我們公司是一家推動實務專案管理的顧問公司,同時也是Microsoft 的專案與產品組合管理的合作伙伴(Microsoft Project and Portfolio Silver Partner),顧問的工作多少都會有機會接觸到許多公司,接下來我想分享的小故事是一家想要導入專案管理的公司,我們與他們經過幾次的電話需求訪談後撰寫成一篇文章,希望可以藉此與更多人分享這個故事:
就像平常的日子一樣,專案經理Jie接到一通電話:

“你好,你們有提供Project 的服務嗎?”

Jie進一步的追問:

“您們口中的Project 指的是公司要導入專案管理?還是說要購買Microsoft Project軟體,還是…?”

這家公司接著回答:

其實我們公司已經購買了Microsoft Project,同時還花了大筆的金錢建置了Microsoft Project Server,我們現在最急的便是,老板要求我們大家在最短時間內,簡單的花費1-2天學習Microsoft Project電腦操作即可”

 

Jie很清楚的知道,有些公司的想法以為只要購買了專案工具軟體,公司便等於導入專案管理了,這樣的觀念其實是錯誤的。由於觀念的改變不可能在很短的時間內達成,我們留下這家公司的資料後,接著,我便告訴Jie 由我來接手處理這個項目。

 

經過幾次的溝通後,我收集了更多這家公司為何需要導入專案管理的動機,原來,與其說是該公司需要導入專案管理,更應該說他們需要有一套“雲端版的員工工作狀況監控系統”,透過這套監控系統,高階主管們可以透過瀏覽器或是手機、平板等等行動裝置由上而下的掌握每個專案的進度狀況。

 

不僅如此,當公司有許多專案需要同時進行時,高階主管們還希望可以藉由燈號的方式快速掌握專案的進度狀況與成本的花費情形,如果專案進度延後或是成本透支(其實這便是PMP學習到實獲值分析中的SPI、CPI),系統便會自動用各種不同的燈號來顯示,如果出現紅燈,高階主管則可以立即掌握出現問題的專案是由何人所負責的 ,此外,他們還需要可以很容易的藉由點擊該專案後,便可以進一步的展開專案的細部工作資訊,以便讓他們可以輕鬆掌握是哪一項任務的延誤造成整體專案出現問題。

除了專案的進度與成本需要可以隨時掌握外,高階主管們還需要可以輕易的掌握人力資源的用量狀況,他們希望同樣透過雲端的方式,藉由點選需要掌握的人力資源後,便可以輕易的了解該人力資源正在做哪些專案;目前手邊有哪些工作正在進行,工作的完成百分比是多少等等…。

 

該公司的需求是企業專案管理資訊系統PMIS最顯而易見的功能,可惜的是,企業如果沒有意會到專案管理是一個運籌帷幄的能力,無法搞定人,再怎麼好的專案工具都絕對無法成功的導入企業中的。

誠如我所收集的需求,該公司在導入專案管理的心態上主要出至於監控人的行為,由於電腦的環境已經準備好了(Project Server 已經安裝完成了!),對該公司來說,他們要的只是透過一個簡單的電腦培訓,告訴員工們如何在Microsoft Project這套專案工具中將每日的待辦工作清單紀錄在系統中,以便讓主管們可以在Project Server的網頁中看到進度狀況,可惜的是,雖然我們使用的是正確的專案工具軟體卻錯誤的用來只做為工作紀錄看板之用,Microsoft Project 充其量只是一套Excel 進階繪圖工具軟體,所繪製出來的甘特圖也只用於專案繪圖,想要分析真正的要徑、想要預測資源行事曆如何正確的影響專案時程這些都是做不到的。

我遇到許多朋友他們告訴我與其使用Microsoft Project 來管理專案,還不如用Excel 來管理專案更加方便,或許你可以做一個有趣的練習,2013年一共有多少個工作天呢?如果你用Microsoft Excel 來規劃由2013/12/31至2013/1/1 所以答案將會是364天,但當我們實際在運作專案時,星期假日以及節慶其實是不會工作的,因此,我想問的是有多少真正可以工作的天數呢別忘了你需要扣除假日哦…此時,如果我們要用Excel 來計算便顯得十分辛苦了!

相對的,如果我們使用Microsoft Project ,如果我們在一開始已經設定好專案的行事曆,系統便會自動扣除假日,並計算出真正的工作日為246天。

 

 

之前我曾經輔導過一家公司,他們在進行專案管理時習慣使用Excel 來估算時程,在一次偶然的機會中他們告訴我,他們曾有一個專案需要在9月底進行一場新產品的記者發表會,由於負責的專案經理習慣使用Excel來進行專案排程,有項很重要的工作經Excel 計算後認定還有30天可以進行,只是負責的專案經理忘了中秋節有連續的假期,加上由於工作間有相互的相依性,同時還有一項工作需要由特殊資源才能完成,更慘的是,該特殊資源結婚放假去了…經過他們重新估算後,最後才知道原以為還有30天可以進行這個專案,實際上只剩下3天可以進行…這是一場很重要的新產品上市發表會,最後的結果,大家可想而知會有多慘…

我從網路上找到一篇文章,文章的標題是:“Project Management Systems Don't Kill Project Knowledge, Bad Project Managers Kill Project Knowledge”而也曾如美國專案管理大師 路易斯博士所言專案管理不可能不用工具,工具就像是外科醫生的手術刀,沒有工具,我們很難有效的管理專案!然而您真的會用正確的工具來管理專案嗎?您又懂得用正確的專案管理精神來管理專案嗎?如果不會?您可能只是把錯誤的專案運作情形用工具正確的描述下來而已!

曾如我這篇文章的標題所言,專案管理資訊系統並沒有殺死專案管理,但,壞的專案經理卻把專案管理給殺死了

文章寫到最後,我想分享打電話過來的那家公司最後的處理狀況,實際上他們花費了上百萬在購買專案管理軟體上,接著,又花費了一筆錢在建置軟體的費用上,他們沒有太多的預算可以把錢花費在培訓上…

 

好的專案經理,在開始運作專案時就應該站在專案的生命週期來看需要做哪些事,接著把預算平均的分配的專案中,可惜的是,大部份的專案經理都聚焦在一開始的花費,等到預算不足了,才找人收尾(擦屁股),如果最後沒有收尾好,專案想要成功結案,相信一定十分艱難。

 

最後,如果您想要朝專案管理之路前進,如果您想要好好的學習專案經理應有的能力,建議您可以參加ProjectClub所提供的企業專案經理菁英班,強化專案經理應具備的軟技巧與硬實力。

 

 

gibson001

作者:游振昌
 ●專案管理顧問有限公司 執行長
 ●中華國際專案經理人協會 理事長 
 ●Project Club 發起人暨資深顧問

 

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