需求變更是一個無法回避的事實,它會導致專案延期、成本增加,質量不過關等風險,而且越往後的變更風險越大。因此,針對變更問題,在專案管理中需以控制風險為出發點,對於可能存在變更而造成越大風險的事情,就要越早進行干預、解決。需求變更的表現形式是千差萬別,但主要的有以下幾種:

 

一、專案範圍變更。

政治因素、法律因素和技術因素多種因素都會影響專案範圍,而且這種影響在一定條件下是無法抗拒的。

二、費用預算變更。

三、專案合約變更。

專案合約變更通常是指由於一定的法律事實而改變合約的內容和標的的法律行為在專案合約變更時,當事人必須協商一致,這將會使合約的內容和標的,亦即使專案發生變更。合約變更的法律後果將產生新的權利和義務關係。

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四、專案人力資源的變更。但究其根本不外乎以下幾種原因:

1.專案範圍沒有圈定就開始細化—專案合約草率,專案調研階段未深入了解專案真正需求。

2.沒有明確界定需求的基線—專案執行過程中,變更較為隨意,缺乏必要管控策略。

3.需求變更可能造成的專案風險不明—專案執行過程中,客戶方對於變更的責任(代價)不明確。

 

關於需求變更的控制策略,不僅在專案實施過程考慮的事情,而是要分布在整個專案生命周期的全過程。綜合變更控制主要內容有找出影響專案變更的因素、判斷專案變更範圍是否已經發生等。

1.專案啟動階段的變更預防

2.專案實施階段客觀面對需求變更專案經理圈子

3.專案實施階段的變更控制。

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專案變更管理的控制方法:

任何成功的專案變更管理都包括兩個文件:專案變更申請和專案影響說明。

一、專案變更申請

專案經理要重視專案的每項變更,客戶的每次變更申請都必須記錄存檔。專案團隊必須為客戶提供標準的變更申請表。只有當專案團隊清晰地理解了變更申請,專案團隊才能進一步評估變更的影響(在評估過程中專案團隊要考慮客戶的滿意程度),並最終決定是否接受變更申請。

二、專案影響說明

申請者負責選出最佳方案。專案影響說明文件描述專案經理提供的各種可行性方案以及每種方案的利弊,或許還包括最佳方案的推薦。回應變更申請的文件是專案影響說明,它是專案經理針對變更申請提供的糾正措施的備選方案。最後決策應該由申請者做出。

專案變更管理的目的是以一種對於專案影響最小的方式改變現狀。專案變更管理是指專案組織為適應專案運行過程中與專案相關的各種因素的變化,保證專案目標的實現而對專案計劃進行相應的部分變更或全部變更,並按變更後的要求組織專案實施的過程。

它包括以下主要內容:

(1)了解變化。在專案實施過程中,專案組織要經常關注與專案相關的主客觀因素,及時發現和把握變化,認真分析變化的性質,確定變化的影響,適時進行變化描述。

(2)進行變更處理。當變化了的各種因素影響到了專案的順利實施時,專案組織必須及時進行計劃變更,以確保專案目標的實現。專案計劃的變更應得到專案主體的同意,專案組織還應及時向其反饋變更及變更執行情況。

(3)監控變更合理性。變更處理總是根據專案實施的客觀需要進行的,但並不是每次變更都是合理的。

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專案經理應該樹立一個理念—“需求變更是必然的、可控的、有益的”。作為需求管理者,專案經理需要採用各種溝通技巧來使專案的各方各得其所。

 

文章節錄:中國項目管理者聯盟

圖片來源:1 2 3

 

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