專 案 管 理 輕 鬆 學

我從1993年開始接觸MS Project，算一算到2019年，天啊！沒想到已經過了２６年了！這麼長的時間，足足可以讓一個剛出生的小孩長大成為亭亭玉立的美女，２６年的時間，讓我跟大家分享我從企業中注意到有趣的MS Project 使用經驗吧！

Excel 也可以畫甘特圖，那還需要用MS Project 嗎？

問題來了，同樣都為了畫甘特圖，我們有必要大費周章的使用MS Project　嗎？其實答案在於：你是要簡單的規劃專案排程？還是從專案排程中找出關鍵任務，並隨著專案趕工時，立即修正並壓縮每個任務的工作時間。

兩者目的差別：第一個聚焦在畫出甘特圖，一旦圖畫出來後，專案工具的價值就結束了！如果是為了這個目的，其實使用Excel 或是MS Project，真的沒有很大的差別，Excel 也的確比較好上手，而使用MS Project畫出來的甘特圖，因為任務間的相依性還可以有一條線，所以既清楚也更好看…

第二個則聚焦在當專案需要趕工時，我們應該壓縮哪些任務的時間(又稱工期)，了解兩者的差別嗎？第一個是照表抄課，這樣的假設前題是每一個任務都會按規劃的行程來運作，絕不會發生延誤。第二個的假設前題則是計畫有可能比不上變化，因此，需要隨時修正。

MS Project 真正的重點在於可以畫要徑，但…什麼是要徑又稱關鍵任務

在回答這個問題時，我們先來聊聊，什麼是［關鍵任務］！

假設你手邊有８項任務需要運作，你會想用最快的方式完成這些工作，然而，有些任務會有先後順序，例如：先刷牙後才洗臉(當然你也可以相反，但絕無法同時一起做)；有些任務則可以並行，例如：你可以刷牙或洗臉時同時燒開水～！

如果每一個任務都安排一個人來運作，換言之，在不發生資源不足的狀況下，計算出專案最快完成的時間！

在下面的表格中，我列出每個任務所需要的工作時間，其中，前置任務指的是要完成這項任務需要先完成哪些任務，例如：要先完成排版才能進行印刷的工作。

考過PMP的朋友們一定會這個題目，因為是必考題，哈～

我把以上的表格轉換為用PERT圖來呈現，結果如下：

接著，我們以連連看的方式計算每個節點從開始到結束，加總並列出所需要的時間：

• ACFH=13
• ADFH=14
• BEGH=13

所以，很明顯的ADFH加總的時間最長，A、D、F、H這４個任務就是關鍵任務，任務連結在一起的線則稱之要徑。

也就是說，這個專案最快需要花費14天才能完成！以另外一個角度來說，如果需要趕工，乍看之下，我們會以為B任務所需的時間最久，所以應該要趕工B，但其實以整體的效果來看，真正影響到專案排程的任務其實是A、D、F、H這４個任務。

如果我們用MS Project 來操作，並勾選[關鍵任務]，同時在關鍵任務的長條圖右方顯示任務的名稱，其結果如下：

其中，紅色的長條圖便是關鍵任務！

其實當任務不多，以人工的方式自己畫，都可以很容易找出關鍵任務，然而，有些專案任務多達上百項想用人工算出來，哇～大工程啊！此時，MS Project這套工具便顯得十分重要！

(下圖包含了近７０個任務，如果用人工自行計算….太可怕的惡夢了！)

我就是用MS Project啊！但為什麼畫不出關鍵任務？

沒錯，我就已經在用MS Project了，但還是算不出關鍵任務啊！像是下圖，竟然只有一個關鍵任務，這一定是MS Project的bug 對吧！

（下圖中MS Project 只秀出一個關鍵任務！難道是bug？）

其實這是很多人在使用MS Project時最常犯的錯誤之一：將Project當做Excel 的操作方式來使用，所以在輸入任務所需的時間，便會輸入[開始日期]與[結束日期]，然後，讓Project 自動畫出右方的長條圖。或許你會認為不就是這麼做嗎？

NO！NO！如果你使用的[任務模式]是[手動排程]，有可能縱使勾選[關鍵任務]還是找不到哦！下圖就是一個實例，就是用MS Project！但還是畫不出關鍵任務。

如果你用的是[自動排程]，則又會踏入了Project另一個[限制式類型]的陷阱中！所以可能畫出來的關鍵任務會像下圖，明明不是關鍵任務卻顯示為關鍵任務！

簡單的說，使用MS Project時，我們需要估算的是每個任務的工期，而不是輸入開始與結束日期，因為這樣的思維，你會注意到，每當開一個MS Project檔案時，欄位優先顯示的是[任務名稱]與[工期]，而不是開始與結束日期。

(下圖中可以清楚的知道，MS Project的輸入欄位用的是[工期]的思維哦！)

舉例而言，以往你９：００坐上捷運，從出發點到客戶那大約為９：３０，經過反推，你計算出[坐捷運]這項任務的工期為３０分鐘。換言之，如果你跟客戶約好１０：００開會，你清楚最晚９：３０一定要坐上捷運，因為再加上３０分鐘[坐捷運]這項任務的時間正好為１０：００！

最後，我總結一下為什麼有些人明明使用MS Project 卻畫不出關鍵任務！其問題便是每個任務的估算都需要用[工期法]而非[開始日期]與[結束日期]，弄懂了專案管理的思維後，再加以使用對的工具像是MS Project，你才能夠做對的事！

 教你如何使用對的工具，做對的事

相關課程：MS Project 專家菁英班

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作者：游振昌
 ●專案管理顧問有限公司 執行長
 ●中華國際專案經理人協會 理事長 
 ●Project Club 發起人暨資深顧問