人先搞定了事情就好辦了

今天要談的是人力資源管理,關於職場上的應對等議題我在本文中不會有太多著墨,我想在我其他的文章中就有提到非常的多,今天我主要針對組織、權力等面向來探討人力資源管理。 

 

組織與權力結構

談到人力資源管理,就一定要談組織結構,如果你有看過專案組織理論,應該知道功能型組織專案型組織這兩個大分類,所謂的功能型組織我們簡單的以下圖呈現:

在功能型組織中,成員依專業分工,行銷、會計、工程等部門,這稱之為功能型部門,每個員工有一個主管,這類組織的權力集中在Functional Manager手上,因為你的專案成員們是散落在不同的部門中,所以當你想要動用人力時,你必須要跟Functional Manager進行協調,這種情況在組織中很常發生,如同我先前的一篇文章所述:[嘀咕]專案管理的尚方寶劍-正式授權

在這樣的情況下你應該盡可能的取得更多的權力,以確保你工作能順利進行,如果你有一件工作需要跨單位協作,那請務必要向你的主管要求授予權力。

權力的大小,除了位階外,還有其他取得方法

在工作上,除了能力外,權力的大小也扮演著舉足輕重的地位,我們都知道主管本身具備有一定的權力可以對member進行聘用與解聘,這是公司賦予主管角色的「正式權」,也就是因為你的職務或者職位而獲得的的權力,但除了正式權外,有一種因接近擁有極高正式權或者專業權的人而擁有的水平權力,很多時候他可能是參考權,這部分可以參考:[嘀咕]提高說話份量

如果你本身具有很高的位階,那對你來說你已經取得了正式權;如果你本身擁有很高的專業能力,那你已經取得了專業權;而如果你想進一步增加自己的權力,那可以以水平的方式接近權力核心來做強化,如果你今天只是個菜鳥怎麼辦?要說專業權沒有,想要正式權可能也只有一丁點,但事情總是要完成的,這時候你便必須要仰賴外力來給予協助,例如以下幾種技巧:

1.透過Mail的CC技巧來提高做事力道

這篇文章中我提到一些寫Mail的技巧:[嘀咕]寫Mail該注意哪些事

當我們本身的權力不夠時,透過信件CC的方式,一來尊敬對方,二來讓自己主管知道這件事情,三來還有提醒對方兩邊的主管都已經知道此事,對方也會更認真看待此事,你如果直接寄信給他,卻沒有CC給任何人,你的信件可能是石沉大海,當你再寄第二封信,才把雙方主管都拉進來,擺明了就是要逼對方回應,沒有不好,但如果第一封信就這樣處理可能會更好一些,所以,養成寫Mail的好習慣吧,這會讓你事情更好處理的,當然了,寫Mail該注意的地方可要多留意囉。 

2.透過引述其他有權力者的話來提高說服力

在一場會議中,如果你是參與者,但在場的人員不是比你高階就是比你資深,在權力上你一樣趨於弱勢,在這種狀況下,除了靠你的專業能力外,適時的引用別人的話也是很重要的技巧,例如:「如同陳總說的,我們是否就朝這個方向繼續推動?」、「謝謝黃副總的指導,提醒了我們該從另一個角度去思考這件事情。」、「今天的議題我們就以前頭蔡總所建議的框架去進行,從這個框架往下討論。」,這樣的一句話看似無關緊要,但其實這非常非常的重要,因為通常大家比較不會否決由某高官所提出的觀點,你可能感嘆同樣的東西自己講沒人要聽、無效,但從XX總口裡說出卻被奉為圭臬,其實不用太懊惱,因為這就是權力,當你有權力時,做事情都變得簡單,當你沒權力時,就要懂得如何借力使力。 

3.運用公眾力量來促成責任指派

當一場會議接近尾聲,剛剛記下來了5-6點待辦事項,其中有3項是需要其他單位幫忙,但因你沒有權力直接指派工作給他人,你開始擔心今天的會議雖有決議,但卻無法往下進行,這時候該怎麼辦?其中一項技巧當然是請自己的主管提出支援的請求,這是最直接有效的,如果主管並不在場,那我們一樣可以透過一些詢問式的方式讓對方同意進行支援,例如你可以說:「陳副理,這項待辦事項可能會需要您的幫助,是否可請您指派同仁給我一些建議與指導呢?」,如果對方同意,那請對方給你一個人名,直接將人名放到會議紀錄的待辦事項的備註欄,註明將由XXX協助自己完成。會議是個公開場合,而且通常有比自己位階更高的人員參與,在這個公開場合下答應的事情一般來說比較不會反悔,因為那是一種公開的承諾,這也是一種借用情境力量的做法。 
本文中主要跟大家分享一些組織與權力的議題,管理的議題比較少碰觸,因為既然是基本功,絕大多數人需要的會是如何了解組織結構與取得權力,這也是本篇的主軸所在,希望對大家有些幫助。

 

 

作者:Gipi

Blog:http://www.dotblogs.com.tw/jimmyyu/

 

comments
標籤:

登入

會員消息

🔵免費註冊會員!

🔵舊生耍特權~任三堂可免費複訓一堂

🔵怎麼註冊?怎麼輸入點數序號?

🔵忘記密碼嗎??快點來信

🔵找文章請善用搜尋功能!

🔵每天登入就有一點!!!

🔵FB註冊的朋友,帳號是你的FB姓名

🔵搶點數!

🔵範本軍火庫