課程上曾有學員問我:『公司都有一套專業級的專案管理系統,還會需要一頁紙專案報告嗎?因為感覺實際上用不太到。』

也是「現在早已用更專業的工具,甚至雲端方式來管理專案了,誰還會用紙本來管理?這應該很落後了吧!」

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身為專案經理重要的職責

身為專案經理最重要的職責之一:「追蹤並隨時回報專案現況!」

因此,專案經理需要定期發佈資訊,並召開專案會議。

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因為這個原因,對高階主管及成員們進行專案簡報絕對是必要的工作,如何用一種簡單又明瞭的方式讓大家一眼掌握專案資訊呢?

一頁紙專案報告就是最好的手法!

 

一頁紙專案報告其實是一個溝通工具

如果你的老闆突然要求你立即提供一份你正在執行的專案報告,你需要說明哪些任務超前還是落後?是由哪些人負責的?整體的專案目前進度如何?目前專案運作過程中遇到哪些問題?

經驗告訴我們,提供給高階主管的報告不能太複雜,同時,收集這些資訊不能占據我們太多時間,在這麼多的限制條件下,這創造出一頁紙專案管理的背後動機!

一頁紙專案報告其實並『不精確』。

例如:某項任務的施工進度我們無法從報表中掌握已經完成多少百分比,但對管理階段而言,他們只想知道該任務是否可以準時完成或者何時會完成!至於該任務細項其實他們並不會感到興趣!

一頁紙專案報告其實是一種溝通工具。方便專案經理用最簡單的方式報告專案,如果我們需要管理專案,專業級專案工具或是雲端軟體或許還是有存在的必要性。

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一頁紙專案管理新體悟

建構一頁紙專案報告一共有12個步驟,有些步驟在實際專案時,專案經理並不一定可以掌握,像是『專案成本』

所以,教學時會建議學員們不妨把該步驟改為[專案議題]。

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因為在專案會議中,專案經理會需要報告運作過程中發生哪些狀況(議題),並可以在這個會議中提出需要高階主管們哪些資源。

此外,另一個步驟:[將任務調配進時間線],這個步驟似乎是把每個任務需要多少工期輸入到表格中,然而,仔細研究後我卻有不同看法,因此,找了原文瞧瞧:Aligning Tasks to Report Dates,直譯便是:將任務安排到報告日期!

 

我個人覺得,一頁紙專案管理的重點是報告,因此,高階主管們需要知道的不是每個任務完成百分比,而是在專案會議中,報告完成了哪些任務!

因此,在一頁紙報告中我們需要思考的是:報告日期哪一天,需要完成哪些任務!而不是每個任務需要運作多少時間!

這樣的思考模式其實跟敏捷專案手法中的站立會議,需要在會議中報告每天完成了哪些工作事項是一樣的作法!

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一頁紙報告就是對上報告的工具

一頁紙專案報告不會提供我們太多細節,報告也無法掌握專案發生了哪些枝微末節,然而,一頁紙專案報告就是一個專門對上報告最有效的溝通工具之一。

對於高階主管而言,最重要的是在最短時間內掌握專案全貌,並掌握完成了哪些任務、哪些人負責哪些工作、專案遇到哪些問題,或是截至目前為止專案花費了多少成本,如果需要,他可以進一步詢問專案經理或是負責該任務的人。

最後,如果我們把專案是否可以順利結案當做專案經理的期未考,專案運作中隨時做好專案報告,就是專案經理的期中考!那麼,身為專案經理的你,是否具備向上管理的能力呢?

 

 

 

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一頁紙專案管理

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作者:游振昌
 ●專案管理顧問有限公司 執行長
 ●中華國際專案經理人協會 理事長 
 ●Project Club 發起人暨資深顧問

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