專案溝通是執行專案中不可或缺的一環,你要如何讓溝通簡潔有力,使聽者能清楚知道你的目的呢?

以下是幾個能迅速加強你溝通的幾個技巧:

  1. 1.使對話清晰

第一個關鍵要素即是「清晰」,你須讓你的成員能夠徹底、完全地明白你的目的、目標;因此,你必須要使你傳遞出去的訊息是非常清晰明瞭地。

舉例來說,組員很可能聽不懂你在對話當中提到的詞彙縮寫或是專業用語;並不是每個成員都專精各個領域,因此你所提及的專業術語可能就會造成訊息傳遞不完全,使成員無法清楚理解你的意思。

你可以透過以下幾個方式使你的溝通更加清楚明瞭:

-使用更白話的詞彙讓組員更加了解你所表達的重點。

-避免使用專業術語、行話或是方言使組員難以理解。

-鼓勵你的組員提出問題,透過問問題來確認你的指示、你的重點。

  1. 2.使對話簡潔

對大部分的人來說,在表達事情時通常都會自顧自地表達出自己所有的想法、細節,而忘記思考哪些才是真正重要部分。

作為專案裡的溝通者,你需要精鍊,簡潔你的溝通,不要一味地講述所有細節,讓你的成員無法掌握要點。簡練的對話可以使專案成員更容易地明白你要表達的事情。

  1. 3.使對話易懂

盡量使用一般用語,不要使用艱澀的行話或術語阻擋對話的理解。你可以採用新聞報導的傳達方式使聽者了解你的意思、目的,通常新聞報導採用的詞彙、用語都不會過於艱澀難懂,新聞內容出現的詞彙一般在國二生程度,以便讀者容易理解。更加謹慎地選擇你的用字措辭,使專案溝通能更加順利進行。

不論你身在何種組織,你都可能會遇到溝通問題,常見的問題有:不良的聽力技巧、不清楚的訊息、太多行話或術語、不一致的工作時程等等。

 

你要如何知道你是否有效的溝通呢?以下提供幾點給你參考:

  1. 4.觀察你的對話

身為PM,你必須隨時掌握你的溝通,了解你的溝通裡有哪些好壞。

你可以透過會議、E-Mail或是其他有正式體裁的對話來了解你的溝通有哪些不足;你也可以透過一般成員間的閒聊,討論來了解什麼樣的對話方式可以讓對方更加自在。

  1. 5.促進組員溝通

專案經理人的最終目標就是要使專案能在預算內,範疇內及時交付專案,而鼓勵或誘發組員溝通則是達成上述目的的最佳方式。

以下是幾個能增進組員對話的方式:

-和組員單獨進行談話。

-公開公正地,不帶任何批評地請組員詳列出問題或重點。

-請組員匿名地提出對專案問題的解決方法。

請記住,身為專案經理人你主要的工作就是要和專案利害關係人及專案小組進行溝通,沒有了專案小組你的專案是不可能會成功的。

總結來說,若你想要能成功地領導對話,你就必須確認你傳達出的訊息是清楚無誤並正中要點的、避免使用艱澀難懂的行話或專業術語使對方能清楚了解。

 

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