專 案 管 理 輕 鬆 學

因此，你要如何管理專案，讓專案成本能維持在預算之內呢？以下五個方法可以讓你更加有效地管理專案成本：

#1: 協商！

專案不單僅包含了你的專案小組，通常還有其他的第三方涉入其中，例如供應商，任何與專案相關聯的立約人都可能是所謂的第三人。管理專案成本的第一步就是與這些相關係的第三方協商談判！

在協商之中，你可以要求對方給予折扣或是降低產品的價格。舉例來說，你是購買對方商品或服務的「買家」，正常情況下，你會大量購買對方產品，因此要求對方給折扣是很稀鬆平常的！

第二個在協商之中可以要求的是付款方式，例如，你可以選擇一次付清貨款，向對方要求折扣，降低成本；你也可以選擇支付部分貨款，確保公司的現金量。

記住，在協商階段，你擁有權力和對方談判所有項目。

#2: 用對管理軟體

第二，採用一個能讓你追蹤專案花費、輕鬆了解專案資源分配的管理軟體。利用管理軟體來幫助你知道專案每天或甚至每小時的花費成本，讓你輕鬆掌握專案的成本。

用對方法可以使專案小組的運作更有效率，讓你節省心力在計算成本花費上，讓你能專注處理專案其他更為重要的事項中。

#3: 仔細閱讀合約

第三，詳閱你的合約，了解你的合約是否包括了你不需要的附加產品；例如保險或是任何你已著手處理進行的事項。這些通常會包含在行政支出底下，而這些不必要的項目通常可以在協商階段從中剔除；你甚至可以將你的付款方式改為需要使用到服務或商品時再做付款，而非一下子支付所有產品或服務之金額！

#4: 評估資源

第四，評估資源。你需評估你的專案要投入哪些資源，只要用對資源你就不會白白浪費你投入的資金；如果沒有衡量好要投入哪些資源，可能就會造成資源運用錯誤而使專案資源的投入成本越變越高！

使用低成本的資源就能使專案順利運作，那麼有誰願意要投入高成本的資源使專案成本變高呢？舉例來說，當專案需要專家來協助，就聘請專家來，而不是隨便找個門外漢來參與專案。

#5: 延長專案期限

第五，延長專案交期。當你的專案成本不斷攀升時，你就可以考慮是否延長專案期限。通常你的客戶或專案贊助人都會答應你的要求，因為專案超出預算並不是他們所期望看到的。

你要知道對專案利害關係人來說，專案沒有在預算內完成都不算是個成功地專案。你的客戶希望專案能在合理的成本下完成，而你希望專案能不受降低成本而有所影響；因此你需要在合理的範圍內降低專案成本，使專案能在預算內完成，又不對專案成果產生負面影響！

圖片來源：(1)