一項專案裡可能囊括不同的專案目標。這些目標屬於階段性任務,也較容易量化驗收。相較於專案目的討論的是「為何要做?」專案目標給專案經理的任務則是「怎麼達成?」。
我們將專案目的想成是一個「最終須完成的任務」,而專案目標則是為了實現目的,所需「達成的眾多小目標」。
於是乎,專案經理要依照不同階段並視專案現況,為各組訂製專案目標,讓團隊成員能透過完成目標達成目的!
專案金三角
我們要知道牽動專案的運行與品質有三個元素:時間、成本及範疇。這三者都會互相影響。
以學校的建設工程為例,多蓋一棟教學大樓(範疇+),所需要的工程時間(時間+)與工程預算(成本+)就會跟著變多。
把場景轉換到日常生活中
假如今年回來吃年夜飯的家庭成員變少了(範疇−),想當然,煮年夜飯的時間(時間−)和買菜的錢(成本−)也會跟著變少。
這就是專案金三角互相牽動並影響的例子。接著我們來試著將腦中的想法組織成一個明確的「專案目標」。
SMART原則
我很常會看到這樣子的專案目標:「舉辦一場演唱會」、「增加訂單數」。
這種專案目標就算是專案管理初心者看了也會冒出許多問號吧?
這樣的目標缺少上述的專案金三角任何要素
我們不知道演唱會要辦在什麼時候(時間)?有多少預算(成本)?要辦的規模(範疇)有多大?
我們也不知道訂單數(範疇)要增加多少?需不需要投入額外人力(成本)?這項目標預計何時開始何時結束(時間)?
想要有效又明確的制定專案目標,我們可以依據管理學大師彼得·杜拉克提出的「SMART五大指標」。
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Specific具體的:
專案目標必須是具體且明確的,切忌籠統!目標越明確清晰,越有利後續規劃。
例如:不應該說「我想提升業績。」,而是該說「我想讓今年度的營業額成長500萬元!」 -
Measurable可量化的:
專案管理的尾聲必須驗收成效,因此我們所設定的目標須可量化呈現,或可測量的。
例如:預計今年的App下載次數達到1百萬次 -
Achievable可達成的:
專案目標在能力範圍內可達成的,而不是設立一個難如登天的目標。
例如,上個月個人業績爲120萬,這個月則改為1200萬。我想,就算是Top Sales也很難達到吧? -
Result-based結果導向:
每個專案目標都需要有一個「看得見」的成果,不一定是實體的,但要讓人察覺到有「做」出一個東西。
例如:設計出一套程式,或是蓋出一條捷運工作。 -
Time-based有期限的:
明確的時間區間(開始-結束)可以讓我們更方便後續的專案排程。
例如:Q3-Q4需要為部門招入3位新人才。
結論
專案目標就像是房子的鋼筋。具體明確的專案目標讓我們更清楚如何付諸行動,
可量化的專案目標也能讓後續驗收更加明確。快照著上面的方式訂出你的專案目標吧!
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作者:游振昌
●專案管理顧問有限公司 執行長
●中華國際專案經理人協會 理事長
●Project Club 發起人暨資深顧問
Project Club 責任編輯:錢炯翰