專 案 管 理 輕 鬆 學

話說Augus以空降姿態來到了新的團隊，要如何與大家合作推展專案呢?當然知道要了解組織中有影響力的人物，並維持好關係

雖然在各類專案管理教材中有許多關於溝通管理的論述，但是真正的IT專案環境中，大多沒有具體的溝通管理計劃，一般都只是簡單列出了專案的關係人。首先，專案經理應該將溝通本身加以計劃，也就是要有具體的溝通計劃。溝通計劃的制定至少要包括以下幾個方面：

不可否認，這世界的確存在一種人天生討喜，很容易在交往過程中贏得他人的好感，甚至跟後天的努力關係並不大。對更多人而言，要想在人際交往，尤其是初次相處時，快速贏得對方好感，則需要有一個學習經營和習慣養成的過程。以下，就從“言、行、舉、止”四個方面給大家提供一些可供參考的指南，從而在社交場合表現更加得體，也許哪一個細節就戳中對方，便可讓對方產生好感了！

繼上回筆者介紹分別利用二套擴充軟體，支援Trello能將Card記載事項，透過甘特圖以及燃盡圖的方式呈現後。我們現在可以瞭解到，目前在網路上真的愈來愈能夠輕易找到許多關於Trello的擴充支援工具。

只要樂觀進取，幸運就會來臨，你們的表情有多黯淡呢 ?

在街上，看見有人帶著如同 「 世界末日 」 來到一樣的表情無精打采地走在路上我都會想，

幸運是不會拜訪這樣的人的。

每天都要快樂地活著才行，不要當勤勉的螞蟻，要成為開朗的蟋蟀。

寫電子郵件時，不僅看不見對方的臉，就連聲音都聽不見。況且我們書寫的時間和對方閱讀的時間還有一段落差。

雖然書信也有相同的性質，但是電子郵件寫起來遠比書信簡便，而且只要按一下按鍵就可以傳送出去了。

正因為如此，使我們經常忘記與對方的「 關聯 」，陷入了自我的世界裡。收到一封有如日記一般的電子郵件，

「 結果到底是想說什麼 ? 想要我做什麼呢 ? 」 這種討厭的事，你應該也遇過吧 !

忘記了與對方的關聯，這和精神感應的效果恰恰相反 。

因此務必記住，寫郵件時要比講電話時更清晰地想像出對方的模樣。

以此條件為大前提，接下來再來談談幾項寫電子郵件時的獨特重點。

專案領導人總是肩負著許多責任，而這之中首要的任務即是－帶領專案走向成功。

要如何使專案成功完成呢？你必須注意以下十大事項，讓你的專案事半功倍，輕鬆邁入成功的康莊大道。

前一陣子我去看一部電影：《史帝夫賈伯斯》，其中有一個對話讓我印象十分深刻，場景是在麥金塔的上市發表會前，史帝夫要求安廸.赫茨菲爾德在上市發表會上展示麥金塔的語音功能，並現場說出“你好”。 這項功能原本是正常的，但偏偏在上市前突然無法操作，史帝夫要求安廸在40分鐘內修好這項功能，安廸認為不太可能做到，最後並告訴史帝夫處理好這項功能只有六分之一的成功機率！藉此期望史帝夫打消在上市發表會上展示語音的功能。

運用隱喻或寓言故事申降低對方的排斥感

「 Metaphor 」 一詞對你可能並不熟悉，簡單地說它是指在傳達講述事情時穿插讓人易懂的例子、隱喻 。

Augus是某上市公司的PM，因集團併購了遠在大陸的另一公司，因此老闆指派Augus去子公司進行相關改善任務，賦予三個月的時間要先改善產品客訴品質問題的目標。

「 停止內心對話 」 這項技巧可解決你的困擾 。

接下來，我們看到另一套「Burndown」程式，如何用燃盡圖，詮釋Trello的資料，詳情參下：

上一回筆者談到了透過行事曆App的方式，可以將Trello中所有Card所記載日期之處，整理起來以月曆的方式呈現，方便使用者清楚地掌握各事項的日期時間。而這一次，筆者將介紹更多樣化的圖表呈現方式。

想要人脈自然地擴大，不用費盡心機，只要學會如何笑。

在工作場合中指導或與member溝通時，我在最後總會問一句：

「所以清楚接下來該怎麼做？」或「有沒有什麼地方不明白的？」

鬼影行動是不可能任務情報局(IMF)在非常時期所啟動的秘密任務，也就是該組織接下來所執行的工作皆不會被公開承認，試想，當專案無法在檯面上運作並取得適當的資源時，是不是也像在執行「鬼影專案」一樣，一切後果與責任都由專案經理承擔? 執行這種孤兒專案是十分辛苦的，除非專案成員有高度的熱忱，否則很難度過團隊發展的風暴階段。

