一般威風厲害。你可以勇敢地去失敗並承認你的過失，在你失意時甚至不用害怕掉眼淚。

歸根究柢，到底是什麼讓專案獨一無二呢？你或許不是公司的CEO也或許不是一個國家的領導人，你領導的是一個「團隊」；專案就是一群人聚集在一起去完成一件事

專案需要的就是「團隊」

只有擁有優秀的團隊才能產生完美的專案成果，而優秀團隊的根本就是「你」，領導者！

延伸課程

敏捷團隊專案實作工作坊

身為專案經理人，彙報專案的進度是你的責任之一；這個動作除了能讓你的專案贊助人瞭解專案進度之外也能讓你及你的專案組員更加清楚地知道專案目前的情況。以下是幾個能夠幫助你提升專案報告的方法。

說到近年最夯的電影，當然就是漫威(Marvel)英雄系列電影，據說漫威規劃的藍圖中，檔期已經排定到2028年。

漫威漫畫最早在1939年設立，累積到現在已創造八千多名角色，但漫威的經營並非一帆風順，甚至一度瀕臨破產，

為求生存將《X戰警》和《蜘蛛人》的版權賣給福斯和SONY公司。

大型的專案管理常會仰賴報表，這些報表不外乎用來讓管理者快速掌握進度、人力、經費等資源情況，但卻可衍生出各種不同的樣貌與規格。有個朋友曾待過一家軟體公司，專案通常為一年期，分期中與期末兩個階段審查驗收，專案成員每天要填寫工作日誌，每周要備份檔案到指定的儲存空間，專案經理除了這些例行公事之外，還要定時更新當週時程表與下周預估時程表，每周有例行進度會議，每月則要製作專案狀態報告，每季則有大型內部稽核。專案狀態報告包含了一份完整的excel追蹤清單，記錄了期初與各階段人員、資源、進度、學習狀態、費用等狀態。

風險登錄表，原名Risk Register。Register指的是一份正式的記錄或是清單，PMBOK中有二份以register為名稱的專案管理文件：

人先搞定了事情就好辦了

今天要談的是人力資源管理，關於職場上的應對等議題，我在本文中不會有太多著墨，

我想在我其他的文章中就有提到非常的多，今天我主要針對組織、權力等面向來探討人力資源管理。 

每個人的信仰有所不同，各自有自己神聖不可侵犯的領域，並遵守著相關的規範生活著。工作中，也有些人把某些專業上的手法、概念奉為至高無上的教條，然後虔誠地依循這一套邏輯處理工作中大大小小的事物，大部分的時候，這樣的原則讓人做起事來有條有理，甚至能說服他人接受自己的想法，但萬一走火入魔，凡事用同一套理論做事，就會陷入固執與偏見的漩渦中，影響正確的判斷，害了自己也害了團隊。

「報告明天可以給我嗎？」 無論是贊助商、發起人、專案主任或同事，毋庸置疑這是專案經理常聽到的一句話。為滿足要求，專案經理都須費時編輯，分享、呈現報告。事實上，製作報告能更清楚專案的走向，對製作者也會有幫助。無論你在專案哪一個階段，你必定對自己的報告充滿信心。只是，如何使報告更加清楚明確，現在，就讓我來告訴你四種在專案中很重要的專案報告！

救救上班族是泰國一部輕鬆有趣的電影，由泰國知名偶像Tik傑西達邦飾演，女主角則是俏麗可愛的Bow。劇情是描述一家飲料上市公司，接收到韓國總公司要求在三個月內研發新產品的任務，市場部主管Pun臨危受命擔任這個專案的主管，而女主角Whai則是Pun的新助理，靠著裙帶的裙帶走後門進公司。

阿緯是一個初出茅廬的專案經理，透過在職進修努力考上了PMP，公司也開始將專案交由他負責，短期內即將負責三到五個大小不一的專案，面對不同團隊成員、不同時間與進度的專案，阿緯該怎麼辦呢?

阿緯是一個初出茅廬的專案經理，透過在職進修努力考上了PMP，公司也開始將專案交由他負責，短期內即將負責三到五個大小不一的專案，面對不同團隊成員、不同時間與進度的專案，阿緯該怎麼辦呢?

小明在一家公司負責專案協調與溝通的角色，同時也需要協助各專案經理在每次專案會議中將進度整理成一份專案報告，以往，他習慣性的把這周收集到的專案任務進度整理成一份Excel 表格，並寄送給各專案成員及高階主管們，呈現的效果可能就像下列圖表一樣由一堆試算表數字的資料來展現專案資訊。

這是一個簡單透過Excel 所設計好可以同時掌握每個人在專案工作中進度狀況的範本，試著想想：當團隊成員同時參與多項任務時，身為專案經理的你一定會需要掌握每個團隊成員手邊任務運作的進度。透過[用人管理計畫書]，你可以很容易的以人為中心，掌握每個人手邊有哪些工作需要進行，你可以要求團隊成員們回報任務的開始日期、預計完成的時間以及完成百分比，此時，範本會自動的計算任務所需的工期、工時以及完成天數與剩餘工期等資訊。

上次在一個專案管理的分享課程後，有人舉手說：「感覺你都遇到很好的sponsor，他們都願意聽你的建議，哪像我，每次都遇到不講理的人。」
其實諸如此類的話我聽了不下數十次了，會有這種反應的人普遍認為自己是.........

最近碰巧遇到幾位朋友詢問專案管理的知識，心裡默默感到高興，慶幸自己在專案管理的領域進入還算早，累積了一點點經驗可以分享和討論。在交流的過程中也發現，專案管理是否能在企業內部實現，最大的因素還是取決於高層是否有決心導入，而非團隊選用哪一種方式或工具。

專案管理貴在如期如質完成專案範疇內的任務，但品質的好壞與時間、範疇、資源有極大的關聯，稱之為專案的三重限制。在星際效應電影中，以庫柏為首的太空人與科學家們，在sponsor布蘭德教授的遊說下，穿越蟲洞前往未知的星際去探詢適合人類居住的星球，是十年前拉撒路任務的延續。拉撒路一詞取自聖經，在新約《約翰福音》11章中記載，拉撒路病死後被埋葬在一個洞穴中，四天之後耶穌吩咐他從墳墓中出來，因而奇跡似復活。言下之意，這一趟太空任務猶如尋找奇蹟般的旅程，充滿挑戰。

你如何知道你在什麼時候能完成專案呢？很簡單，你只要在完成一個專案項目時就將它紀錄下來，那麼你就會了解你的專案還剩下多少部分沒有完成。

因此，你需要一個非常具體的方式去評估你的專案進展，讓你清楚知道專案進度是否有照著專案時程走。以下提供了三個技巧，讓你能清楚了解專案資訊並確認專案進展是否有如預期地進行。