「專案管理中有80％都是在做溝通。」
這句話我常在課程中提到，但這句話背後代表什麼的涵意究竟是什麼？專案經理的「溝通」有什麼特別之處呢？
事實上，專案經理在專案中所做的溝通管理，並不只是單純的「溝通技巧」、或是很擅長跟人協調而已，而是需要用更全面、有規劃的角度來看「溝通」這件事。
為什麼需要計畫與管理「溝通」這件事呢？
可以稍微想像一下，在公司或組織中，專案經理通常是位於中間位置，對下有成員要管理，對上有主管、老闆或是董事要報告，
與同級其他部門或團隊則要協調，甚至對外有時也會與客戶或使用者有接觸。
而面對這麼多不同的人員，每個的立場角色皆不相同，也不需要同樣的資訊、時機。
這些，都需要依據PM的專業去判斷
若是沒有妥善處理，甚至會影響到整個專案的成敗！
那麼，該怎麼做才能有規劃的進行溝通呢？其實核心概念很單純，那就是要掌握「３對」！
1.誰是「對的人」
對的人，就是要懂得區分需要溝通的對象──特別是專案中的利害關係人。
例如某個人對專案的影響力、權力是大是小等等，以便決定後續要以何種策略來與他互動。
同時，若能懂得善用利害關係登錄表等工具，將有助於辨別與整理相關人員關係，以擬定管理策略。
2. 何時是「對的時間」
當確認了各個利害關係者後，便可以開始規劃溝通，並製作「溝通管理計畫書」。
必須要有明確的藍圖，知道面對不同對象時，該以怎麼樣的頻率交流、互動，或是預先考量當專案有所變動，該報告至哪一位上層等。
例如：面對團隊成員，就需要較為密集的進度確認；而向高層管理者的進度報告，或許每週或每月一次就足夠了。
3. 懂得判斷「對的資訊」
有了溝通對象的類別，也知道了合適的時機，那怎麼樣才能給出好資料呢？
並不是每個與專案相關的人，都需要知道執行過程中的大小事，如果不論大小事都向總經理報告，那只是冗長的流水帳，既不精煉資訊也不明確。
一個專業的PM，在準備相關資料時便會懂得運用各種表格，如給主管或客戶看的里程碑進度報告、一頁紙專案報告，或是利用甘特圖、工時燃燼圖等等，來管理專案執行。
資料依照依照形式又可分為正式/非正式、書面/口頭等分別，可應對在不同場合與時機。
好比說書面的正式資料如專案計畫，就適合用在需要被正式紀錄的文件與事項，
而以口頭呈現的正是資料就有簡報、演講等，通常用在定期會議或一些對外溝通或發布資訊的場合。
結論
這三點綜合起來，就是該如何「在對的時間，將對的資訊傳達給對的人。」
這樣一句話，乍看之下並不難理解，然而要能做得好並不是這麼的容易，
而這也正是辨別是否為優秀的專案經理人的重要指標！
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作者：游振昌
●專案管理顧問有限公司 執行長
●中華國際專案經理人協會 理事長
●Project Club 發起人暨資深顧問
Project Club 責任編輯：詹家瑄
