計劃是一個非常大的專案對嗎?答案是否定的,
專案實際上和計劃是截然不同的!
他們都很適合用於工作上也使用相似的技巧,
讓我們來看看他們之間的差異。
1. 結構
專案有很明確的界定,你清楚你在做甚麼,同時專案章程陳列所有範圍和目標。一個計畫往往會有很高的不確定性且團隊規模會比較大。
計劃小組負責管理和協調一些專案,所以核心團隊通常人數不多,這些團隊成員可能包括了專案經理和所有的專案成員。
2. 功能
專案是一個單一的目標,團隊的成員們會朝著團隊的共同目標努力 ;計劃則是專案的集合,將所有的專案聚集起來使整個工作更具凝聚力。
不同的專案會幫助計劃實現總體的目標,他們可能會重疊或是對專案具有依賴。計劃經理會評估這些並和專案經理一起確認有關連的專案,以便使得總體進展得更順利。
3. 時間
有些專案會花數年來完成,但大部分的專案完成時間都不會這麼長。
另一方面,計劃無疑的是會花上較長時間,他們提供更多的東西所以花的時間會更長,因此,計劃往往是分批或是分階段的,實際上,有些專案也是如此。
4. 效益
一個專案團隊的努力會達到一定的成果,在專案結束時便會呈現。例如,開發一套軟體或製作一張行銷光碟片,總而言之,交付的成果其效益往往是有形的。
計劃團隊致力於成果,而這個成果可能是有形的但也可能是無形的。計劃產生的效益和許多不同專案總合的效益是有差別的,這有可能會造成政策、文化或是組織的工作方式有所改變。
雖然專案和計劃會有些差異,但在某些特點上他們還是有相似之處。以下有四個特點是專案和計劃有共通的部份。
1. 暫時的
專案和計劃都不是長期的。他們存在至工作結束,而專案或計劃團隊便會進行解散。
2. 聚焦在商業利益上
對一個公司來說,沒理由浪費時間在做一些沒有商業利益的工作上。當有一個具備商業利益的案件產生時,專案和計劃便會啟動。
也就是說,身為專案或計劃經理,當他發現某些活動能夠增加工作上的價值時便應該去執行。
3. 一致的戰略目標
我們能從專案和計劃中清楚的看出公司的戰略目標。
你也可以詢問你的專案發起人或贊助商,他們應該清楚的知道團隊所作的專案或計劃是否有助於公司的目標。
4. 改變是不變的事實
專案和計劃都會改變。
你做專案或計劃,最終的結果有可能會不同的,畢竟這些結果有大有小。
以計劃來說,計劃通常有很大的目標以便改變現況或文化。
現在,你可以定義出專案和計劃這兩個的差異了嗎?
計劃的定義是:
創造一個臨時的組織去協調、指導與監督專案工作,以助於專案得到特定的結果。
專案的定義是:
一個臨時的機構,提供一個特定的輸出。
許多人認為專案經理的職業生涯會結束在專案管理中。
一開始可能是個團隊成員,接著成為專案協調者(Coordinator),最後終於變成專案經理(PM)。
實際上,在未來的生涯中,如果你想另闢蹊徑參與計劃方面的工作,
你在身為專案經理時所累積的工作技能將會對你有很大的幫助。
此外,如果你想要成為計劃經理
你需要具備大局觀和有多種技能的條件。
在計劃層面中,人們必須要能操作和概述專案中所發生的事情並幫助專案團隊完成工作。
無論你現在是在做專案管理的工作或是正要進入計劃管理中,
累績更多的經驗與管理技能,勢必都是你必經之路。
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