上個月有個學員帶著抱怨的語氣跟我說:

「MS Project 這套工具軟體真的很難用,使用一段時間了,規劃出來的甘特圖除了一開始拿給主管報告用外,實際運作專案時,專案團隊根本不會照著當初規劃的時間來運作,最後,他決定還不如使用Excel 來規劃排程還比較方便!」

我好奇的問他:

「你帶領的團隊成員會不會發生請假的狀況?」

他回答:「偶而會!」

我接著問:

「如果團隊中有人請幾天假,他原本負責的任務便會跟著延後,那麼,你會如何使用工具推估該成員因請假造成專案總時程受到多少影響?」

他回答:

「老闆當初指派專案給我時,便要求我全程控管。細節工作當然也是由我負責,公司採責任制,所有成員都要為最後的時間負責,因此,我們並不會考慮個人因請假所造成的影響。」

我驚訝的問:

「前一陣子因疫情影響,我假設有些任務需要延後進行,如果專案需要如期完成,最終只剩-30天,那麼,你要如何要求團隊成員趕工?」

他無奈的回答:

「如果真的是這樣,那也只能把最終狀況告訴老闆,再請老闆決定接下來要怎麼做?」

 

專案經理在專案執行階段的職責是?

請記著:專案經理最終只有一個職責:「結案!」

然而,由於專案並非專案經理一人所負責,因此,專案經理在整個專案生命周期的不同階段分別需要扮演不同職責,其中,在專案執行階段中,除了根據規劃好的計畫運作,並對專案相關利害關係人進行報告績效外,更重要是:根據專案變化,隨時進行沙盤推演與矯正措施。

 

pm character

 

什麼是沙盤推演與矯正措施

沙盤推演指的是:

當專案不如預期,專案經理可以很快推算出哪些任務受到影響,並能估算出原先預計與實際改變後的差異量。

 

矯正措施則指:

當專案偏離原先計畫,專案經理該如何進行矯正以便讓專案回到正軌。

 

使用專業排程工具軟體,如:MS Project,每個任務可以根據專案行事曆、任務行事曆、及資源行事曆三個交錯限制下,推算出每個任務的正確工期。

這項功能的設計便是方便專案經理沙盤推演因任務受限推算出實際改變後的情形。

也就是說,當該任務因資源受限(如:請假)導致行事曆變更時,MS Project便會自動推算出新的任務工期,這種自動推算任務時程的功能,如果使用Excel便很難達成這項需求!

project calendar

 

如何善用MS Project進行沙盤推演

接著,我用一個例子,以便讓我們更容易理解MS Project在沙盤推演上的功能。

有項需要施工任務由2021/1/18(一)開始,預計10個工作日,由於1/23(六)以及1/24(日)為休假日,因此,套用專案行事曆後,該任務會在2021/1/29(五)完工。

project task

(下圖為專案行事曆,其中灰色的部份為放假日)

project calendar

如果,施工單位可以准許1/23(六)以及1/24(日)這兩天假日工作,因此,我們創立一個任務行事曆,並設定這兩天可以工作,產生的行事曆如下圖所示:

project NA

 

MS Project 便會自動推算出完工時間提前到 2021/1/27(三)

ms project na

由於該任務由需要一台吊車,然而,該吊車由於1/21(四)才能到位,受到資源行事曆的限制,我們再規劃一組吊車的資源行事曆並設定資源可用性

project task

經由MS Project 重新規劃後,施工這項任務則會到2021/2/1才會完工!

其中,還包含了1/23(六)以及1/24(日)這兩天的假日是可以工作的。

project expediting

如果專案需要控制在1月底完工,趕工的方式便是將施工這項任務縮短一天才能準時完工,這項趕工的策略便是「矯正措施」的手法!

project expediting

專案運作唯一不變的事實

專案運作過程中唯一不變的事實:「一定會改變!」。

也因此,專案不可能這麼順遂,既然專案經理的職責是將專案結案,隨時因應改變更是專案經理需要具備的能力。

專業的排程工具軟體如MS Project提供給專案經理不僅只是畫畫甘特圖而已,更多是學會根據專案改變,重新沙盤推演每個任務造成的影響,接著再重新修正計畫以便讓專案朝目標前進。

 

 

 

相關文章

應該把事做完,還是把事做對?

快速考取認證,也是超速學習

年資換薪資,怎麼了嗎?

僕人式領導要怎麼導入企業

我想當專案經理,所以我首先要去考PMP認證?

鍍金是不道德的!

 

 

延伸課程

MS Project 專家菁英班

ms project banner

 

 

 

 

 

gibson001

作者:游振昌

撰寫:Project Club秘密寫手
 ●專案管理顧問有限公司 執行長
 ●中華國際專案經理人協會 理事長 
 ●Project Club 發起人暨資深顧問

 

comments
標籤:

登入

會員消息

🔵免費註冊會員可以換範本!

🔵累積三堂課可免費複訓一堂!

🔵怎麼註冊?怎麼輸入點數序號?

🔵忘記密碼嗎??快點來信

🔵找文章請善用搜尋功能!

🔵加入我的最愛每天登入有一點!

🔵FB註冊的朋友,帳號是你的FB姓名

🔵點我搶點數!

🔵點我去範本軍火庫