專 案 管 理 輕 鬆 學

Worktile是一套輕巧簡便適用於專案管理的小工具，只要一組電子信箱，快速十秒就能完成註冊，登入使用。

如何為你自己建立不錯的第一印象呢？建立第一印象是非常重要的，但你要怎麼建立呢？你或許會認為一個簡單的微笑或是友善的握手就能夠建立起不錯的第一印象；但事情往往不那麼簡單，難道只要對著對方微笑並不斷點頭說「好」就能留下好印象嗎？

你是容易重蹈覆轍的人？還是絕不貳過的人?

在會議或是與人約定好要碰面的約會，堀田每次都會遲到個兩、三分鐘。

堀田本人也很清楚自己這個毛病，但在心中總抱持著「 遲到一下子應該無妨 」的僥倖念頭。同樣遲到的問題過一再重複，最後終於影響到重要的工作。堀田為何會老是重複遲到這種失敗的過錯呢 ? 容易重蹈覆轍與絕不貳過的人、總是失敗與經常成功的人，他們之間究竟有什麼不同 ?

你是否有過這樣的經驗？

常常惹老闆生氣，但是被老闆罵，心情就變得低落，所以希望老闆不要再生氣了。

老闆如果是很容易動怒的人，要改變老闆，並不是件容易的事，因為這位老闆應該幾十年來都是這樣的個性。

改變老闆很困難，但是可以改變自己。

工作分解結構（WBS）是一個紀錄專案所有的交付成果的圖表。這張圖表不包含各項任務的完成時間以及任務執行的優先順序，圖表上單會顯示出所有的專案任務內容。利用工作分解結構表能讓你不錯過專案中的任何一項任務，因此，和你的專案小組一起討論專案分解結構表示個不錯的選擇。以下是建立專案分解結構表的六大步驟。

閉上眼睛，感受一下，想像一下，傾聽自己內在的聲音……

生活中大大小小的事情，要吃什麼、要做什麼等等，每當要作決定，或是在思考時，總是會這麼告訴自己：感受一下，傾聽自己內在的聲音……

在不可能的任務-鬼影行動中，阿湯哥不再是一個人賣弄英姿，而是打團體戰，於是電影中加入了更多高科技的應用，讓整個劇情增添不同的元素。讓人意想不到的是，打造這樣充滿科技感、懸疑感，與扣人心弦故事的組合，竟是出自以動畫為專長的導演布萊德·博德（Brad Bird）手中，他過去的作品包括超人特攻隊(2004)、料理鼠王(2007)等，光看這樣的資歷，很難想像能讓一度沉寂的不可能任務系列起死回生，獲得如此高的評價。

你是否曾經接獲客戶「客訴」通知，對方似乎非常生氣。

你心想「得先趕快平息一下客戶的怒氣」，一面思考解決之道，一面趕往對方的公司去。

然而，儘管你試圖以最大的誠意拚命道歉，並對客戶表示「一定會以最快的速度解決」，

但客戶的怒氣卻絲毫不減，反而更一發不可收拾。

明明自己這麼努力地想替對方解決問題，但對方卻絲毫無法體會自己的心意……為什麼會出現這樣的結果呢？

我們來看一下以下的狀況，

當你的專案有許多許多的事情要處理，你知道該如何去一一化解嗎？讓我們交您幾個小撇步！

規劃專案是很有趣的，你必須要去整理專案事項、尋找你能諮詢的對象還要確保你的專案人力資源；這也是你能展現你規劃技巧的機會，還能讓所有人都知道你是這專案的領導者！但規劃專案時不可能沒有任何困難，以下是六個當你開始規劃專案時可能會面臨到的問題。

2. 1.專案人力資源問題

就算是世界上最好的計畫也會因為沒有適合的人選去執行而無法交付。你或許能自己去執行專案，但一般來說，你的專案團隊至少會有一個組員。專案人力管理是個很重要的問題，因為如果沒有能正確執行專案的人員，那麼你就沒有辦法交付專案成果，而如何在恰當的時機尋找到適合的人員又是另一問題。所以，尋找適合人員去執行專案以及在恰當的時機找到適合人選都是很重要的。

1. 2.不明確的專案目標

為什麼會有這專案？有時，專案在開始執行時並沒有訂定明確的目標，以至於連專案贊助人都不太清楚為什麼會有這個專案。而這不該是你會遇到的狀況！你整個團隊應該要清楚的被告知為什麼要開始執行專案，以及專案的目的是什麼。有些專案是為了交付企業利益，有些是要確保公司的運行有符合法律、法規的規定。事實上，專案執行的原因有很多，而你必須要讓你的專案目標清楚明瞭；否則，達成專案目標就會變得相當困難。