會議的討論亂七八糟，讓人不知道這次會議的重點到底在哪，這時該說的一句話是？

講解你必須注意的事須，以避免落入 「 影響說服力的六項原則 」 的陷阱中。

在組建團隊時，時常有人會問：

「我要找跟自己有相同背景，能力、經歷與特質都差不多的人，還是要找跟我互補，但背景有所差異的人？」

這個問題不見得有標準答案，但我自己的選擇是這樣：

「找價值觀與自己雷同，但能力、經歷相互補，且個性多元的人來當你的隊友。」

大概有兩類人會成為我的夥伴

第一種是跟我能力、特質都很像的人

我認為自己最大的特質是能力多元，跟不同背景或專業的人都可以溝通，

對於規劃與協調事情的能力也不差，如果我手邊有人跟我的特質很雷同，

他很可能會成為我的替補，當我不在時可以居中幫忙處理掉一些事情。

第二類則是跟我有互補的人

例如我在技術層面已經停滯，我就需要技術能力比我傑出的人來帶領技術團隊，

又或者我本身不是個喜歡『處理細節與瑣碎事物』的人，『夠細心與耐心的』人，可能就會成為我的好夥伴。

幾年前，我會挑選與自己很雷同的人

因為就像是另一個自己，所以怎麼看怎麼喜歡。

所以團隊中容易存在許多平均能力比我低一級或等同於我的人，這樣的團隊組成在日常運作時一切順暢，

但問題總會出現在關鍵時刻

當我們面對較大的挑戰，我需要真正專業的人士來提供建議時，才發現我只能靠自己，

因為這些夥伴在單一能力上並沒有比我優越的地方，我已經是團隊能力的天花板，

如果我時間充裕

我還可以帶著這些夥伴們完成任務，但完成的成果總是有其限制，無法達到我內心的期待；

但若時間匆促時，我往往只能自己親自動手做，所以我成了團隊資源的瓶頸點。

以上不管是哪個結果，都不好，都不是我對卓越團隊的期待。

經過一次兩次三次的不好經驗

近幾年我在組建團隊時開始找尋「專才」，

有些人在技術上比我傑出，有些人則是比我懂行銷，

有些人則很擅長產品規劃，有些通才則在經驗上比我更豐富些，

所以我們討論事情時，大家表達的觀點會非常有價值，

也可能會從不同的層面提出專業建議，在這樣的團隊我只要專心扮演好領導者，告訴大家目標與方向就好，

其他的事情我就交由比我更專業的人來處理，而出來的成果則是團隊綜效後的結果，這是我喜歡的結果。

最後

以前總認為自己可以同時扮演好美國隊長與鋼鐵人，

後來發現人的時間很有限，個人的能力終究有其極限，時間花在哪成就就在哪，

把時間分散在幾個地方，不如那些能專注於一兩件事情的人，

搞清楚自己的定位，找到合適的幫手，並一同完成目標，會遠比單打獨鬥來的實際。

延伸課程

150%工作績效管理術

超Easy專案工作管理術

作者：gipi

Blog：https://www.dotblogs.com.tw/jimmyyu/1

圖片來源： 1

你或許知道，與人溝通時要會試著站在對方的立場想，但是你真的有站對嗎?

戰爭的題材在電影界中為數不少，從最早的純戰爭敘述，到後來漸漸加重故事主角的內心掙扎，就好比超級英雄不再只有伸張正義的一面，還必須包含過往不為人知的成長歷程。怒火特攻隊以二次大戰為背景，敘述一群戰功彪炳的雪曼戰車隊，在多次與敵人交手的過程中，彼此間也充滿了衝突、抗拒與種種矛盾。想當然最後的結局並不會是老派的大和解，從此過著幸福快樂的日子，但透過最後一場戰役的合作，也頗有冰釋前嫌的味道，其中還傳達了對戰爭的無可奈何。

為了達到目標，首先我們應該要做的是 「 給大腦下指令 」，並且必須行使五感，

而這正是達到目標重要的關鍵所在

這次要提到的是廣為人知的看板管理工具－「Trello」，相信常接觸專案管理的大家應該對這套工具都不陌生吧！這也是筆者當初接觸到的第一套專案管理相關工具，它最為人稱讚的特點在於，其操作介面相當友善，初接觸就能上手，況且在使用時，它的設計排除了繁瑣的操作步驟，營造出讓我們感覺幾乎就如同在實體白板貼上便條紙般直覺，感受到與實際狀況身無差異的熟悉感，而這的的確確也正是它廣受歡迎的特點之一。