影響專案成功率最大的因素是什麼呢？成本管理、風險管理還是時間管理？一項研究發現，「決策時間」與專案的成功有著密切的關係！
透過調查上千個專案，歸納它們的管理手法、類型與執行結果，可以得到以下結果：
根據統計：敏捷式專案管理的失敗率甚至不到傳統式專案管理的一半，成功率也遠遠超過傳統式專案管理手法。
當然不表示採用敏捷式管理的專案就一定成功，從圖表中也可以看到，有49％的敏捷式管理專案會遭遇困難，如時程delay、超出成本或是客戶不買單，於是得中途進行改變。
藉由數據資料，敏捷手法的成功率壓倒性的勝過傳統管理手法是不爭的事實。
但那些失敗的專案問題出在哪裡？原來是不少人都會忽略卻至關重要的事──「決策時間」。
專案花最多時間在等待上
結果表示，許多傳統式管理的專案失敗的原因在於「決策時間過長」！
這項調查亦統計出，專案中平均每花1000美元就需做一次決策，一個100萬美元的專案，會需要面臨1000個左右的決策；而且決策數量越多，決策所需花費時間就愈長。這造成了專案執行過程花最多時間成本在「等待」上，尤其是在等待上級或跨組決策結果的時間，往往會多到超出原先規劃好的日程，導致人力、物力與財力白白浪費。
這個問題在大公司尤為明顯
有個活生生血淋淋的故事：某間跨國大企業的員工分享，他們向公司申請廁所用品得花數個月的時間：首先去領取一張申請書，填寫書面申請書才能辦理申請，在上級主管簽核後送至採購組進行核可。接著採購組會向廠商進貨，並保證該用品有符合公司要求──跑完所有流程，最快三個月就能拿到你的衛生紙了...
區區採購內部用品都需耗費大量時間在等待，可想而知在執行專案時要層層進行決策、許可或批准等等有多耗費時間。當組織龐大僵化、階層壁壘分明，即使只是一個簡單的決策，從基層送到高層再轉回來，都得花上很長一段時間。
放下權利擁抱敏捷
而敏捷式管理強調的正好能免去這樣弊病。敏捷管理手法將一定程度的權利下放、授權讓專案成員自己做決策，第一時間掌握問題並即時進行修正，積極擁抱變更、快速回應，將原先冗長的決策時間大幅縮短。
這也是為什麼敏捷式管理手法專案的成功率高於傳統式管理，因為面對變化快速的專案，採用敏捷式管理不僅僅能提升效率及團隊應變能力，更是避免專案功虧一簣的關鍵原因。
「拖延症」會害死你的專案
我們已經知道了決策時間會大大影響專案的成功度，那具體的「黃金時間」是多少呢？
在搜羅分析幾百項專案、將它們的決策時間與成敗相比較之後發現，只用一小時內迅速做出決策的專案，有58％成功、只有9％最後失敗；但若耗時超過五個小時，成功率就會大幅降低，只有18％的專案成功，多達38％的專案失敗。五個小時的時間，就能大幅左右專案的成功了。
研究成果還有另一項令人驚訝的發現：這些耗時很久的決策許多都並非艱難問題，其實大都是很簡單的決定，更讓人瞠目結舌的是，許多前功盡棄的專案，是因為根本沒人做出決策！
即使面臨的是單純易解的問題，只是需要有人做出決定而已，但經過不斷地拖延、猶豫，如同小感冒惡化成危及生命的重病，最後成為專案毀於一旦的主因。
結論
那怎麼加快決策的速度呢？答案是讓決策少牽扯到利害關係人和管理階層，最多只要經過兩層：專案團隊和發起人，讓瞭解最多、最深入專案資訊的人做決定，盡量不要層層請示、逐級批准，避免凡事都請示監督委員會，才能將決策時間壓縮在一個小時之內。
專案中唯一不變的就是「一定會改變」，敏捷管理手法能有效應對變更、在有限時間內完成專案，提升個人及團隊工作效率，也增進專案成功率！
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作者：游振昌
●專案管理顧問有限公司 執行長
●中華國際專案經理人協會 理事長
●Project Club 發起人暨資深顧問
責任編輯：詹家瑄