1. 3.錯誤的估計

專案規劃是由很多事項組成的，而這些事項必須在一定的時間內完成。持續時間(工期)就是指事項要花多久時間去執行，這通常由和事項相關的專家評估。他們會根據前一專案的經驗來做判斷，舉例來說，如果他們在過去曾執行過系統測試相關專案的話，那麼他們在同樣和系統相關的專案上就能輕易地評估需要花多久時間。這個問題會在當專案小組沒有人曾有過相關經驗時發生，並導致事項工期難以評估，而如果專案小組沒有使用適合的評估方式去評估的話也會造成問題。

1. 4.不明確的專案範疇

專案的交付成果是什麼？專案目標指的是專案的目的，專案範疇指的是專案要確切交付出的專案成果。不管交付成果是什麼，都應該清楚的訂定。

如果你不知道專案範疇該規劃哪些項目，那麼你可以從你明確知道的開始著手規劃，不過這代表你將會錯失一些重要的項目。這些重要項目可能會在你規劃完之後才被納入專案範疇，這就會需要你再額外規劃；而這就代表你造成了專案不會如期完成的風險。

1. 5.專案風險問題

如果你之前曾執行過相同類型的專案，你或許就能清楚地知道你可能會遇到那些問題，以及你可能會面臨到的風險。風險會牽扯到專案進度計畫，因為如果你太過謹慎的話，你會發現你整個專案行程會比原本規劃來的久。同樣地，如果你太過野心，且沒有將任何可能的風險及問題納入考量的話，那麼你就會發現你會因時間不足而無法在交付期限完成專案。評估你可能面臨的風險，並將這些風險銘記在心去規劃你的專案進度時程。如果你先前沒有執行過這類專案的話，那麼這將花費比你預期還要多的時間去規劃進度，因為你可能會遇到妳沒有預見到的風險。這些風險需要被解決處理，而這就會花費你更多的時間。

1. 6.不足的專案安排

你的專案規劃可能會因你自身的能力而無法有效率地去安排。你的計劃必須包括專案重要事項、專案相關項目、專案日期、專案人力資源，如果你的規劃沒有這些要素，那麼你就會有無法追蹤進度，或是沒有辦法讓專案有結構性地去執行的風險。而當你規劃的太過長遠也會造成問題，可行的規劃時間大概是往後推六個月，你可以好好地規劃未來六個月要執行什麼項目。規劃比六個月再久遠的時間並加加入許多細節是比較困難的。如果你將整個專案規劃的太過細節，那麼當專案有變動時，你就會很難去達成。你的專案贊助者可能會添加新的項目至專案範疇，關鍵人員可能會離開小組並由經驗較缺乏的人員替代，或是其他可能會拖延你專案的等等問題。學習了解如何利用專案排程軟體，並只規劃一段你能合理預見的時間內的詳細細節。

專案規劃是相當困難的，因為你必須將許多變動因素納入考量。將計畫正確安排可能會相當困難，你會發現你可能需要不斷修改，因為可能有人提交了新的特點或是更改了專案的範疇。但如果你有小心謹慎地去思考這六個問題並且積極努力地去克服的話，你就會發現從整個專案規劃的開始到結束都能很輕易地去執行解決。

圖片來源：1 2

拒絕 「 不想做的工作 」 、 「 不想參與的邀約 」 的方法

在公司等組織裡，愈是好好先生愈容易抽到下下籤 。

因為愈是好拜託的人 . 就會有愈多人把 「 不想做的工作 」 託給他 。

不過只要實踐以下介紹的方法，就能夠在完全不傷害任何人的情況下回絶這類棘手的請託。這個方法不只能應用於工作上 。

在日常生活當中，面臨不想參與的邀約，或是有人拜託你做有點討厭的事等情況，在難以拒絕的困境下，也可以運用相同的技巧。 

在NLP親和感建立的技巧中，開口 「 讚美 」 對方是基本 ~

人對於讚美自己的人會抱有好感 ~ 要想加深與對方之間的關係 , 「 讚美 」 對方是最有效的作法 。

受到稱讚的對方心情會變好 , 只要產生了好心情 , 就會對讚美自己的人懷有好感 。

此外 , 因爲誤解了 「 對方瞭解自己的事情 」 , 所以會誤以爲對方是自己的伯樂 。

因此 , 若是想要在人際關係中加深與對方之間的關係 、 想要博得對方的好感 , 最好要極盡能事地 「 讚美 」 對方 。

然而 , 讚美對方是有時機點的 , 並不是不分青紅皂白的亂吹捧一番就可以的 。

那麼 , 應該在什麼時間點上讚美對方呢 ? 在與他人初次見面時 , 讚美的效果會比較弱 。

在認識不久時便開口讚美對方 , 很容易會被認爲是 「 反正都是客套話吧 」 , 甚至因爲不同的場合 , 還有可能會被誤認爲是 「 善於逢迎的人 」 , 而收到反效果 。

