專 案 管 理 輕 鬆 學

在專案實施中，要將所有活動列成一個明確的活動清單，並且讓團隊的每一個成員能夠清楚有多少工作需要處理。

隨著專案活動分解的深入和細化，工作分解結構(WBS)可能會需要修改，這也會影響專案的其他部分。

範疇管理保證專案裡包含了所有要做的工作而且只包含要求的工作，

它主要涉及定義並控制哪些是專案範疇內的，哪些該做，哪些不該做，做到什麽程度，都是由『範疇管理』來決定的。

範疇管理的基本內容包括：專案啟動、範疇計劃編制、範疇核實、範疇變更控制等等。

以下討論的是其中比較重要的部分。

雖然在各類專案管理教材中有許多關於溝通管理的論述，但是真正的IT專案環境中，大多沒有具體的溝通管理計劃，一般都只是簡單列出了專案的關係人。首先，專案經理應該將溝通本身加以計劃，也就是要有具體的溝通計劃。溝通計劃的制定至少要包括以下幾個方面：

專案領導人總是肩負著許多責任，而這之中首要的任務即是－帶領專案走向成功。

要如何使專案成功完成呢？你必須注意以下十大事項，讓你的專案事半功倍，輕鬆邁入成功的康莊大道。

你如何知道你在什麼時候能完成專案呢？很簡單，你只要在完成一個專案項目時就將它紀錄下來，那麼你就會了解你的專案還剩下多少部分沒有完成。因此，你需要一個非常具體的方式去評估你的專案進展，讓你清楚知道專案進度是否有照著專案時程走。以下提供了三個技巧，讓你能清楚了解專案資訊並確認專案進展是否有如預期地進行。

續上集你是一個不可或缺的專案經理嗎？以下介紹一些方式來為你創造身為專案經理的必要、不可或缺性：

前陣子美國政府機構面臨營運停擺，造成部分非必要性的公務員遭解雇，而此一事件爆發後，各界議論紛紛，而人們也開始討論，職場上的不可或缺性，要決定一個員工是否具有不可或缺性的準則多到不可記數，而一般來說，若一個員工能夠在公司服務長達一段很長的時間，基本上就已是公司極具重要性的員工。

專案報告記錄了專案的最新狀況，讓專案利害關係人能清楚的了解專案進度。但你每個禮拜花費多少時間撰寫專案報告呢？通常在撰寫報告時你會遇到一個問題，當你將報告整理好時，報告裡的資訊卻早已過時。你要如何讓你的專案小組、專案利害關係人能及時取得專案近況呢？以下是幾個值得你參考的方法：

我很幸運，在我的專案管理生涯中，我已經經歷了在一群同事或陌生人面前做許多的介紹及公共演講。很多人都害怕做公開演講，因為不熟悉？練習不夠？沒有好的演示文稿？只要你有信心，且花時間去準備，相信你也可以作到。

如何為你自己建立不錯的第一印象呢？建立第一印象是非常重要的，但你要怎麼建立呢？你或許會認為一個簡單的微笑或是友善的握手就能夠建立起不錯的第一印象；但事情往往不那麼簡單，難道只要對著對方微笑並不斷點頭說「好」就能留下好印象嗎？

工作分解結構（WBS）是一個紀錄專案所有的交付成果的圖表。這張圖表不包含各項任務的完成時間以及任務執行的優先順序，圖表上單會顯示出所有的專案任務內容。利用工作分解結構表能讓你不錯過專案中的任何一項任務，因此，和你的專案小組一起討論專案分解結構表示個不錯的選擇。以下是建立專案分解結構表的六大步驟。

當你的專案有許多許多的事情要處理，你知道該如何去一一化解嗎？讓我們交您幾個小撇步！

規劃專案是很有趣的，你必須要去整理專案事項、尋找你能諮詢的對象還要確保你的專案人力資源；這也是你能展現你規劃技巧的機會，還能讓所有人都知道你是這專案的領導者！但規劃專案時不可能沒有任何困難，以下是六個當你開始規劃專案時可能會面臨到的問題。

2. 1.專案人力資源問題

就算是世界上最好的計畫也會因為沒有適合的人選去執行而無法交付。你或許能自己去執行專案，但一般來說，你的專案團隊至少會有一個組員。專案人力管理是個很重要的問題，因為如果沒有能正確執行專案的人員，那麼你就沒有辦法交付專案成果，而如何在恰當的時機尋找到適合的人員又是另一問題。所以，尋找適合人員去執行專案以及在恰當的時機找到適合人選都是很重要的。

