專 案 管 理 輕 鬆 學

「好的開始是成功的一半」，相信大家對這句話並不陌生；

要如何「開始」一個新專案，讓事情事倍功半呢？

以下提供的五個方法能給你莫大幫助！

當你需要結算專案時你會怎麼做呢？通常你會問，「專案是否有專門負責結算專案的會計人員？」如果有，那事情就好辦了；但如果沒有你該怎麼做呢？

不論你所在的組織或大或小、資源充足不充足，估算你的專案成本是非常重要的！對大部分的人來說，專案是否有在「預算內」完成是衡量專案成功與否的指標。

「風險」是生活當中不可避免的一部份，但如果你夠聰明的話，你會盡你所能地去降低風險帶來的傷害。執行專案也是如此，身為專案經理人，你的職責就是要想辦法將風險減至最低，並確保專案能夠及時交付。

良好的專案溝通、縝密的時程安排、豐富的資源是使專案能如期完成的重要因素；但你不能因此鬆懈，任何一個專案都有面臨失敗的可能！當你的專案逐漸出現失敗的徵兆時，你要如何解決呢？你除了了解問題的原因之外，你還得知道要如何將脫軌的專案拉回原位。

領導力，頻繁出現在我們生活當中，不論你是否處於高階職務，你都可能用到它。沒有人一開始就知道如何領導，通常都是透過觀察以及不斷的練習來增進領導力。一個專案會有許多人員牽涉其中，你要如何領導他們呢？以下提供幾個技巧，幫助你更有效的領導。

1.當個追隨者

領導的真理就是「跟從」，你必須隨侍在側你的小組，在他們需要你幫助時給予幫助，幫他們也幫你，讓你能成功完成專案。

2.問問題

當你的組員一臉茫然地看著你就表示他們不知道該怎麼做，他們在等待你的指示，也就是需要你的領導。在你下達指示時你可以先問，「你覺得ＯＯＯ如何呢？」，「對ＯＯＯ有什麼看法呢？」透過這種形式的問題能使你獲得更多資訊。

3.建立團隊合作

你必須使你的團隊一起合作，但當你的組員沒有安全感時，要他們互相信賴合作是很困難的。

要打破這個窘境你就得不斷的堅持，堅持讓他們一起合作。每個人有不同的個性、來自不同的文化背景；有些人喜歡清楚明白的指示且對於提供自己的意見感到不自在。但為了使團隊合作發揮效用，你必須讓所有組員參與合作，分享意見、看法！

4.多加付出

在做任何事時你都應該付出的比別人更多！

5.讓工作與生活之間達到平衡

上一點提到的付出並不是指你需要付出健康或安寧的生活為代價。領導人常常會認為加班熬夜能展現出你對專案有多麼盡心盡力、多麼的重視專案；但你這種舉動通常會讓組員感到罪惡、愧疚，使他們不得不跟著你一起熬夜加班，破壞了工作與生活之間的平衡。

6.組員提升自我能力

了解他們想要提升自己哪些能力、了解他們的目標，並適時地替他們提供機會來提升專業能力。

7.不斷的充實自己

多參加一些專業課程或講座能讓你掌握產業發展的最新資訊，並勇於接納新事物。這不單只是工作上的需求，充實自己也能讓你感到滿足。

8.讓組員像你一樣可依靠

不只是你，你的組員也應像你一樣對工作有責任感，能完成你交辦的任務。你也必須讓他能在沒有你的幫忙之下自己完成任務，如果少了你的幫助就無法完成交付任務，那麼你就要考慮減少組員的任務或是直接將他從小組中剔除。

9.誠實地對待小組

就如牛糞很臭是事實，你總不能昧著你的良心說「牛糞聞起來真香」吧！誠實地對待你的小組，不管你所接收到的專案消息或是回應是好是壞，你都得如實的告知他們事實而不要有所隱瞞。

