沒錯！我們需要一套專案管理軟體
這是許多企業會遇到的情景，在公司的一間會議室中，傳出吵雜的叫罵聲，總經理坐在會議室的中間，正苦惱著聽著各個部門的主管們的說詞…
原來這是一場專案檢討會議，各部門主管正火力全開的抱怨，專案之所以延誤，都是因為其他部門造成的…就在大家滔滔不絕的解釋問題的原因時，此時，突然有一位主管說：
『我們何不導入一套『專案管理資訊系統』，這麼一來，便可以清楚的釐清責任歸屬，主管彼此間也可以很容易的掌握專案狀況！』
最終，大家有了一個共識：『專案之所以做不好，其原因就在於沒有一套專業級專案管理軟體來監控，
所以，一旦有了之後，便可以掌握責任歸屬，這麼一來，便不會發生任務畫分不清，而相互踢皮球的問題了！』
沒錯！專業的公司，就要用專業級！
在大家的掌聲以及總經理的認同下，接下來，這項任務便交由資訊部門，等著被挨著踢的IT單位來負責…
對資訊部來說，軟體除了功能要強，更需要考量擴充性與安全性，因為這樣，IT主管認為：
最後，由於公司的專案都十分機密，因此，基於安全考量，也要做到僅供企業內部才能連結的私有雲，
這麼一來，有需要考慮架構一套專有的伺服器…
在IT主管縝密的考量下...
並聆聽各部門主管的意見後，最終，他們選擇了一套『高、大、上』的“專業級”專案管理軟體來做為公司專案管理資訊系統，當然，軟體價格也十分『高、大、上』，最終，在總經理的信心喊話，並告訴大家：「我們有絕對的決心要好好的導入專案管理」，同意了這次的專案管理軟體的採購案…
總算，IT單位完成了交辦的工作事項，接下來，工作便交由採購部門的主管來負責…
對採購部門來說，最大的目標便是：幫公司省下最多的成本，以最低的預算獲得最高的價值。
因此，找更多廠商來競標，並進行議價協商絕對是必要的。另外，如果可以做到『買菜送蔥，買軟體送課程』當然更好…
只是對供應商來說，賠錢的生意沒人做，因此，買菜送三星蔥，不可能！買軟體送顧問輔導？想太多…
底層心聲：為什麼都是我們來做？
折騰了一段時間，總算順利的購買並建置好專案管理系統，接下來，當然就交由各部門的使用單位了，
然而，才使用沒多久，大家卻開始抱怨：明明『科技始終來至於人性』，為什麼這套號稱“專業級”的專案管理軟體，
連畫一個簡單的甘特圖都比Excel 還難用…不僅如此，工作都已經做不完了，
導入專案管理系統之後，還要求填寫更多表單、做更多的事，大家都已經十分忙碌了，怎哪有更多的時間來處理這些…
低層的聲音的確也讓高階們注意到了，由於企業還是應該先以帶為公司利潤的工作為主，至於導入專案管理這件事…先擱著吧…
當默默不問時，專案就已經結案了！
企業導入專案管理這件事，到這裡，總算到一個尾聲，一段時間後，或許在下一個會議室中，又再上演一場互相踢皮球的劇情，參與演出者或許會有相同的人，或是更多新人加入，然後，能夠確認的是：由於不是花自己的錢，“消化預算”這個劇情，還是有可能再度上演…
為什麼老是消化預算?
我們來探討為什麼會發生這樣的狀況，讓我們分析每個人的需求：
總經理：『我要一套可以隨時掌握公司現況的專案管理系統』
專案跨部門主管：『其實許多專案問題，都是別部門的錯，我要一套可以清楚指出責任歸屬，並列出哪些是別部門應該處理的專案管理系統』
資訊部門：『我得買一套各部門主管都認同，我的選擇是正確的專案管理系統』
採購部門：『我得用最低的價值，購買到軟體，以便展現我們部門的績效』
使用單位：『有一套軟體，應該要能夠告訴主管們，我們工作量太重了，所以要加薪』
從以上人們的心聲中，不難發覺，從高層到底層，彼此間的需求似乎並不一致，有些甚至是對立，因為這樣，最終便有可能發生專案運作不斷飄移，甚至消化預算的問題了！
我告訴你願景，你告訴我，想怎麼做去達成
最後，我跟大家分享一套管理手法，也期待這個思維可以協助一些企業避免發生消化預算的問題，
這套專案管理手法稱之OKR(Objectives and Key Results)又稱目標與關鍵成果法。
1999年Intel 公司發明了這種方法，後來由Google投資人John Doerr 約翰·杜爾帶到Google公司。
由於OKR在Google 成功實施，OKR也被其它知名IT企業借鑒，包括Facebook、LinkedIn等。
這套手法簡單的說便是：『我告訴你願景，你告訴我，想怎麼做去達成！』
OKR 主要的目的是為了更有效率的完成目標，並依據專案進展來進行考核。
由於OKR 關注的是目標，因此，當我們關注“目標”時，越能協助我們聚焦『我要做的事情是什麼』。
實際上，如果每位企業員工清晰了解公司的發展目標，知道前進的方向在哪裡，並這個過程中明確自己的位置，
這麼一來，彼此間的目標也更加一致，期待這樣的思維對各位帶來幫助。
額外一提，文章的故事，純屬虛構，如有雷同純屬巧合哦！
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作者：游振昌
●專案管理顧問有限公司 執行長
●中華國際專案經理人協會 理事長
●Project Club 發起人暨資深顧問
