專 案 管 理 輕 鬆 學

[別做的太好]

有一句英文歌的歌詞是這麼寫的「…too good is too be true」，意思是「好的很不切實際」，若把客戶大致分成消極型與積極型兩種，針對前者，若你做的太好或太快，會給客戶帶來一些壓力，例如客戶會想…

1.做這麼快，到時候做完了，還得要繼續接其它專案，事情會太多！

2.做這麼好，面子掛不住，買方應該要主導一切的，讓他們事情做不完好了！

我們先不管這是正面的態度還是負面的，把自己腳步調整的和客戶一樣很重要，別讓他覺得和你格格不入～

反之，針對積極的客戶，這些都不用考慮太多了，盡管把最好的端出來～（但前提是…你要能分辨他們到底是真積極還是假積極。）

[別把PMP當聖經]

實戰經驗勝過一切，縱使你擁有再多的證照，並不代表真正的實力，就好像全世界這麼多的MBA，他們都在學校求知，也通過考試，都取得了畢業證書（也算是一種認證），但並非每一位都能成企業關鍵的領導人，這不是僧多粥少的問題，在IBM曾經有過小學沒畢業的副總經理！目前約翰感覺PMP證書最有用的時機，是在投標時拿來當成廠商必備資格的佐證文件，致於組織是否執行或客戶要求與否，建議PM們處之泰然，約翰並非在說反話，請務必正面思考，否則你的挫折感會很重，PM本來就應該具有強大的適應能力，若組織有心做好專案，你就端出真本事；反之，則融入團體！（用換工作來實現你的PM夢肯定是下下策～）

[授權]

授權（Delegation）是一件在Leader＆Member之間十分難以拿捏的決策，大部分的企業主管把PM的工作內容定義成能與客戶協調好，把需求帶回來，控制好時程即為專案管理，事實上PM有一個更貼切的全名，即為People Management，因此若您在人力銀行網站上看到100名PM職缺, 其實真正須要執行專案管理的工作職缺只有10%不到．企業如何做授權，就得先思考一下Authorization與Delegation的差別，Authorization具有批准的意味；而Delegation則具有委任的意思！例如：在實務上，若PM想為專案找一位具有某項技術背景的人，而且人格特質屬於積極型的成員，這PM向上司報告了之後，實際上找人的動作由主管來做，這樣只做到批准這個PM找人的請求；若實質上由PM親自找人，則會產生以下的效果…

1.該PM具有被信任感，他會覺得自己在做一件大事．

2.成員都是自己找的，這個專案就像他的小孩，怎麼能夠做不好，高使命感．

3.在面試階段時，頻率相同才會在一起，成員彼此具備強烈歸屬感．

4.對於PM的主管而言，又何嘗不是在培養一個能夠交付重任的新生代．

上述案例，相信各位已經可以體會授權的真正含意其實是「委託責任」的關係，很可惜的，大部分的企業選擇前者Authorization（批准）

P.S. 「找人」只是約翰舉得例子，專案過程中的大

小活動都可以授權，例如：餐敘、教育訓練、成員的上下班時間……等

[組織]

恐龍級的專案組織無助於一個流暢的專案，如同政府機關的簽呈十八相送，從最基層到中階主管一直到高級長官，大家都要參與，決策的過程變得十分複雜冗長，可知競爭力正以等比級數的速度下降中？！

[Leader vs. Management]

主管（Management）具備的是權力，但領袖（Leader）靠的是魅力，專案經理人應把自己當成Leader般，與大家生活在一起，除了每個月公式化的慶生會之外，你了解 Team Member 的家庭狀況嗎？他們願意跟你傾訴嗎？收買人心從真誠（Honest）出發～

[後記]

說了這麼多，其實還有一些PM的地下戀情及秘辛，一直很掙扎要不要寫在此處？例如…你的專案都照正常運作，該交付的東西也都如期交付，Team Member也很團結，但客戶就是有意見，這時候就得「試水溫」… 太露骨了，約翰下回再跟大家分享……

藉由以上說明，可能有人會問約翰，要注意的事情這麼多，加上PMP的流程及文件又這麼繁複，待一個專案結束後大家都掛了！這麼說好了，人體內各部器官的運作比起專案管理要複雜許多, 你每天都感覺到自己在呼吸嗎？（除非你特別注意）當這些動作都成為習慣後，你要做的工作只剩下吃飯跟如廁而已！專案管理的過程有許多工具可以使用，千萬別照著PMP書上的公式土法煉鋼地去計算Schedule Performance Index或Cost Performance Index......等數據哦！

上述所有的努力都盡了，才考慮最下下策的「離職」，別忘了發揮小丑精神哦～

作者：程哲明 John

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