專案管理與職場基本功(1)－範疇管理

範疇管理大概是我們在工作上頭最關鍵的一項工作了，

當老闆交辦一項工作下來時，你如何確保你完全明瞭老闆要你做的內容是什麼？

也就是說做到那些東西就能滿足老闆的需求，老闆要的是一部LUXGEN的國產車，

你卻買了一台日製的TOYOTA給他，因為你告訴他TOYOTA的車品質比較好，而且比較省油，

但老闆卻跟你說他買LUXGEN的原因是他愛國，把你痛罵了一頓，說你搞不清楚狀況。

範疇管理清楚的告訴你：

「完成所有範疇內的事情，且只做範疇內的事情」

以上的案例中我們可以看到，因為他沒搞清楚老闆想買LUXGEN的背後原因，

所以自作聰明的買了TOYOTA汽車，老闆交代他的工作，他不只沒完成，

還多花了錢買了老闆不想要的TOYOTA汽車，賠了夫人又折兵。

當老闆交代一件工作時，

我們應該多運用『5W1H』的法則來跟老闆確認他的需求細節：

What

先問老闆要你做什麼事情？這句問的是事件的本身，例如採買一台LUXGEN的房車。

做到什麼程度算是完成？這句問的是最終的產出，例如一台LUXGEN汽車，或者一份評估報告。

該包含哪些內容？這句問的是產出的細節，例如一份評估報告中可能包含多款車型的優缺點、價格等。

Why

為什麼要做？這句話問的是背後的意涵，這非常重要但卻常常被遺忘，

前面的例子就是採購人員忘了問老闆想買LUXGEN的原因，所以搞錯了採買方向，

其實做報告也是一樣的，了解這項任務背後的意義才能真的做到符合需求的結果。

When

何時要交出成果？這跟時程管理有關，但跟範疇也會有關係，通常一份工作交代下來，

大概都會有一個明確的交期，如果沒有交期代表這個任務重要性並不高，

但老闆常常會跟你說愈快愈好，這是很危險的，你應該很明確地問清楚到底交期是何時？

時間的長短將會決定你到底該準備多完整的內容，你排訂的計畫內容也會因此而受到影響。

Who

有誰可以幫助我或者讓我請教？這句問的是有沒有其他人跟我一起做事或者可以讓我諮詢，

有些工作不見得靠我們自己就可以完成，可能需要仰賴外來的助力才能做好，

若我們自己無法掌握這些資訊，跟交辦任務的人請益是最有用的。
哪些人力我可以用？這代表除了自己之外，你還有其他可動用的人一，

但也必須要確認這個人力的可用狀況，有可能是交辦人口頭的承諾，

並未真正的將這個人力分配給你，你必須要清楚把握自己手上可用資源。

與會者有誰？用來確認最終的產出要呈交給誰，或者最終的結果要對誰報告。

Where

在哪個地點？這一項比較單純，但若你是跨國團隊，也該明確的問清楚地點，若是召開會議，也要問清楚開會的地點。

How

如何完成？是否有相關工具或者資訊可以參考？這一項也是詢問有用的資源，

當你要完成一份報告時，有可能可以取得過去的參考資訊，或者從資訊系統理查到你要的內容，

有些內容甚至已經整理過，你自己不用再花功夫進行。

善用5W1H的法則

你可以清楚的將需求提出者(可能是老闆)的要求具象化，

但問問題時千萬要記得『需求』(或稱期望)本身應該要是可被衡量的，

在專案管理中稱為操作型定義，例如：愈快愈好，那到底期望值是多少？底限是多少？愈便宜愈好，

那倒底經費上限是多少？這些都要明確，否則做出來的東西會常常無法交差。

範例：老闆交代我做一項社群行銷的簡報，我可能會問：

1.(why)為什麼要作社群行銷這個主題？
2.(what)希望得到些什麼結果？哪些內容一定要包含在裡頭？
3.(when)什麼時候要？
4.(who)到時候要對誰報告？公司以前有誰做過類似的報告嗎？小明可以幫我收集一些資料嗎？
5.(where)需要booking會議室嗎？
6.(how)有沒有相關的資料可參考？

以上的問題是最基本的，當問完後必須針對需求提出者的回答在做第二層的探索，這樣就可以比較清楚整件工作的細節。