孔子曾經說過：「不在其位，不謀其政。」
這句話講的是：人若擔任什麼職位，就應該負責那個職務範圍內的工作，反過來說，超出職務範圍的事情就不應該去碰觸。
這是為了明確分工、劃分權責，同時也能避免需要處理的範圍不斷擴大，到最後無法負荷的窘境。
在專案執行上也是如此，必須訂定出工作範圍，讓團隊知道需要做哪些工作，
將有限的資源花在必需的事情上，才能成功創造出想要的產品、服務或成果。
範圍管理，大致可以分為以下幾個流程：
1. 蒐集需求、規劃範圍
在遇到需要裝潢房子的時候，許多人會委託「室內設計師」來統籌處理。
而「專案經理」在專案中也如同這個角色，需要同時照顧到專案的方方面面。
我們就以「裝潢房屋」為例子
來說明一個專案中的範疇管理需要兼顧什麼：
在一開始，設計師這個「統籌者」會與客戶確認好需求，裝潢施工範圍有多大，是打算全屋裝潢？還是只是做個浴廁改善？
除此之外，也要了解公寓大樓有沒有相關規定，例如建築結構與承重牆的施工、冷氣室外機擺放位置、遮雨棚等外推結構的尺寸外觀有無限制等。
專案也是如此，首先需要先去了解客戶的需求，同時了解相關法規、市場狀況與喜好等等，以免發生專案順利完成了、產品不符需求的狀況。
2.定義範疇
接下來，便是要將需求具體定義出來，制定出詳細的規格、範圍基準以及數量等。
例如：屋主希望重新粉刷牆面、裝設櫥櫃、安裝空調，那麼便需要針對這些需求，討論出粉刷的漆要用什麼顏色、是不是要用安全環保漆；櫥櫃的材質、尺寸、間隔數量；空調數量、安裝位置、品牌型號等詳細的規格。
3. 建立 WBS
所謂的 WBS指的是工作分解結構（Work Breakdown Structure），意思是將整個作業拆解出來、細分各項流程。
像是設計師必須規劃出這個裝潢案子哪一項工程要先做，是先安排電路管線呢？還是要先安裝壁櫥？
什麼時候木工進來、接下來什麼時候安排油漆工、水電工、清潔人員，各需要多少人，
又需要採購多少材料、何時送進施工現場等等，整個施工順序、流程、人員安排都需要規劃。
4. 驗證範疇
前面所說的幾項，事實上都還是屬於前期的規劃階段，目的是為了讓客戶或上司主管能夠更了解整個專案過程，
若是當中有發現任何不符合需求或想像的狀況時，才能夠即時的調整與修改。
若是房屋裝潢已經施工，冷氣的電線與管線都已經埋進牆壁內，但這時候客戶才發現裝設空調的位置不是他想要的時候，這時想要修改，需要將整個牆面挖開。
如此一來需要耗費更多的時間、工程，成本也必然會增加，甚至會影響到最後的品質！
5. 控制範疇
設定好範疇後，並不是就萬無一失了，在專案執行的過程中，專案經理必須不斷地掌握、確保如期完成預定範圍內的工作與目標。
若是無法確實如期達成，在預算、時間、人力都較難變動的情況下，範圍就是相對容易調整、也需要考慮是否調整的項目。
沒有進行範疇管理的專案，容易在執行的過程中不知不覺做出一些不必要、影響不大的事情，有時甚至耗費大量資源與時間。
確定專案的範圍，清楚知道要做些什麼、為何而做，才能避免範圍蔓延、做出畫蛇添足或超乎專案團隊能負擔的事情，導致專案失敗！
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作者：游振昌
●專案管理顧問有限公司 執行長
●中華國際專案經理人協會 理事長
●Project Club 發起人暨資深顧問
Project Club 責任編輯：詹家瑄
