阿美是我一個簡報課程的學員,他在課後問我一個讓他十分苦惱的問題:

「我花了不少時間準備一場商務會議,卻在簡報當天,被台下的聽眾突然問一個投影片中沒有的問題,由於簡報沒準備,所以我十分緊張、尷尬,同時不知所措,真的不想再遇到這種情況了,如果未來再發生該如何應對?」

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第一步曲:來點掌聲吧!

當我們遇到突發狀況,如果心裡沒有準備,的確會造成內心緊張,這個狀況結果不立即處理,甚至造成腦袋當機,最終腦海一片空白…

所以冷靜是必要的!然而,該怎麼做呢?

為了讓自己腦袋處於可以思考的狀態,最簡單的方法,首先是先肯定對方的提問。

針對他的發問行為來點掌聲,認同對方,認為他的問題受到尊重,同時還可因為這樣取得對方的親和感,並可因為掌聲讓自己中斷緊張的情緒,可謂一舉兩得!

你可以這麼說:

『請問對方怎麼尊稱?』

接著,重複一下他的問題:

『你的問題是不是這樣?』

最後,針對他提出的問題給予肯定。

『這個問題真的很棒,請大家給予他掌聲!』

 

 

第二步曲:想聽的請舉手!

除非提問者是你覺得很重要的客戶、主管,或是特定的人物,否則,我們不一定要馬上回答!

你可以先詢問現場還有哪些人跟他一樣有相同的疑問,這樣的目的在於確認該問題是否重要!

如果現場沒人或是太多人舉手,更意味著我們沒必要現在立即回答!

因此,你可以這麼說:

『請問,現場是否有人跟他一樣的疑問嗎?如果有,可以舉一下手讓我知道嗎?』

 

第三招:時間總是最好的藉口

針對現場舉手狀況,你可以取得更多的時間!

如果很少人舉手,你可以這麼回答:

『你的問題真的很棒,但因為今天時間有限,我先按照投影片說明今天主要的內容。針對你的問題,我們結束後再私下討論,如何?』

相對的,如果很多人有類似的問題,意味著我們需要回答,然後,我們已經取得了時間的控制權,因此,我們可以跟大家說明並告知在下一次的會議或是何時以哪一種方式回答這個問題。

 

總之,你可以這麼說:

『看樣子似乎很多人都有相同的疑問,這個問題的確很棒,可惜今天的投影片內容沒還得及準備。

不過,由於大家都十分關心這個問題,因此,我打算在X月X日,透過哪一種方式回答大家這個問題,相信一定可以給大家滿意的答案!』

透過跟台下更多人互動,讓你取得時間的控制權!

 

 

結論

如果我們把簡報當做一場演唱會,上台時的口語表達技巧,就是上演一場精彩的演出,因為,口語表達將是決定演唱會成敗的關鍵。

千萬不要因為台下突發狀況,造成自己一時緊張,最終導致腦袋空白無法展現好的簡報成果。

下回,如果再遇到突發狀況,不妨透過3步曲,讓自己冷靜應對,記著,最重要的是:取得更多的時間控制權!

身為簡報醫生,我在最後再提供一個針對各種台下提問的疑難雜症應對的大補帖,期待能夠對你上台的簡報表現功力UP!UP!UP!

 

 

 

 

 

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延伸課程:

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作者:游振昌
 ●專案管理顧問有限公司 執行長
 ●中華國際專案經理人協會 理事長 
 ●Project Club 發起人暨資深顧問

 

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