課程上曾有學員問我：『公司都有一套專業級的專案管理系統，還會需要一頁紙專案報告嗎？因為感覺實際上用不太到。』
也是「現在早已用更專業的工具，甚至雲端方式來管理專案了，誰還會用紙本來管理？這應該很落後了吧！」
身為專案經理重要的職責
身為專案經理最重要的職責之一：「追蹤並隨時回報專案現況！」
因此，專案經理需要定期發佈資訊，並召開專案會議。
因為這個原因，對高階主管及成員們進行專案簡報絕對是必要的工作，如何用一種簡單又明瞭的方式讓大家一眼掌握專案資訊呢？
一頁紙專案報告就是最好的手法！
一頁紙專案報告其實是一個溝通工具
如果你的老闆突然要求你立即提供一份你正在執行的專案報告，你需要說明哪些任務超前還是落後？是由哪些人負責的？整體的專案目前進度如何？目前專案運作過程中遇到哪些問題？
經驗告訴我們，提供給高階主管的報告不能太複雜，同時，收集這些資訊不能占據我們太多時間，在這麼多的限制條件下，這創造出一頁紙專案管理的背後動機！
一頁紙專案報告其實並『不精確』。
例如：某項任務的施工進度我們無法從報表中掌握已經完成多少百分比，但對管理階段而言，他們只想知道該任務是否可以準時完成或者何時會完成！至於該任務細項其實他們並不會感到興趣！
一頁紙專案報告其實是一種溝通工具。方便專案經理用最簡單的方式報告專案，如果我們需要管理專案，專業級專案工具或是雲端軟體或許還是有存在的必要性。
一頁紙專案管理新體悟
建構一頁紙專案報告一共有12個步驟，有些步驟在實際專案時，專案經理並不一定可以掌握，像是『專案成本』
所以，教學時會建議學員們不妨把該步驟改為[專案議題]。
因為在專案會議中，專案經理會需要報告運作過程中發生哪些狀況(議題)，並可以在這個會議中提出需要高階主管們哪些資源。
此外，另一個步驟：[將任務調配進時間線]，這個步驟似乎是把每個任務需要多少工期輸入到表格中，然而，仔細研究後我卻有不同看法，因此，找了原文瞧瞧：Aligning Tasks to Report Dates，直譯便是：將任務安排到報告日期！
我個人覺得，一頁紙專案管理的重點是報告，因此，高階主管們需要知道的不是每個任務完成百分比，而是在專案會議中，報告完成了哪些任務！
因此，在一頁紙報告中我們需要思考的是：報告日期哪一天，需要完成哪些任務！而不是每個任務需要運作多少時間！
這樣的思考模式其實跟敏捷專案手法中的站立會議，需要在會議中報告每天完成了哪些工作事項是一樣的作法！
一頁紙報告就是對上報告的工具
一頁紙專案報告不會提供我們太多細節，報告也無法掌握專案發生了哪些枝微末節，然而，一頁紙專案報告就是一個專門對上報告最有效的溝通工具之一。
對於高階主管而言，最重要的是在最短時間內掌握專案全貌，並掌握完成了哪些任務、哪些人負責哪些工作、專案遇到哪些問題，或是截至目前為止專案花費了多少成本，如果需要，他可以進一步詢問專案經理或是負責該任務的人。
最後，如果我們把專案是否可以順利結案當做專案經理的期未考，專案運作中隨時做好專案報告，就是專案經理的期中考！那麼，身為專案經理的你，是否具備向上管理的能力呢？
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作者：游振昌
●專案管理顧問有限公司 執行長
●中華國際專案經理人協會 理事長
●Project Club 發起人暨資深顧問
