影響專案成功率最大的因素是什麼呢?成本管理、風險管理還是時間管理?一項研究發現,「決策時間」與專案的成功有著密切的關係!

透過調查上千個專案,歸納它們的管理手法、類型與執行結果,可以得到以下結果:

根據統計:敏捷式專案管理的失敗率甚至不到傳統式專案管理的一半,成功率也遠遠超過傳統式專案管理手法。

當然不表示採用敏捷式管理的專案就一定成功,從圖表中也可以看到,有49%的敏捷式管理專案會遭遇困難,如時程delay、超出成本或是客戶不買單,於是得中途進行改變。

 

藉由數據資料,敏捷手法的成功率壓倒性的勝過傳統管理手法是不爭的事實。

但那些失敗的專案問題出在哪裡?原來是不少人都會忽略卻至關重要的事──「決策時間」

TPM Agile

 

專案花最多時間在等待上

結果表示,許多傳統式管理的專案失敗的原因在於「決策時間過長」!

這項調查亦統計出,專案中平均每花1000美元就需做一次決策,一個100萬美元的專案,會需要面臨1000個左右的決策;而且決策數量越多,決策所需花費時間就愈長。這造成了專案執行過程花最多時間成本在「等待」上,尤其是在等待上級或跨組決策結果的時間,往往會多到超出原先規劃好的日程,導致人力、物力與財力白白浪費。

 

 

這個問題在大公司尤為明顯

有個活生生血淋淋的故事:某間跨國大企業的員工分享,他們向公司申請廁所用品得花數個月的時間:首先去領取一張申請書,填寫書面申請書才能辦理申請,在上級主管簽核後送至採購組進行核可。接著採購組會向廠商進貨,並保證該用品有符合公司要求──跑完所有流程,最快三個月就能拿到你的衛生紙了...

 

區區採購內部用品都需耗費大量時間在等待,可想而知在執行專案時要層層進行決策、許可或批准等等有多耗費時間。當組織龐大僵化、階層壁壘分明,即使只是一個簡單的決策,從基層送到高層再轉回來,都得花上很長一段時間。

 

放下權利擁抱敏捷

而敏捷式管理強調的正好能免去這樣弊病。敏捷管理手法將一定程度的權利下放、授權讓專案成員自己做決策,第一時間掌握問題並即時進行修正,積極擁抱變更、快速回應,將原先冗長的決策時間大幅縮短。

這也是為什麼敏捷式管理手法專案的成功率高於傳統式管理,因為面對變化快速的專案,採用敏捷式管理不僅僅能提升效率及團隊應變能力,更是避免專案功虧一簣的關鍵原因。

 

 

「拖延症」會害死你的專案

我們已經知道了決策時間會大大影響專案的成功度,那具體的「黃金時間」是多少呢?

在搜羅分析幾百項專案、將它們的決策時間與成敗相比較之後發現,只用一小時內迅速做出決策的專案,有58%成功、只有9%最後失敗;但若耗時超過五個小時,成功率就會大幅降低,只有18%的專案成功,多達38%的專案失敗。五個小時的時間,就能大幅左右專案的成功了。

 

研究成果還有另一項令人驚訝的發現:這些耗時很久的決策許多都並非艱難問題,其實大都是很簡單的決定,更讓人瞠目結舌的是,許多前功盡棄的專案,是因為根本沒人做出決策!

 

即使面臨的是單純易解的問題,只是需要有人做出決定而已,但經過不斷地拖延、猶豫,如同小感冒惡化成危及生命的重病,最後成為專案毀於一旦的主因。

 

 

結論

那怎麼加快決策的速度呢?答案是讓決策少牽扯到利害關係人和管理階層,最多只要經過兩層:專案團隊和發起人,讓瞭解最多、最深入專案資訊的人做決定,盡量不要層層請示、逐級批准,避免凡事都請示監督委員會,才能將決策時間壓縮在一個小時之內。

 

專案中唯一不變的就是「一定會改變」,敏捷管理手法能有效應對變更、在有限時間內完成專案,提升個人及團隊工作效率,也增進專案成功率!

 

 

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作者:游振昌

●專案管理顧問有限公司 執行長
●中華國際專案經理人協會 理事長 
●Project Club 發起人暨資深顧問

責任編輯:詹家瑄

 

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