手法到底出了什麼問題?

如果你要從台北到高雄你會用什麼交通工具?

答案可能是:高鐵、火車、巴士、甚至自己開車…

不同的交通工具影響到目的地所需要的時間與成本…

同樣的,運作專案時,不同的手法也會影響完成專案所需要的時間與成本

有些專案當你用錯手法時,可能根本無法完成,就像我們要從台北到金門,選擇開車絕對無法達成,專案手法一樣也會影響是否可以成功結案!

所以,選對手法讓你上天堂;選錯手法…那就住套房吧!

在眾多專案手法中,最著名的便是「傳統專案管理手法」與「敏捷專案管理手法」,接著,我們來說說這兩種手法的差異性。

 

傳統與敏捷專案手法有什麼不同

傳統與敏捷專案手法最大的差別在於目標與運作方式。

TPM AGILE

傳統式專案管理手法

又稱為瀑布式專案管理手法,涉及的專案本質上是重複的,可能只是一個蓋一個大樓、生產某一個重複性產品的專案。該專案的複雜性低,其運作的方式不需要或必要的創新。專案的風險性相對較低,因為每一個操作流程可以發生的問題比較容易被辨識出來。

 

敏捷式專案管理手法

目標可能明確也可能不明確,但一定沒有一個清晰的解決方案,舉例而言:研發一套新產品,在目標上便可能存在不明確,因此,大多數存在於猜測和試驗的部份,不僅如此,開發過程中可能根據環境隨之改變。因此有人說:「計劃比不上變化,變化比不上一通電話」!

 

其實…核心目標都是一樣的!

其實如果我們深入的探討專案管理本質,就會發現其實這兩種手法的核心目標是一樣的,都是在管理專案中的範疇、時間、成本以及人力資源等等,只不過對於應對〝變更〞的態度有所不同。

傳統式專案管理手法,透過收集需求以確認專案範疇;相對的,敏捷專案管理手法則固定時間與成本限制專案範疇。這樣的好處用在固定頻率的交付時間,每次產出的的成果就比較好預估,同時還可因應市場變化立即進行修正。

因此,如果我們遇到的專案需要處理〝人〞的問題,也就是變更比較多,那麼,敏捷性專案管理手法的確比較適用。

 

 Triple Constrain

 

其實,未來需要是混合式管理手法

所以到底是傳統式手法比較好還是敏捷式手法比較好?
其實在職場工作中,我們不僅需具備專業能力,更關鍵的是跨領域整合的能力,每家公司的專案,都一定會遇到跨部門或公司相互交錯的狀況,因此,如何針對專案特性靈活搭配傳統和敏捷手法,考驗著專案經理對專案管理手法的理解程度,不同的特性,就必須用不同的管理模式來應對,畢竟專案經理的職責只有一個:將專案成功結案!擁有更多的彈性,才是未來競爭的關鍵。

 

專案報表的應用地圖

最後,我們分享專案經理對於專案報表的應用地圖,其中,當我們需要對上報告時,可以用「里程碑進度報告」或是「一頁紙專案報告」呈現給主管或是客戶。

面對專案進度需要掌控時,則可以使用「專案甘特圖」或是「工作燃燼圖」報告,而面對團隊成員需要進行對下管理時則可以使用「工作看板管理」的方式來運作。

 

project Template

 

 

 

 

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作者:游振昌
 ●專案管理顧問有限公司 執行長
 ●中華國際專案經理人協會 理事長 
 ●Project Club 發起人暨資深顧問

 

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