有學員傳訊息給我:「老師,我們公司宣布要從下季開始全面導入敏捷管理了!」

我回他:「你之前有來上過敏捷實作工作坊,這對你來說應該很OK吧!」

沒想到這位學員卻說:「沒有啦,聽到要改成敏捷後,我就提離職了……

我十分驚訝,再追問為何他要因此離職?

學員就支支吾吾、閃爍其詞,之後也都沒有下文了。

後來我自己想了想,這位學員想離開理由,應該跟敏捷管理的幾項特點大有關係!

 

靈活、快速的敏捷手法

在專案執行的過程中,往往會有許多從未想過、從未遇過的問題,即使再怎麼規劃萬全,仍有百密一疏的時候;並且專案的預算、時間、成本和人力等都可能產生變動,需要靈活應變、隨時調整。

因為變數實在太多,我們能確信的只有「越早把東西做出來越好」這一點。與其等開發完成之後才發現並不合客戶的意,不如先盡快把雛形做出來,再與客戶溝通討論,才能在不斷變動的同時兼顧效率與品質。

而敏捷式管理的優勢,正是在於其手法機敏靈巧,方便途中的修改與變更,做出最好成果。


每位成員的積極參與是重點

但敏捷管理手法優點固然多,但它非常需要專案成員與利害關係人的積極參與,不然亦會失去效用。

如敏捷手法之中,有一項簡單又有效的管理手法:

將整個專案切成幾大目標,在大目標下分出多個小目標

小目標分配到每個團隊成員身上,成員各自再把負責的任務以「天」為單位切分,每個人每天都有當天需完成的任務。

這是因為當把整件項目拆解,列出輕重緩急、先後順序,對事情的掌握度就會變得清晰,也因此有了明確的努力方向,工作起來自然事半功倍。

若沒有切成一個一個小部分,就會因不知道自己完成了多少、還差多少,最終導致漫無目的地瞎忙。

 

「站立會議」(Stand-up Meeting)

這個手法很需要團隊中所有人的溝通與配合,要讓大家每天彼此檢驗進度、知道其他人都在做些什麼、是否有如期完成,

或是在執行過程遇上什麼困難或改變,需要整個團隊一起調整。

 

這時「站立會議」(Stand-up Meeting)的存在就非常重要,因為當每個人都是站著的,

自然會想趕快得出結論、結束會議,無形之中就會比「坐著」更有效率

既然是要拚效率,那在會議上只需要討論3件事:

1. 我昨天完成了什麼?

2. 我今天要做些什麼?

3. 我是否有遇到困難?是什麼困難?

這樣一來,誰在偷懶、摸魚都能看的一清二楚,也能杜絕那種花一整天來『收發E-mail』的打混員工!

 

哪些狀況不適用敏捷管理手法?

但敏捷管理手法也不是萬靈丹,有幾種狀況就不適合採用。

1. 團隊中的「菜鳥」太多就不適用:

敏捷管理適合自律、自發氣氛良好的團隊,同時因以「天」為單位安排,每個人各自的任務節奏都十分緊湊,若團隊中需要他人教導才能工作的新手太多,將會拖累整個團隊。

 

2. 超過10人的團隊不適用:

因為團隊成員的多寡,與溝通成本的多寡成正比,溝通成本過高的話,就難以靈活應變了。另一個原因是……遇到豬隊友的機率可比遇上神隊友的機會大多了!

 

3. 穩重保守的組織文化不適用:

敏捷管理其實是整個組織的變革,有些組織的工作步調相對保守緩慢,難以靠成立幾個敏捷專案,就打破既有的階級架構,變得靈活、彈性。

畢竟,成立一個敏捷專案相對容易,但困難的地方在於讓一套全新、高速的工作方式,被組織中的每個人貫徹。

 

 

結論

公司導入敏捷手法,需要組織內的所有人變得高速運轉,同時也會把想在工作中偷閒的員工攤在陽光下,

而那些不願辛苦、不想離開「舒適圈」的員工,自然就想離開囉...

 

至於這位學員為什麼聽到敏捷就離職呢?我想答案已經不言而喻了!

 

 

延伸閱讀

● 緘默就是同意的陷阱!所以我們同意一起活受罪?

● 怎麼把人生經營成一場成功專案?

● 團隊意願不高,公司如何導入專案管理?

 

 

 

延伸課程

超Easy專案工作管理術

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敏捷團隊專案時做工作坊

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gibson001

作者:游振昌

●專案管理顧問有限公司 執行長
●中華國際專案經理人協會 理事長 
●Project Club 發起人暨資深顧問

 

Project Club 責任編輯:詹家瑄

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