成本管理，其實可以濃縮成簡單的一句話：「讓專案在編列的預算內完成，把錢花在刀口上。」
這句話本身並不深奧，但實際上要怎麼樣才能夠確實的達成，就是一門大學問了。
因此這次我們將用深入淺出的方式，跟大家介紹成本管理的概念與實際做法！
如果說，出國去玩是一項專案……
其實在我們的日常生活當中，其實處處都是「專案」──如：結婚、買車買房、運動健身等等，都可以視為一項專案，只是一般人不會以這樣的角度思考。
不過，一旦我們用專案管理的思維，去處理生活大小事時，會發現自己的人生能夠更有效率、更加順利。
今天，我們就用「出國旅遊」為例子，來說明專案中的「成本管理」是怎麼一回事！
1.估算成本
在出遊之前，除了計畫行程外，最重要的就是預估總花費了。
出國遊玩幾乎每件事情都需要花錢，而且許多是我們可以得知一定會產生的開銷──例如吃飯、交通、住宿等等，例如：預計去遊樂園的話，就知道至少一定會有門票費用、到達遊樂園所需的交通費用。
這種類型的成本，可以稱之為「已知的已知」。
然而，有些成本沒辦法是先精準計算，只能取個範圍，因此在計算時，也需要保持彈性，留有緩衝空間！
例如：雖然可以預估旅途中會需要用餐，但還是會發生各種變故，例如到了當地才發現那間餐廳沒有營業、或是當下點了超過預算的餐點等等，都會導致實際花費與預估花費不符。
這種情況，可以稱為「已知的未知」。將一些已經知道會產生變數的部分，多留些餘裕，以免在異國落到身無分文的處境！
2.決定預算
當每項計畫與相關成本都估算好後，就能依此計算出整體的預算了。
把每項支出統計出來，便是此次的「成本基準」。在這個基準之外，還需要另外準備一筆「彈性預算」，是為了預防各種意料之外的狀況發生。
像是出門在外，總是會遇到一些意外──像是在國外水土不服而生病、遇到事故導致電車停駛，甚至是遭遇扒手而損失財物等等。
這種我們無法預測、無法得知的「未知的未知」成本，雖然不能準確知道是否會發生，但我們可以未雨綢繆，事先預備好應對方式。
因此，在基礎預算上加入管理準備金，能讓專案在執行的過程中，更有餘裕應付意外情形。
3.控制成本
其實，成本管理並不是只有在事前的規畫預算時，才需要做的。
出國旅遊的過程中，無法像在國內一樣容易取得現金，所以通常會先換一定數量的外幣，再佐以信用卡等支付工具。
然而信用卡也不是所有地方都能用，因此在每天晚上休息的時間，確認今天花了多少錢、到目前為止總共花了多少錢，手上還剩下多少現金能夠使用，就是很重要的一件事了！
專案的執行，也需要這樣定期確認預算執行的狀況，如果發生有超支，後續才能即時調、整改善，免得專案進行到一半，預算就已經見底了。
結論
中國古代有一句話：「大軍未發，糧草先行」，其實就展現了專案管理、成本管理的概念，
在真的用兵打仗之前，先估算前後方的費用、士兵的糧餉、製造兵器的原料、車輛裝備的保養等等，一且都妥當之後，大軍才會真的出戰攻敵。
專案也是一樣，如果想要打一場漂亮的勝仗，做好成本管理是必不可少的。
成本管理實際執行上還有許多的細節，例如該怎麼應用「實獲值管理」來進行專案績效衡量、改善，如果想知道更進一步的技巧和觀念，歡迎參加課程來深入了解！
延伸課程
作者：游振昌
●專案管理顧問有限公司 執行長
●中華國際專案經理人協會 理事長
●Project Club 發起人暨資深顧問
Project Club 責任編輯：詹家瑄
