年底到了,有位學員想找份專案經理的工作由於面試失敗,過來找我聊聊,他告訴我,為了轉換跑道,他還刻意考上PMP,面試時,他發覺主考官出的題目,跟PMP的題目很像,他信心十足的回答,沒想到竟然落選了!所以才帶著疑惑過來問我…

客戶突然多增加一個額外的需求...你會怎麼做?

主考官問他:『如果你是一家網站公司的專案經理,在快結案時,客戶突然多增加一個額外的需求,需求大致上是這樣的:想在官網中多增加一個下拉式功能表的網頁,目的是為了當有使用者到官網時,如果用戶想要了解產品的功能,可以很快找到產品經理的資料;或者,想要了解技術的問題,則可很容易的找到研發窗口;或者,想要更進一步了解產品的價格,則可以找到業務窗口,總之,這個額外的需求目的便是為了讓用戶到官網時的體驗更好,由於該需求並不包含在合約中,如果你是負責該網站的專案經理,你會如何應對?

 

PMP考題中有似乎有一題類似的題目...

因此信心滿滿地回答:『先結案再跟客戶起另外一個案子!』

沒想到主考官接著告訴他:『那我們就先結束面談,我們在找下一位面談』

他帶著生氣且疑惑的心情問我:『這不是PMP 的標準答案嗎?為什麼會錯呢?』

我笑笑地問他,你還記得:專案六重限制嗎?

他回我:『PMP考完後早就忘了!』

 

 

專案六重限制告訴你,如何應對改變

接著,我就用專案六重限制,說明當發生變更時如何應對?

六重限制指的是:範疇、時間、成本、品質、人力資源、風險,這六個專案管理要素,這6大要素只要改變一個,其他的也都會跟著改變,因此會互相牽制。

PMBOK

舉例而言,當客戶額外要求合約上沒有的功能,以六重限制來說就是範疇增加,因為範疇變多,品質相對也提昇,照理說,成本、時間以及所需要投入的人力資源也會跟著增加,一般的作法是開發的廠商會跟客戶要求預算或是時間增加,當然,客戶也有可能向廠商要求免費服務!

 

 

其實...很多額外增加的需求可能只是客戶突發其想!

需求不一定對且適用,因此,我們不一定要滿足這個需求如果連想都沒想,就站在認同對方需求增加是對著,接著悶著頭兒幹,其實不一定有價值!

別忘了,六重限制中還有最後一項:風險!我們試想,如果客戶端多增加這項功能,對方會產生什麼風險?

例如:對方的產品經理、研發經理或是業務經理,他們會希望自己的手機資料放在官網,並讓陌生用戶可以隨時打電話過來?應該不會想吧!

因此,如果我們提醒他,額外所增加的需求,可能造成對方哪些風險,是否有可能,客戶臨時增加的需求就取消了呢?

 

企業要的是解決問題的能力

擁有證照對個人來說,其實只是一個光環,想成為專案經理透過證照其實只是一種手段,證照的光環頂多也只是幫助我們在多一個面試的機會,然而,企業要的是:當你面對專案挑戰時,你會如何應對,以及如何將學到的專案管理思維靈活應用去解決這些問題,其實,企業要的人才是:懂得解決問題的人!

 

 

 

 

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作者:游振昌
 ●專案管理顧問有限公司 執行長
 ●中華國際專案經理人協會 理事長 
 ●Project Club 發起人暨資深顧問

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