「報告明天可以給我嗎?」 無論是贊助商、發起人、專案主任或同事,毋庸置疑這是專案經理常聽到的一句話。為滿足要求,專案經理都須費時編輯,分享、呈現報告。事實上,製作報告能更清楚專案的走向,對製作者也會有幫助。無論你在專案哪一個階段,你必定對自己的報告充滿信心。只是,如何使報告更加清楚明確,現在,就讓我來告訴你四種在專案中很重要的專案報告!

 

  1. 專案狀態報告

這是我們在專案報告中經常使用的。報告的頻率,取決於你在專案任務中的職務,也和事件的複雜程度有關。比如說,你被指派的是長期任務,超過一、兩星期,從每日狀態報告中通常看不出大幅變化。當你要製作專案狀態報告時,你會花多少時間?我想一定是越快越好。這裡有一個推薦的方法 : 先製作一個標準狀態報告表單,即使你事後還需要改良、修正,這仍然是節省時間的有效方法。

風險報告

至少一個月做一次風險評估報告,這份報告通常在風險會議後完成,你也可以選擇會後更新風險記錄表。但你應該鼓勵參與此案的所有成員,記錄下他們認為專案中可能遇到的風險。風險報告在呈現上,雖然沒有固定的形式,但是都必須包含所有風險記錄中的重點。我們比較推薦的方法是 : 先寫出最可能造成專案問題的潛在風險與其細節,再簡短說明一些傷害性較低的風險,最後總結「我如何有效管理,避免這些風險」。

執行報告

正因為所有報告,都必須為閱讀者量身定做,所以這份報告和狀態報告必然大相徑庭。這份報告必須經商業利害關係人及專案成員過目。製作一份這樣重要的文件,必須用檢視此文件人或更寬廣的角度去思考。舉例來說,他們會想知道如何幫助解決專案中的問題,專案整體預算的運用與你是否能達到專案的里程碑。在撰寫報告時,你必須使這份文件是容易閱讀的。舉例來說,如果記錄或瞭解專案執行的方式是利用智慧型手機或是收發電子郵件,絕對不要讓你的報告是一張閱讀困難的表格。另外,特別要小心過大的圖片,那會提高閱讀者下載的難度。

資源報告

身為一位專業的專案經理,該如何掌握專案成員的行蹤?或許你會開始瀏覽整個專案,並且著手計劃人員配置的問題。這樣的方式,除了耗費時間外,長時間下來也會使頭腦變遲鈍,如果希望更有效率,不妨用一些專案規劃的軟體來協助你,無論是專門繪製甘特圖的軟體,或功能齊全的專案軟體,都有很多制作資源報告的方式供你選擇。

 

資源報告不僅能掌握人員動態,同時也對專案配置上的問題一目了然。以實際狀況為例,有時候,專案經理會因公事繁忙,不經意將一位人員分配到兩項任務。我們都知道,一人最多也只能執行一項任務。因此,若沒有挑出這些人事資源分配的問題,專案進度就無法按計劃時程進行下去。

 

利用這項報告來確認每位人員的狀態、任務、時程是否互相抵觸,必要時也需一併修改原定的專案計劃表。事實上,資源報告在多名人員的時程安排上非常有效。因為你可以在他們完成任務後,再派任務給他,如果你將資源可用性和專案時間軸做比較與對照,就能更有效地計劃整個專案。因為當每個人都有自己必須獨立完成的任務,專案管理者就不需等待其他未結束的成員,可以直接再分派新的任務給他。總體而言,即使這份資源報告文件在開始說明時有點困難,對專案經理來說,這仍然最有效。這份文件非常值得花時間仔細閱讀之後,重新審視、修改原定的時程表,進而達到整體專案的優化。

 

現今,專案報告對專案管理來說已經是非常重要的一環。而專案報告的方式有很多不同的選擇,現在你已經知道有以上這四種很實用報告模式。你可以開始嘗試,從中選出認為最適合的一種,讓他來協助你完成計劃與監督專案的苦差事。

 

照片來源:http://www.pqsl.org.tt/?page_id=133

https://antistroke.files.wordpress.com/2014/03/measure.jpg

 

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