1. 2.不明確的專案目標

為什麼會有這專案？有時，專案在開始執行時並沒有訂定明確的目標，以至於連專案贊助人都不太清楚為什麼會有這個專案。而這不該是你會遇到的狀況！你整個團隊應該要清楚的被告知為什麼要開始執行專案，以及專案的目的是什麼。有些專案是為了交付企業利益，有些是要確保公司的運行有符合法律、法規的規定。事實上，專案執行的原因有很多，而你必須要讓你的專案目標清楚明瞭；否則，達成專案目標就會變得相當困難。

1. 3.錯誤的估計

專案規劃是由很多事項組成的，而這些事項必須在一定的時間內完成。持續時間(工期)就是指事項要花多久時間去執行，這通常由和事項相關的專家評估。他們會根據前一專案的經驗來做判斷，舉例來說，如果他們在過去曾執行過系統測試相關專案的話，那麼他們在同樣和系統相關的專案上就能輕易地評估需要花多久時間。這個問題會在當專案小組沒有人曾有過相關經驗時發生，並導致事項工期難以評估，而如果專案小組沒有使用適合的評估方式去評估的話也會造成問題。

1. 4.不明確的專案範疇

專案的交付成果是什麼？專案目標指的是專案的目的，專案範疇指的是專案要確切交付出的專案成果。不管交付成果是什麼，都應該清楚的訂定。

如果你不知道專案範疇該規劃哪些項目，那麼你可以從你明確知道的開始著手規劃，不過這代表你將會錯失一些重要的項目。這些重要項目可能會在你規劃完之後才被納入專案範疇，這就會需要你再額外規劃；而這就代表你造成了專案不會如期完成的風險。

1. 5.專案風險問題

如果你之前曾執行過相同類型的專案，你或許就能清楚地知道你可能會遇到那些問題，以及你可能會面臨到的風險。風險會牽扯到專案進度計畫，因為如果你太過謹慎的話，你會發現你整個專案行程會比原本規劃來的久。同樣地，如果你太過野心，且沒有將任何可能的風險及問題納入考量的話，那麼你就會發現你會因時間不足而無法在交付期限完成專案。評估你可能面臨的風險，並將這些風險銘記在心去規劃你的專案進度時程。如果你先前沒有執行過這類專案的話，那麼這將花費比你預期還要多的時間去規劃進度，因為你可能會遇到妳沒有預見到的風險。這些風險需要被解決處理，而這就會花費你更多的時間。

1. 6.不足的專案安排

你的專案規劃可能會因你自身的能力而無法有效率地去安排。你的計劃必須包括專案重要事項、專案相關項目、專案日期、專案人力資源，如果你的規劃沒有這些要素，那麼你就會有無法追蹤進度，或是沒有辦法讓專案有結構性地去執行的風險。而當你規劃的太過長遠也會造成問題，可行的規劃時間大概是往後推六個月，你可以好好地規劃未來六個月要執行什麼項目。規劃比六個月再久遠的時間並加加入許多細節是比較困難的。如果你將整個專案規劃的太過細節，那麼當專案有變動時，你就會很難去達成。你的專案贊助者可能會添加新的項目至專案範疇，關鍵人員可能會離開小組並由經驗較缺乏的人員替代，或是其他可能會拖延你專案的等等問題。學習了解如何利用專案排程軟體，並只規劃一段你能合理預見的時間內的詳細細節。

專案規劃是相當困難的，因為你必須將許多變動因素納入考量。將計畫正確安排可能會相當困難，你會發現你可能需要不斷修改，因為可能有人提交了新的特點或是更改了專案的範疇。但如果你有小心謹慎地去思考這六個問題並且積極努力地去克服的話，你就會發現從整個專案規劃的開始到結束都能很輕易地去執行解決。

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掌握預算通常是專案之中相當重要的一環，但這環節卻不那麼討喜。成本通常是不斷變動的，而這也就是使你在規畫預算時感到困難的原因。成功掌握預算的關鍵就在於你需讓所有的專案項目都在你的掌握之中。建立一套有系統的方法了解專案的花費，讓你能準確地知道「數字」。

以下五個方法可以讓你減輕製作預算的壓力並盎你能及時、準確的掌握專案預算。

專案溝通是執行專案中不可或缺的一環，你要如何讓溝通簡潔有力，使聽者能清楚知道你的目的呢？

以下是幾個能迅速加強你溝通的幾個技巧：