掌握專案風險的六大方式

「風險」是生活當中不可避免的一部份，但如果你夠聰明的話，你會盡你所能地去降低風險帶來的傷害。執行專案也是如此，身為專案經理人，你的職責就是要想辦法將風險減至最低，並確保專案能夠及時交付。

因此，你可以利用簡單的風險分析，幫助你找出專案的潛在風險。千萬不要對自己太過自信而忽略專案的潛在風險，使專案陷入危機當中。

以下是幾個能夠幫助你更加妥善管理風險的技巧：

我們常說：「早餐是三餐中最重要的一餐。」，專案也是如此，出發點的決定是相當重要的！如果你無法為專案訂定出一個精確又清晰的定義，那麼你就已經輸在起跑點了；這也就是制定專案章程的原因，專案章程能讓你清楚知道專案的方向、目標、範疇及交付成果等資訊，讓你能繼續順利的進行專案。

了解組員任務的完成度也能幫助你知道專案的潛在風險。你必須將你的組員納入風險的計算；小至他們所該負責的專案任務，大至他們的身體健康都可能會影響專案，產生風險。

定期和你的專案小組開會討論，判斷專案的潛在風險；提前評估出專案風險可以讓你預先準備應對方案，讓你能更加有效地處理風險。

預先確認專案風險可以讓你更加有餘地去應付、加快處理，讓專案風險所產生的影響在你的掌握之中。

確認完潛在風險之後你則需要一份「風險計畫」，這份計畫內容詳述了所有潛在風險所帶來的影響以及對這些風險的解決方案。舉例來說，當你面臨了材料短缺的風險你可能會要求供應商多準備材料，讓你在需要時能立即取用；你也可能會採取另一個計劃：尋找另一供應商當後援，以防原本的供應商無法出貨。

你須隨時保持警戒，建議你每兩周或每月召開一次風險會議，隨時監控潛在風險，留意是否有新的風險可能產生。你也可以詢問組員一些與潛在風險相關的問題，例如：風險將會發生嗎？是否有新的潛在風險？風險計畫裡相對應的措施是否完善？風險的可能性是否減低或是增加？透過這些問題來幫助你掌握風險的最新情況。

和你的老闆或專案贊助人「說清楚，講明白」，詳盡地告訴他們專案存在了些什麼潛在風險，讓專案贊助人能事先了解這些風險；千萬別把潛在風險當成祕密一般，不漏半點風聲。不定時地向專案贊助人報告專案風險以及風險計畫，讓他們掌握潛在風險的資訊、了解你的應對方式。

希望以上這些方法能使你更加容易地去掌握專案潛在之風險，讓你的專案能順利進行下去。

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