當你的專案有許多許多的事情要處理,你知道該如何去一一化解嗎?讓我們交您幾個小撇步!

 

將常規暫時拋出窗外

一步一步的穩健規畫是很重要沒錯,但是在有限的時間內,您沒有辦法過於仔細思考計畫,這是一件無可奈何的事,當事情迫在眉睫,盡快將需求規畫書的風險及目標擬定好,才是當務之急的任務,有些過於冗長的程序及規定暫時拋之腦後吧。

清楚仔細地交代一切

在會議前的十分鐘,您要冷靜地去思考,關於需求協議書的簡報,要如何去說明才能夠讓每一個人充分理解滿意呢?關於明確的目標及透明化的策略是很重要的,還有任務的分配不可以交代的模稜兩可,而是要清楚且準確。(圖是不良示範唷!)

 

 

利用Excel來追蹤進度

您不需要將所有需要追蹤的進度都放進Excel,尤其是趨於完整的協議書,您需要將一些關鍵的進度表,用Excel來監督,而Excel的好處就是可以將每一個項目當作獨立的專案來處理,利用簡易的表格去檢視複雜項目的進展狀況,方便更新、修改及檢視。

進度會談

我不確定是不是有一個詞彙,稱為商業日誌,我從來沒聽說有誰有這樣的習慣,不過我認為,負責人必須至少兩天一次,您可以利用早晨的時間,向夥伴們報告需求協議書的最新進度及相關事項,接著在下午的時間,利用報表或是相關紙本來了解夥伴執行進度,適時利用電子郵件或是其他的通訊軟體給予回饋或是修正。

把刻板的文化扔出窗外

有一些公司的文化,會讓員工安於自己的舒適圈,當一份專案任務分配下來時,大家總是會盡自己所能完成,遇到困難,需要他人幫助,也總是尋找自己比較熟悉的同事,很少會跨部門去幫助或彼此討論研究。試著讓所有員工都明白,這樣的行為模式並不是不好,可是在專案上可能無法處理的得心應手,超越自己的能力,走出框框,讓獲利加倍,公司跟自己都可以受惠。

 

 

在一個瘋狂的時間點,對多家公司去製作一份需求協議書,是一件刺激的事情,沒有任何一個時間點是適合需求協議書進場的,因為需求總是會出奇不易的出現,假如您被賦予這一份職責,管理撰寫需求協議專案,那麼請好好地把握住機會,盡全力將它完成,滿足客戶的需求,讓他們選擇你們公司,完成他們心目中理想的成果。

 

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