公司導入遠距工作模式一段時間，也漸漸習慣在家上班，讓我對「減低溝通成本」的好處又有新的體會。
很多人以為減少開會、減少討論就是在降低溝通成本，但這種做法往往最後會賠上更多時間，更折損整個團隊的效率！
後來意識到，這就是敏捷!
近期與團隊伙伴線上交辦工作前，我會自己整理這次案子的相關資料，再透過電話花費 10－15 分鐘解釋這次案子的主要概念，闡明幾點必須具備的要求，其餘交給伙伴發揮。
在執行過程中，彼此快速反饋，不但方便凝聚共識，也能隨時根據實際狀況彈性調整執行內容。
以這樣的模式合作幾次後，不但成品好、效率高，為彼此省下很多時間，雙方也都備感合作愉快。
原本，我將這歸功於事前的良好溝通，節省過程中消耗的時間、精神、體力與溝通不良產生的重複消耗，也就是「降低溝通成本」的功勞。後來意識到，我們的作法與敏捷式管理的精神不謀而合！
傳統管理與敏捷管理最大的差別在對「變更」的態度
- 傳統專案管理：多用於建築物或大量重複產品等硬體爲主，在各個階段之間有強烈的相依性，需要按照順序執行，就像要打完地基才能蓋房子一樣。
傳統專案模式會耗費非常多時間在前期的溝通與規劃，故而抵制變更，因為若在過程中隨意變更需求的話，之前投入的成本就白費了。
- 敏捷管理：為了因應網路時代競爭激烈、時效性短的市場特性，而衍伸出的新工作管理模式。
為了保持彈性、隨時貼合市場需求，敏捷式管理採用規劃與開發幾乎並行的方式，強調「快速回應、歡迎變更」，將權責賦予團隊，讓創造力與執行力不受限。
這樣的協同合作模式，溝通成本會越來越低、品質越來越高，讓小團隊也能發揮高效能。
敏捷式專案管理會越來越受歡迎的另一原因是：計畫永遠趕不上變化
原始計畫看似十全十美，但等實際執行後許多問題才一一浮現，只好不斷修正、改善計畫，最後的實際計畫與原始計畫相去甚遠──這是許多人都曾體會過的血淚史。
畢竟人無完人，能快速找出錯誤、擁抱變更，才能更快、更好完成目標！
結論
傳統專案管理模式依然有其優點，亦有專案會較適用傳統模式，只是敏捷式管理法對大部分工作者來說，更貼近在職場上遇到的狀況。
再加上許多預測都表示，因應疫情而普及的遠距工作模式，很可能在疫情趨緩後繼續沿用，成為未來的職場常態。在這樣的遠端背景下，敏捷團隊將會是大勢所趨，也會更需要具備敏捷式管理能力的人才。
近期的親身經歷後也讓我更加體會到，敏捷式管理不是高掛起來的難懂術語，而是大家都能實踐的思考方式，更是每個人都學習、活用的高效工作管理法！
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作者：游振昌
撰寫：Project Club秘密寫手
●專案管理顧問有限公司 執行長
●中華國際專案經理人協會 理事長
●Project Club 發起人暨資深顧問
