我是游老師,從20初頭到現在近30年的時間,累績了超過3萬多場的演講興簡報經驗,藉此跟各位分享當你在職場中遇到需要上台演講或是對長官們進行簡報時該如何應對的10個技巧。

1.緊張很正常,多練習跟準備吧!

當我第一次面對不熟悉的環境時,緊張是一定會發生的。可能是心臟加快、手顫抖,甚至腦袋一片空白…

tension

克服緊張最好的方法就是事先做更多的準備與練習

之前曾經有一位學員問我:『為什麼我在演講時可以這麼流暢,完全不會緊張?』

我告訴他:『早期跟微軟合作資訊展時,14天的活動,每15分鐘一場,一天要講20場,如果你連續說了280場,演講時應該也很流暢,同時也不會緊張了!』總之就是多練習吧!

當然不是每個人都有這樣的經驗,如果還是擔心上台會緊張,也可以將自己演講的內容事先錄下來,重複觀看再加以修正,或者找朋友扮演聽眾,接著說給他們聽,並請他們提供意見,總之,想要減少緊張,透過不斷練習是最好的方法。

提到準備!通常3小時的演講,我會準備4小時的投影片量,這麼一來,我才有更多彈性進行刪減。

演講的前幾天,我會將簡報內容以自我對話方式練習幾次,最後一天晚上,我會在練習時隱藏一些可能當天不會講的投影片,但還是保留下來,因為多準備總是好事。

 

2.控制好時間

時間控制對一個講者來說很重要,超時並不一定會讓聽眾覺得感恩或是賺到!

相對的,他們可能會覺得很厭惡!(或許你不相信,有些培訓聽眾並非自願來聽,他們可能是被長官指定而來!或者,聽眾事先準備好回程的票,一旦時間延誤,便會造成他們無法順利搭上回程的車!)

規劃比較好的場地,會演講台對面放一個時鐘,以便讓講者可以掌握時間,可惜的是,並不是每個場地都有注意到這個細節,因為這樣,我習慣自己準備一個小時鐘並放在演講台旁,除了易於觀看時間外,同時掌握讓演講提前10分鐘結束,除了留時間跟台下互動外,有些企業則需要留時間填寫問卷。

 

3.事先組織好架構

為了控制好時間,事先組織架構很重要。

實際上,當我接到演講工作時,便會事先提供簡報大綱給客戶,如果規劃一天或是更多天數,我會將課程大綱組織到以每小時為單位的內容量,如此一來,更好幫助我組織架構與控制時間。

 

4.了解你的聽眾

在開始製作簡報前,盡可能多了解您的聽眾。

或許演講內容你已經說很多次了,然而,對聽眾而言:這是第一次!演講是關於他們,而不是你!

了解聽眾,有助你組織簡報內容,以及提供資訊的深淺度。

 

5.一開始就抓住注意力

一開始的抓住聽眾的注意力很重要!你可以使用令人震驚的統計數據,有趣的故事或是直接告訴聽眾今天可以獲得什麼收獲!

引發台下的興趣,讓他們覺得這是一場值得花時間聽的演講

 

6.結尾一定要進行收斂

根據艾賓浩斯遺忘曲線,我們可以發覺如果是1個小時的演講,結束時人們對演講內容的記憶保留只剩下44.2%。

The Ebbinghaus Forgetting Curve

之前跟微軟公司合作上市會時,總經理聽完30-40分鐘我們的演練後,他總會問我們:『如果這次演講只有3個重點,那是什麼?』

因此,演講結束前一定需要花一點時間進行收斂!重複說明這次演講的目的與重點是什麼,不要太多或許3點,最多5點!

 

7.使用輔助工具或軟體

如果你進行的是一場簡報演講,善用輔助工具如:投影筆,的確可以讓觀眾更聚焦,我喜歡用Logitech Spotlight 這支無線簡報遙控器,可以突顯與放大簡報所要表達的重點。

Logitech Spotlight

如果預算有限,也可以免費下載並安裝 ZoomIt (點我下載)

同樣可以達到把重點內容,讓觀眾更聚焦在你想要表達的數字或文字上。

 

8.別念稿,表現熱忱

千萬不要直接讀投影片中的文字,我們需要熱情甚至跟台下進行互動。

沒人喜歡枯燥而無趣的演講,請把演講當做一場秀,表現熱忱,台下才會深受感動!

試想當你去聽一場演唱會時,當台上熱血奔騰,台下是不是也跟著手舞足蹈,沒錯!好的演講就是要製造出這種感覺!

 

9.有效地使用聲音和手勢

美國心理學家艾伯特.梅拉比安曾提出「7%~38%~55%定律」

所謂的「7%~38%~55%定律」,指的是溝通三元素所占的比重,其中,言語7%,聲調38%,肢體語言55%。

非語言交流占溝通比重超過90%,因此,許多專業演講者或是政治家都會善用手勢與聲調來傳達訊息,進而提高溝通影響力。

下回在進行演講時,或許可以試著善用聲音與手勢來提昇演講的魅力。

 

10.別太在意失敗,聚焦在如何做更好

包含我,並不是每一次演講都很成功,因此,在每次結束後我會私下記錄還有哪些可以改善的空間,聚焦在於如何做更好,而不是為什麼失敗了!

唯有抱著這樣的想法才能讓自己的演講能力越來越精進!

 

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延伸課程:

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gibson001

作者:游振昌
 ●專案管理顧問有限公司 執行長
 ●中華國際專案經理人協會 理事長 
 ●Project Club 發起人暨資深顧問

 

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