因此 , 讚美對方要選在認識以後第二次見面的場合這麼一來 , 就會將 「 關於你的事情我已經有一定程度的認識了 , 對於你的這個地方我覺得很棒 」 的訊息傳達給對方 ,

而增加發言的可信度 。 在剛認識卻想讚美對方時 , 要儘可能等上一段時間再開口讚美會比較好 。

如果對方做出了某些反應 , 使得情況看起來很順利時 , 就在對方處於開心的狀態下 , 不要有太多顧忌 , 開口讚美就對了 。 在人產生開心情感的時候 , 想法最正面 , 也最容易接受評價 。 此外 , 「 讚美 」 是試圖找出對方優點的行爲 , 有助於磨練讚美者練讚美者的觀點等好處 。 人之所以讚美別人 , 其實說穿了還是爲了自己 。

掌握預算通常是專案之中相當重要的一環，但這環節卻不那麼討喜。成本通常是不斷變動的，而這也就是使你在規畫預算時感到困難的原因。成功掌握預算的關鍵就在於你需讓所有的專案項目都在你的掌握之中。建立一套有系統的方法了解專案的花費，讓你能準確地知道「數字」。

以下五個方法可以讓你減輕製作預算的壓力並盎你能及時、準確的掌握專案預算。

專案溝通是執行專案中不可或缺的一環，你要如何讓溝通簡潔有力，使聽者能清楚知道你的目的呢？

以下是幾個能迅速加強你溝通的幾個技巧：

「 冷讀術 」 ( Cold Readings ) - 是指 「 運用語言及心理上的詭計，讀取初次見面者的心理 ， 並預言未來的事 」 。 講白一點 ， 就是 「 假算命 」 這是讓初次見面的人認為你說中了他的過去 、 現在與未來的技巧。運用冷讀術 ， 能讓對方覺得 「 這個人真瞭解我 」 如此一來就可以與之建立 「 信賴關係 」。

善用NLP技巧中從屬等級中的[價值層]激發衝勁!!

對部屬而言要將工作結果寫成書面報告是不必上司提醒他就已經知道的事了，但 「 麻煩死了 」 這種情緒卻始終盤據在他的心裡，使他一直遲遲不願動手 。

你是否也曾遭遇過類似這種 「 明知非得做什麼不可卻很不想動 」 、 「 只要做就有把握完成，但卻一直沒那個衝勁 」 的情形呢 ?

自己為何會如此缺乏動力 ? 到底該怎麼做才能鞭策自己？假設你身為部屬的上司，應該要怎麼進行對話才能在旁支持他著手進行 ?

「好的開始是成功的一半」，相信大家對這句話並不陌生；

要如何「開始」一個新專案，讓事情事倍功半呢？

以下提供的五個方法能給你莫大幫助！

籃球場上，跑位的頻率極高，不論持球或空手，場上五個人透過不斷的跑動換位，一方面欺騙防守者，另一方面讓真正的攻擊者取得空檔，在這不斷交換位置的過程，每一次不同的持球者，都要伺機尋找最佳的傳球路徑以及投籃角度。通常教練下達的戰術不會只有一套，當第一階段的跑位失敗，無法創造最佳攻擊點時，便要直接進入下一個戰術，不容許有任何耽擱。攻擊方如此，防守方亦同，隨著比分的變化，以及因應對方攻擊的策略，防守一方也會調整隊形，誰該守誰，誰在什麼位置負責協防，都必須交代清楚。

從『後設程式』可以得知你著眼於過去•現在•未來哪段時間中。

如果我們有好多好多的事情要做，誰不愛擁有一個清單？告訴自己該做什麼，並且詳細的條列出來，下次只要依循這些清單上面的步驟，我們就可以完成一個專案，又不用害怕遺漏甚麼東西，那該有多好呢？當然身為負責這個專案的你，以下步驟可以幫助你更輕鬆有效的規劃專案。

我們總是以為當我們疲勞時，透過睡眠是最好的方式，但其實不然，睡眠的確是一種有效的休息方式，但只對睡眠不足或體力勞動者適用！

羅伯特·席爾迪尼提出的[影響說服力的六項原則]

當你需要結算專案時你會怎麼做呢？通常你會問，「專案是否有專門負責結算專案的會計人員？」如果有，那事情就好辦了；但如果沒有你該怎麼做呢？

不論你所在的組織或大或小、資源充足不充足，估算你的專案成本是非常重要的！對大部分的人來說，專案是否有在「預算內」完成是衡量專案成功與否的指標。