提升專案報告的五大方法

身為專案經理人，彙報專案的進度是你的責任之一；這個動作除了能讓你的專案贊助人瞭解專案進度之外也能讓你及你的專案組員更加清楚地知道專案目前的情況。以下是幾個能夠幫助你提升專案報告的方法。

瞭解專案狀態

首先，你必須掌握你的專案進度，瞭解你專案的實際進度跟你所預定的進度差距。你可以透過每周的專案狀態報表來獲知這些資訊。再來，你需要將專案可能產生的風險及問題點放進你的專案報告並告知專案贊助人，以便他們判斷是否需要他們出面解決問題。預估專案完成時間、專案成果以及專案財務承擔是完成一個專案很重要的要素，當你獲取更多專案的資料，你就能更加準確地評估這三大要素。

任務完成度

通常，專案贊助人渴望在報告當中看見專案成果的完成度；因此，你可以利用圖表詳細地列出個專案成員所負責的專案任務並總結每個禮拜專案任務的完成，讓專案的資訊透明化。讓專案贊助人清楚地瞭解專案內容，你不僅能使專案贊助人「買單」也能建立你們之間的信賴，使專案贊助人更加地支持你！

里程碑活動

接著，你還需要在你的專案計畫中放入「專案里程碑」，專案贊助人不可能只想要你告訴他「一點點」的資訊，他們希望能獲得大量且又清楚明白的專案計畫，讓他們能夠持續了解專案進行。你的專案報告不要只單著重在一些比較的重要的里程碑，你必須將所有專案里程碑在報告當中呈現出來，並預測每個里程碑的完成日。專案贊助人了解越多，你就能取得更多幫助。