我的同事有一天給我看了他的專案計劃表,裡頭有工作清單表,標了一些重要日期,但有些沒有,我就在想說,這樣的計劃表應該對他日後幫助不大。

於是我幫他加上一些細節,他很開心我能幫他,在這過程裡,我有幾度問他有些地方是否漏了些訊息,他確實遺漏一些事沒有記錄在裡面,但是他記在腦袋裡,所以以下是六項重要元素應該放進你的專案計劃表裡頭的。

 

任務

列出一些代辦事項,可以做成清單的方式,與你的團隊規劃一下任務,然後進行分工,但你應該限定每個任務最多可以花費多少時間完成,時間緊迫的話,那就在縮短時間。

團結合作

如果大家在專案中都能團結做事,你必須在計劃表上標上應有的進度,那麼其餘的人就能知道下一步該做什麼,有些工作要等前一個人完成他們的部分你才能接下去,而有些同時進行同時結束,這些你應該都要詳細記錄下來,讓你了解哪份任務該先著手。

里程碑

里程碑是一個重要的時刻,標記著一個階段或活動的終點,他們就像鑽石一樣,很耀眼容易抓住你的注意力,你必須完成所有的工作以標示工作結束記號。至少每個月都要有一個里程碑,如果說你想繼續進步的話,這樣來說好了,如果你有愈多標記,那麼你就愈有成就愈想突破自我,當你要呈報一些工作的狀態,可以顯示這些記號給上司看。

日期

時間能讓你知道何時該完成工作,如果你在計畫表裡輸入一些資訊像是日期、工期、進度,這些工具將會讓你知道一份工作將花費多少時間。然而有些固定的時間你必須自己標註。你無法避開固定的時間,它不會因為一些行程上的異動而改變,所以一旦拖延了你的專案,那麼就得另找時間彌補,而不是動到這些固定行程、時間。

來源(負責人員)

你的計劃表可以當作一種來源提供你一些資訊,增加一些標記像是誰負責此工作,可以讓你了解是否有人工作量太多,如果確實發現特定人員工作量高於其他人,你就可以把一些份量移到其他較輕鬆的人身上,讓大家一起分擔。

專案進度

別忘記你的專案計劃表可以提供進度紀錄,所以時時讓你的計劃表更新到最近狀態,要求專案組員們在計畫表裡提供進度,或是直接看他們的工作時間記錄卡,這樣一來你將會很容易掌握他們的狀況。

最後,如果您想要朝專案管理之路前進,如果您想要好好的學習專案經理應有的能力,建議您可以參加所提供的[實務專案管理專案營],強化專案經理應具備的軟技巧與硬實力。

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