10.做個有血有淚的領導人

當領導人不代表你得像超級英雄一般威風厲害。你可以勇敢地去失敗並承認你的過失，在你失意時甚至不用害怕掉眼淚。

歸根究柢，到底是什麼讓專案獨一無二呢？你或許不是公司的CEO也或許不是一個國家的領導人，你領導的是一個「團隊」；專案就是一群人聚集在一起去完成一件事

專案需要的就是「團隊」

只有擁有優秀的團隊才能產生完美的專案成果，而優秀團隊的根本就是「你」，領導者！

延伸課程

敏捷團隊專案實作工作坊

身為專案經理人，彙報專案的進度是你的責任之一；這個動作除了能讓你的專案贊助人瞭解專案進度之外也能讓你及你的專案組員更加清楚地知道專案目前的情況。以下是幾個能夠幫助你提升專案報告的方法。

人先搞定了事情就好辦了

今天要談的是人力資源管理，關於職場上的應對等議題，我在本文中不會有太多著墨，

我想在我其他的文章中就有提到非常的多，今天我主要針對組織、權力等面向來探討人力資源管理。 

「報告明天可以給我嗎？」 無論是贊助商、發起人、專案主任或同事，毋庸置疑這是專案經理常聽到的一句話。為滿足要求，專案經理都須費時編輯，分享、呈現報告。事實上，製作報告能更清楚專案的走向，對製作者也會有幫助。無論你在專案哪一個階段，你必定對自己的報告充滿信心。只是，如何使報告更加清楚明確，現在，就讓我來告訴你四種在專案中很重要的專案報告！

這是一個簡單透過Excel 所設計好可以同時掌握每個人在專案工作中進度狀況的範本，試著想想：當團隊成員同時參與多項任務時，身為專案經理的你一定會需要掌握每個團隊成員手邊任務運作的進度。透過[用人管理計畫書]，你可以很容易的以人為中心，掌握每個人手邊有哪些工作需要進行，你可以要求團隊成員們回報任務的開始日期、預計完成的時間以及完成百分比，此時，範本會自動的計算任務所需的工期、工時以及完成天數與剩餘工期等資訊。

 「如何找到下一個工作？」，找工作有很多方法，應該找出最適合自己的一種，這裡有累積經驗、訓練自己的十五種方法，使用它們會讓你幸運錄取！

身為專案經理能幫助團隊的是確保他們能同時專注於大方向和小細節,透過思考，盡可能減少及避免將來可能遇到的問題。

James，我們的客戶的一個營銷總監，他總是能馬上用郵件以無數的問題還擊。我來舉個例，在郵件中我寄了我們團隊花了數周盡職的調查和審查的結果再加上我精心雕琢，擬出對決策項目，James總是能在我按下”寄出郵件”的過後10分鐘馬上回覆給我。

我訓練我自己盡量在辦公桌前完成我所有的工作，我想盡各種可能被接受的理由來說服我自己並同時去說服我的老闆，去讓他知道我就算不跟客戶有近距離的接觸，我一樣也可以做到相同的成效。

你對你自己沒有信心嗎？這時常發生在我們身上，尤其是當我們步入職場時，我們很容易對自己沒有信心。專案管理有時是非常具有挑戰性的；你可能必須和許多經驗豐富或是比你更加專業的人一同工作，而這也就容易讓你失去信心。

以下是幾個能幫助你輕鬆建立自信心的方法：

善用您的人脈，讓您更快的完成專案。許多專案經理總是專注於他們的專案而忽略跟不同的部門做交流，有些專案經理可能會認為利用自己的能力完成專案成果會為自己的未來職涯的路途更順遂，更受人欣賞和注目，但卻忽略了團隊聯絡交流，有一天它們會明白，團隊的智慧比起一個人的單薄力量更的龐大有效率。

你的專案小組成員總是能有效率地一起合作，並且非常喜歡到辦公室和組員一起工作嗎？如果你也這麼認為，那麼其實你是屬於少數部份的專案經理人！每個工作環境都會因不同個人特質及不同問題解決方式而產生衝突，因此小組間的問題就會有很多不同形式：不一定是在專案上有很大的意見分歧，但它會使小組間氣氛緊繃或是產生讓專案經理人難以解決的情況。