專 案 管 理 輕 鬆 學

『待執行工作報表』就是比較圖表中計劃、完成和剩餘的任務量，並以燃燼圖的方式來呈現目前完成任務的狀況。

如下圖所示，藍色為『比較基準剩餘任務』即原先預估專案所需的任務數量，橘色為根據時間預估剩餘的任務數量，灰色則代表實際剩餘的任務數量。

(上圖為利用 MS Project 自動產生的報表，可透過『企業專案經理菁英班』課程學習而來)

透過『待執行工作報表』，專案經理除了可用來檢視還有多少任務需要運作外，更可檢視團隊在運作過程中追加了多少任務。

例如上圖中，原本專案預估有14項任務需要進行，但實際開始運作時，專案不斷的追加任務，以現階段來看，專案變更為29項任務需要進行，目前剩餘22項任務，也就是說目前完成了7項任務。

如果需要還可以進一步檢視任務何時被追加，以及因為任務追加，將導致專案推遲在何時才能完工。

例如：該報表中顯示原本12/4即可完成，然而由於任務不斷追加，最終將延誤明年的6/4才能完工，足足多了半年的時間。

在PMP的管理理論中，我們會用『工作包』來看專案任務，並以工作包的基準產生範疇基準，簡單的說，就是將專案所有需要做的任務事項根據時間軸累計成一份圖表，以圖的方式來說明：假設該專案分為５個階段，每個階段為一周，各需要進行的任務如下圖。

根據時間，將需要進行的任務數量累計，所產出的圖表便是『範疇基準』

MS Project 的待執行工作報表與範疇基準圖表的差異只在於一個是向下減少Burn Down，另外一個則是向上累加Burn Up！

『人力資源用量表』或稱『團隊規劃』的長條圖同樣呈現任務所需要的時間長度，如果該任務已延誤，則會用灰色的色塊來呈現，同時，長條圖藍色的深淺則可掌握目前該任務的進度完成百分比。

另外，由於每個資源可能同時運作一個以上的任務，因此，資源用量過度時，MS Project 的『團隊規劃』圖表則會將資源名稱的字型以紅色顏色來呈現，以表該資源過渡分派需要進行『資源撫平』才能解決，同時，右邊的長條圖則會顯示何時發生過渡分派以及多長時間。

Excel也可以做人力資源用量表哦

如果我們利用Excel 來呈現『人力資源用量表』，其作法也很像甘特圖，只是由於一個人力資源可能需要負責多個任務，此時，便可以用Excel 所提供的『組成群組』功能達到這個目的。

下圖是利用Excel所製作出來的『人力資源用量表』，其中右邊的長條圖顯示每個資源何時有任務需要進行，並顯示每個任務的進度完成百分比，藉此，當專案經理需要跨部門借用人力資源時，便可以知道該資源何時有時間可以使用。

結論

● 專案團隊可根據『待執行工作報表』，掌握目前還有多少任務需要進行以及完成了多少任務。

●『待執行工作報表』可清楚的掌握因任務追加，可能推遲的完工時間。

●『待執行工作報表』也可用於掌握何時追加了多少任務工作。

延伸課程

專案經理養成班

MS Project 專家菁英班

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作者：游振昌
 ●專案管理顧問有限公司 執行長
 ●中華國際專案經理人協會 理事長 
 ●Project Club 發起人暨資深顧問