把專案“戴上”時間表

假設你是美國航空航天局(NASA)太空船專案的一名科學家，你負責計劃太空船的下一次升空。NASA所有的資源和供應商都歸你管。每個人都完全服從你的指揮。在這個專案中你實際上不需要親自做什麽，除了一件事：為升空之前所有要完成的步驟做一個計劃，並且執行這個計劃。

聽上去不難，對嗎？你覺得自己必須要考慮多少因素呢？讓我們看看：天氣，在距離地球幾千英里的高空將要和太空船相連的衛星軌道，宇航員的挑選和培訓，飛行期間要進行的實驗，還有，降落的地點，現場的人和設備，把太空船推上太空的火箭。你還需要照顧現場的做報導的媒體工作人員，控制觀眾人群。怎麽樣，這些夠你忙的嗎？

整個專案所涉及的人與事可謂千頭萬緒，這些因素只是冰山一角。對於這樣的專案，甚至更小規模的專案，你需要的不光是最後期限，而是時間表。

時間表是專案完成所需步驟的一個基本的、動態的計劃表。時間表為行動提供動力，在進行過程中設定里程碑，使你可以將自己的進度和預先設定的完成時間相比較。簡而言之，專案成敗就取決於時間表。

要使一個時間表真正有用，它必須有明確的時間和日期。"建議"、"盡快"、"在您盡早方便的時候"、"當我能抽出時間的時候"這些話根本沒用，只不過為進度延後自動提供了借口：我不方便，我沒空。

一個時間表不應只是鞭策人們行動，更應該鼓勵人們行動。時間表不應該只是逼著你或者其他人去完成一個不可能實現的目標。有效的時間表要滿足三個標準：

一、時間安排合理。

有多少工作量？有多少時間？同時還需要處理什麽事情？這樣安排是否合理及現實？在你預計的時間上再加多25%-50%，可以讓時間表更現實。大多數人在大多數專案上都會低估所需時間。

二、工作任務公平。

你的時間進度安排公平嗎？你是不是為了生產力在"懲罰"別人？你手下的人有沒有被工作和苛刻的時間進度壓得喘不過氣來？通常，對於那些完成任務的人的"嘉獎"就是給他們更多的工作。

三、得到本人認可。

只有你自己承諾的時間表才會真正有用。當然，很多時候你設定自己的時間表，這個時間表一般是現實和公平的。

為了做到以上幾點，你要考慮幾個關鍵問題：

*在完成時間表的過程中有沒有障礙？

*過程中我們可以設定的合理的幾個階段性目標是什麽？

*如果你做這項工作，對於我而言是否公平？

*我是否能夠相信你能按時完成任務呢？

一個原則問題要切記：一個專案不是一下就過了6個月，時間是一天一天，一個星期一個星期溜走的。

用時間表拉回出軌專案

最現實、公平並且自我認可的時間表在專案進行中還是可能遇到麻煩。由於另一些事情的優先程度提高了，一個本來進行得很順利的專案現在卻可能被放到了不重要的位置，一個非常現實的時間表一下變成了一個讓人泄氣的巨大的麻煩。你覺得事情出軌了，你甚至不知道如何實現目標。你可以有幾個辦法讓出軌的專案再回到軌道上來，看看哪個辦法更適合你吧。