雖然在各類專案管理教材中有許多關於溝通管理的論述,但是真正的IT專案環境中,大多沒有具體的溝通管理計劃,一般都只是簡單列出了專案的關係人。首先,專案經理應該將溝通本身加以計劃,也就是要有具體的溝通計劃。溝通計劃的制定至少要包括以下幾個方面:

internal communication

 

1、專案關係人的列表。最好以團隊為基礎建立關係人列表。

2、確定以團隊為基礎的專案關係人的信息需求和溝通需求,即何人何時需要何種信息。一般來講,由於大的專案溝通渠道實在太多,以團隊為基礎能夠大大減少這種渠道。

3、信息分發的渠道和方式。對於重要的專案一定要有定期的專案績效報告和問題狀態報告。

4、專案定期會議,最好是每周例會。這樣可以讓專案關係人知道有了問題並且在何時能夠得到討論和解決,並可避免突發組織會議找不到人的局面。

5、特殊問題的溝通對策。其次,專案經理要盡量利用好關係人的首次會議,將專案的內容做較為詳細的交待,並提請所有關係人對專案可能出現的問題提出建議。

 

如果專案需求不清和備件不足的問題很快被識別,就不會出現臨時組織會議的複雜局面。因此,除了專案成立大會外,專案經理最好再召開一到兩次全體專案關係人大會(或以團隊為基礎的會議)。也就是說,在解釋了專案的背景並分發相關的信息以後,留給專案關係人一到兩周時間仔細考慮可能面對的問題,並及早識別加以解決。這與風險識別並不完全一樣。有時候,識別的可能是風險,有的時候可能根本就是一種實際情況,如公司備件不足的問題。

  

第三,專案經理要嚴格控制會議的次數和內容,全面管理自己的時間分配

專案經理要明確自己的職責,要努力將會議的時間限制在一定範圍。並且,會議最好要形成具體可行的活動內容,並指派具體的實施人員。

  

第四,專案經理要理解溝通的不同層次,同時要利用這些層次為自己的專案服務。即使專案經理本身就是一個高級管理人員,他通常也無法解決所有的問題。因此,專案經理需要定期與高層管理人員進行交流,需要高層解決的問題一定要及時上報。

  

第五,溝通的目的一定要非常明確,專案經理要對溝通的內容進行管理,要注意防止偏離主題。偏離主題的情況通常在專案的後期中容易出現,隨著專案人員的熟悉,很多與專案無關的話題都有可能占用專案會議的時間,並且通常還不易察覺。因此無論是專案會議還是相關文件,都要明確所要討論的內容。

  

第六,溝通不僅局限在公司內部,同時也要與外部,尤其是客戶進行交流。特別是對專案重要的里程碑,需要得到客戶的支持。這包括客戶的準備活動(最好有一份準備文件)、施工的時間、客戶的工作日歷等等。

 

communication 2

  

專案管理中的溝通與日常管理中溝通的不同之處在於,專案經理要在最短的時間內,達到滿足專案需求的溝通效果。事實上,溝通管理是一門複雜的管理科學,需要專案經理在實踐中加以總結。

 

文章節錄:中國項目管理資源網

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